Manter os processos financeiros em ordem é imprescindível para o desenvolvimento saudável de qualquer negócio. Embora esse princípio pareça ser óbvio e praticado de forma corriqueira, muitos gestores acabam se perdendo na hora de adotar ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro.
Afinal de contas, o volume expressivo e a importância fundamental dessas atividades exigem tempo e conhecimento técnico para assegurar uma gestão eficiente na organização das finanças.
Existem recursos digitais inteligentes que atendem diversas necessidades do setor no mercado. Com elas, os gestores financeiros podem otimizar todo fluxo operacional e dar vantagem competitiva ao negócio. As 15 principais ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro usadas no mercado são:
- ERP;
- planilhas de Excel;
- Google Analytics,
- BPO de folha de pagamento;
- balanço patrimonial;
- controle de custos;
- DRE;
- fluxo de caixa;
- auditoria interna;
- conciliação bancária;
- sistema de cobrança;
- programa financeiro na nuvem;
- software de contabilidade;
- gerenciamento de estoque;
- rastreamento de despesas.
Se você quiser saber quais são os principais processos financeiros de um empreendimento e como eles funcionam, recomendamos a leitura deste artigo aqui.
Agora, para saber como a adoção dessas ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro pode ser transformadora para a empresa, continue acompanhando este post. De softwares de gerenciamento de despesas ao controle total do estoque, a tecnologia tem a solução que o seu negócio precisa. Boa leitura!
Qual é a importância da automação para o departamento de finanças?
A automação de processos é uma medida essencial que todo gestor deve considerar para dar mais eficiência e velocidade às atividades e procedimentos operacionais e analíticos do seu setor, e não é diferente no financeiro.
Já existem diversas tecnologias no mercado que automatizam operações pecuniárias empresariais como a gestão de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, orçamento, faturamento, estoque, crédito e cobrança, demonstração de resultados, controle patrimonial, integração contábil, e assim por diante.
Diante disso, cabe ao gestor financeiro avaliar quais são as reais necessidades e demandas do seu departamento, para garantir o emprego das ferramentas mais apropriadas. Mais adiante vamos explorar 15 ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro.
Seja para atender a uma carência específica do setor ou a um serviço terceirizado, a adoção desses recursos pode ser um diferencial significativo. Afinal, além de dar velocidade, a automatização permite que os dados sejam organizados e computados com mais facilidade e as análises sejam apuradas com mais precisão.
Além disso, os colaboradores podem abandonar atividades manuais repetitivas, cansativas e demoradas para focar o seu tempo e competências em operações estratégicas de maior valor para o negócio.
Portanto, a automatização no Departamento Financeiro é importante porque agrega vantagens expressivas como:
- agilidade operacional;
- precisão a gestão de dados;
- qualidade analítica;
- praticidade para a busca de dados;
- facilidade para gerir o fluxo informacional;
- otimização ao controle de recursos;
- assertividade a tomada de decisões;
- segurança aos dados;
- melhora no uso da mão de obra.
Quais os benefícios da automatização do Departamento Financeiro?
Veja agora as principais vantagens de empregar ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro por segmento.
Na tesouraria
Quanto maior for a capacidade da equipe em analisar e controlar as rotinas do capital em caixa, mais precisos serão os dados e mais fáceis serão as tomadas de decisões. E consequentemente, melhor será a qualidade da gestão financeira.
Desse modo, adotar as ferramentas certas, que atendam aos requisitos e carências da Tesouraria, pode fazer toda diferença.
No controle das contas da empresa
Ter recursos inteligentes que controlam os vencimentos dos compromissos da empresas, tais como contas, dívidas, multas, atrasos, pagamentos, dentre outros, pode ser um grande facilitador.
Além de assegurar o cumprimento de tais responsabilidades e manter a credibilidade da empresa, elas ainda permitem que os gestores tenham uma visão clara da real situação no negócio e possam agir estrategicamente conforme a necessidade.
Na contabilidade
Outro benefício de adotar ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro é que muitas delas oferecem integração com setor auxiliares, como o de contabilidade.
Assim, seja para operação patrimonial, de registro, contratual ou outros, os departamentos podem trabalhar sobre a mesma base de dados e otimizar a sua comunicação. As ferramentas automatizadas dão à gestão condições de tomar decisões com eficiência e precisão, preservando a segurança da empresa.
No planejamento financeiro
O uso de ferramentas financeiras inteligentes também facilitam a criação do planejamento financeiro. Isso porque os dados podem ser computados com mais praticidade e velocidade e a sua análise é feita com mais precisão, permitindo que os planos de ação, metas, projeções e investimentos sejam estruturados com mais segurança.
