Chegar no trabalho e dar de cara com uma pilha de afazeres pode ser estressante, ainda mais se você for o responsável pela tomada de decisões do seu setor. Por onde começar, qual tarefa tem mais prioridade, quem está envolvido, qual é o prazo, tudo isso pode ser desafiador se você não estiver preparado.
Para te ajudar a ser um organizador de tarefas com excelência e otimizar a produtividade da sua rotina de trabalho, separamos as seguintes dicas:
- planejar o dia antecipadamente;
- trabalhar com expectativas reais;
- executar uma tarefa de cada vez;
- agrupar assuntos relacionados;
- evitar a procrastinação;
- separar tempo para os e-mails.
Estar atualizado sobre as novidades do seu setor também é um fator importante, já que a sua autoridade é reforçada. Uma dica bônus é estudar sobre assuntos que tragam benefícios a sua equipe e a empresa, tal como o salário sob demanda, uma questão que também pode otimizar o rendimento do seu setor pela motivação individual.
Organização e informação podem transformar qualquer empresa. Acompanhe este post e confira, detalhadamente, como essas 10 dicas podem favorecer a rotina da sua equipe.
10 dicas para ser um organizador de tarefas
Acompanhe a explicação a seguir e dê fim a sensação de falta de tempo e pressão. Confira!
1) Planejar o dia antecipadamente
Antes de mais nada é preciso definir os afazeres do dia com antecedência. Tenha tudo anotado em uma lista, definindo a ordem em que as atividades serão executadas, quem será o responsável por cada tarefa, os horários de começo e fim de cada trabalho, dentre outros.
Comunique claramente a demanda definida a toda sua equipe, esclareça dúvidas e mantenha o controle do fluxo de trabalho. Um organizador de tarefas oferece um norte, permitindo que os processos caminhem, evitando atrasos e reclamações.
2) Trabalhar com expectativas reais
É importante também criar um planejamento com expectativas reais. Ao listar todas as atividades previstas para o dia, para a semana, para o mês, o organizador de tarefas deve considerar a sua velocidade de execução, priorizando a qualidade dessas tarefas.
Estabeleça limites mais concretos ao uso do tempo, você vai se surpreender com o quanto isso pode ser proveitoso na gestão de seu trabalho. A curto e médio prazo, os processos ganharão velocidade automaticamente, potencializando a produtividade de todo setor.
3) Executar uma tarefa de cada vez
Na afobação da rotina, é comum que as pessoas executem muitas tarefas ao mesmo tempo. Contudo, uma dica para zelar a qualidade é realizá-las uma de cada vez.
Sem organização, fazer muitas atividades ao mesmo pode ser sinônimo de confusão, atrasos, pouca qualidade e estresse. Por isso, procure priorizar a qualidade, faça uma tarefa de cada vez com atenção e responsabilidade. A finalização de cada uma delas gera satisfação e noção da seu rendimento.
4) Agrupar assuntos relacionados
Outra dica para ser um bom organizador de tarefas é agrupar assuntos relacionados para serem abordados em um mesmo dia. Assim, a sua equipe se mantém ativa para solucionar diversas questões relacionadas, otimizando o tempo com a concentração e o foco.
Além disso, o agrupamento também pode ser aplicado nos afazeres, tais como fazer ligações, realizar pesquisas, geração de relatórios, dentre outros. Se atividades da mesma natureza foram organizadas para serem feitas em um mesmo período, o seu tempo é poupado.
5) Empregar a tecnologia
Para ser um organizador de tarefas eficiente é indispensável empregar recursos tecnológicos. Existem diversas ferramentas digitais criadas para facilitar e fortalecer o trabalho de administração, e praticamente todos ajudam a organizar processos.
A tecnologia traz de aplicativos (app) a softwares de gestão inteligentes para melhorar o rendimento, motivar o propósito individual, fortalecer a cultura organizacional, automatizar o operacional e otimizar os resultados da empresa. Por isso, é preciso buscar um recurso que sane as necessidades da sua equipe.
6) Pautar reuniões
Como o objetivo das reuniões é discutir assuntos, é muito comum que sejam feitas diversas arguições e nada seja resolvido ou que a temática central fuja de controle. Por isso, um dica importante é pautar os assuntos que serão abordados e o tempo disponível.
Com esse planejamento, as reuniões ganharão fluidez e as principais questões serão debatidas. Lembre-se de enviar essa pauta antecipadamente a todos os envolvidos, assim eles terão tempo para se preparar.
7) Delegar tarefas
Delegar tarefas é uma ótima prática para qualquer organizador de tarefas, porque valida a importância do seu colaborador e reforça a sua confiança no trabalho dele.
Além de suavizar a sua demanda de trabalho, a distribuição de tarefas ainda motiva a sua equipe pelo reconhecimento e pela oportunidade de capacitação.
8) Evitar distrações
Seja para conferir uma mensagem de alguém importante, responder um cliente ou dar uma relaxada, é bastante provável que você esteja perdendo muito tempo no celular. As redes sociais são excelentes formas de distração, que engolem o seu tempo. Por isso é importante limitar o seu uso durante o trabalho.
Fazer pausas é indispensável para estimular o seu rendimento, mas procure optar por atividades que o façam relaxar, desligar da correria e do senso de urgência.
9) Evitar a procrastinação
Um mau hábito comum é a procrastinação, não é mesmo? Um organizador de tarefas deve procurar evitá-lo ao máximo, porque deixar as coisas para a última hora só as tornam mais demoradas, estimulam a ansiedade e podem comprometer a sua qualidade de execução.
Além disso, quando os trabalhos são realizados com antecedência, a equipe fica imune a imprevistos tendo tempo hábil para realizar correções ou reestrutura todo projeto.
10) Separar tempo para os e-mails
A última dica para te ajudar a ser um bom organizador de tarefas é o controle sobre os e-mails. Conferir a caixa de entrada para responder e-mails pode tomar muito do seu tempo, por isso procure separar um período do seu dia pra isso e não o exceda. Dê uma avaliada inicial e siga a ordem de urgência.
Lembre-se de não abrir e-mails durante a realização de alguma atividade, porque isso pode comprometer a sua concentração e bagunçar todo seu cronograma, gerando desconforto, estresse e frustração.
Viu, só? Ser um organizador de tarefas é muito mais simples do que parece! Estude a demanda do seu setor, conheça a sua força de trabalho e comece a organizar a casa. Com o estímulo certo, a produtividade da sua equipe só tende a melhorar e a sua reputação como líder se fortalecer!.
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