Além de garantir que o planejamento estejam em conformidade com os requisitos legais, elas ainda facilitam a gestão orçamentária identificando o momentos mais adequados para investir ou cortar recursos. E assim, preservar a saúde financeira da empresa.
Na questão tributária
Outro benefício do uso das ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro é a questão tributária. Como dissemos, muitas delas estruturam as operações garantindo conformidade com as exigências legais, facilitando a gestão das rotinas fiscais e melhorando o planejamento tributário.
Desta forma, lidar com encargos, tributos, impostos, apuração fiscal, importações de arquivos XML (eXtensible Markup Language), integração contábil e o envio de obrigações, além de ter o devido entendimento da legislação que os cerca, é feito com mais segurança.
Na adequação às exigências legais
Por fim, o último benefício que vamos explorar neste post é a adequação às exigências legais. Algumas ferramentas financeiras permitem que os sistemas da empresa sejam adequados ao eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).
Ou seja, seus recursos de automação obedecem às determinações de órgãos como a Receita Federal e a Legislação Brasileira.
15 ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro
Agora que você já entendeu a importância de automatizar atividades e procedimentos, veja a seguir 15 ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro.
1. Sistema ERP
A primeira das 15 ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro que vamos abordar neste post é o sistema ERP.
Esse sistema ajuda a gerir as finanças empresariais de uma maneira simples e prática. Isso porque controla diariamente todas as entradas e saídas do negócio, todos os ganhos e gastos, ampliando o acompanhamento dos resultados do fluxo de caixa, da gestão de estoque e ativos.
Vale pontuar que qualquer distorção na contabilização das entradas e saídas da empresa coloca em risco a sua saúde financeira. Por isso, ter o suporte de tecnologia como essa são ainda mais importantes para evitar esse risco.
2. Planilhas do Excel
Evidentemente o Excel não ficaria de fora da lista das principais ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro. Pioneira na automação da gestão administrativa, as planilhas de Excel continuam sendo excelentes instrumentos de controle de processos financeiros.
Incluso no pacote da Microsoft, o programa independe do acesso à internet, mas oferece versões on-line para atender as necessidades e perfis de organizações diversas.
3. Google Analytics
O Google Analytics é outra ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro que merece a atenção dos gestores. Ele é usado para monitorar o tráfego de sites empresariais, mas também funciona como um excelente mecanismo de controle financeiro. Isso porque dispõe de dados diretamente ligados às vendas da empresa.
Com ele, todas as organizações que contam com varejo digital podem evidenciar seus fluxos comerciais, índices estatísticos diversificados e volumes de vendas finalizadas com praticidade e de forma imediata.
Outro ponto interessante é a capacidade de integrar programas-satélites (add-on), melhorando recursos da ferramenta e otimizando a análise de seus dados.
4. BPO de Folha de Pagamento
BPO (Business Process Outsourcing) é a terceirização de processos específicos, no caso, da Folha de Pagamento. Existem diversos softwares onlines de gestão em Recursos Humanos (RH) que oferecem esse serviço.
Ao lado dos gerentes de RH, os gestores financeiros devem avaliar criteriosamente as ofertas do mercado e buscar a opção que empreguem soluções compatíveis às necessidades da empresa.
Um software BPO de Folha de Pagamento permite realizar cálculos automáticos de Sefip (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) e Dirf (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte) e controlar as obrigações fiscais.
5. Balanço Patrimonial
Outra das 15 ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro é o Balanço Patrimonial. Essa ferramenta é basicamente um estudo que revela a real situação dos lucros, dividendos e patrimônios do negócio.
Com ele, os gestores financeiros podem avaliar com mais precisão e segurança os dados que estão diretamente ligados a adoção de estratégias, seja de prevenção, correção ou otimização dos investimentos financeiros.
A frequência em que o Balanço Patrimonial será realizado depende da necessidade do negócio, podendo ser trimestrais, semestrais ou anuais.
6. Controle de custos
O controle de custos é uma ferramenta usada para avaliar os gastos e os resultados diretos dessas aplicações. Com ele, os gestores podem avaliar o orçamento do negócio e analisar se os valores praticados atualmente pela empresa são compatíveis com as suas metas financeiras.
Ou seja, se o preço final de venda do produto é adequado para atingir objetivos específicos, dentro de um prazo pré-estabelecido no planejamento financeiro. Assim, ajustes podem ser realizados para otimizar o alcance do lucro projetado.
Das ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro que vamos abordar aqui, essa, certamente, é essencial para assegurar um crescimento eficiente.
7. Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), grosso modo, é um relatório contábil estruturado em conjunto com o balanço patrimonial, que descreve todas as operações financeiras realizadas pela empresa em um determinado período.
De forma prática e simplificada, o DRE analisa despesas, custos, receitas, lucro líquido, dentre outros, apresentando uma visão geral do desempenho da organização.
Usado de maneira estratégica, os gestores podem identificar informações importantes para adotar alternativas de investimento ou corte de custos.
8. Fluxo de Caixa
Outra das ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro que o gestor deve ficar atento é o fluxo de caixa. Embora menos utilizado, essa ferramenta também é fundamental para assegurar a saúde financeira da empresa.
O fluxo de caixa acompanha todas as entradas e saídas de capital do negócio, permitindo que projeções sejam elaboradas, a capacidade da empresa em cumprir com compromissos seja avaliada, medidas emergenciais sejam adotadas para evitar cenário prejudiciais, recursos sejam aproveitados de maneira inteligente, e assim por diante.
9. Auditoria Interna
A auditoria interna é uma ferramenta de natureza contábil que avalia as práticas realizadas no âmbito interno na empresa. Todas as práticas contábeis, financeiras e as próprias políticas de gestão são consideradas.
O seu objetivo é avaliar se o desempenho da empresa está de acordo com as melhores práticas do mercado. Ou seja, analisa sua competitividade.
Além disso, identifica ainda possíveis erros ou fraudes, por meio da análise de documentos, registros contábeis, livros-caixa e demais informações.
10. Conciliação bancária
A conciliação bancária é uma ferramenta utilizada para comparar os dados sobre a entrada, saída e saldos do negócio com as informações sobre a sua movimentação bancária.
Em outras palavras, ela verifica se a contabilidade coincide com os registros bancário e assim, analisa a saúde financeira da empresa.
Das ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro que exploramos neste post, essa é uma das que exige mais atenção e rigor dos gestores.
11. Sistema de cobrança
Outra ferramenta financeira importante é o sistema de cobrança. Essa ferramenta permite automatizar as atividades de cobrança, tornando o aproveitamento das capacidade e habilidades dos colaboradores mais estratégica.
Com ela, os gestores podem melhorar não só o controle da ocorrência de inadimplências, como também toda gestão financeira.
12. Programa financeiro na nuvem
De todas as ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro que estamos explorando, o programa financeiro na nuvem é o mais moderno e inovador.
Hoje, a tecnologia já tem papel fundamental nas rotinas empresariais, por isso adotar ferramentas na nuvem para armazenar e orquestrar o controle de dados é essencial.
Afinal, esse recurso garante a segurança das informações, possibilidade de acesso rápido, capacidade de armazenamento expressivo, dentre outros.
13. Software de contabilidade
Um tipo de ferramenta financeira bastante inteligente é o software de contabilidade. Ao integrar o mesmo banco de dados, centralizando informações, todas as atividades que unem o departamento financeiro e o contábil ganham segurança, precisão, velocidade e qualidade.
Os gestores de ambos departamentos devem buscar juntos alternativas que atendam as necessidades do negócio e ofereçam soluções compatíveis com as realidades de cada setor.
14. Gerenciamento de estoque
Outra das 15 ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro que vamos explorar aqui é o gerenciamento de estoque. Da compra de itens até o atendimento ao cliente, todo rastreamento pode ser feito de maneira rápida, prática e segura.
Com essa ferramenta, os gestores podem analisar relatórios de vendas, receber alertas automáticas de estoque baixo, gerenciar embalagem e remessa de pedidos, organizar o cronograma de reposição, identificar fornecedores, e assim por diante.
15. Rastreamento de despesas
Por fim, a última ferramenta que vamos abordar é o rastreamento de despesas. Essa ferramenta oferece o relatório completo das despesas da empresa, considerando aprovação, faturamento, contabilidade de despesas, reembolso, e assim por diante.
Até mesmo as despesas mais supérfluas podem ser contabilizadas. Algumas opções no mercado permitem que os colaboradores anexem recibos, comprovantes, notas fiscais, validando a necessidade de reembolso ou pagamento.
Assim, os gestores são capazes de atender a movimento de gastos e despesas com mais tranquilidade, praticidade e confiança.
Portanto, adotando ferramentas para agilizar o trabalho do Departamento Financeiro, toda as operações de controle, análise, fluxo operacional, monitoramento e fiscalização ganham agilidade e precisão. A automatização otimiza as atividades do departamento, permitindo que toda gestão ganhe eficiência e a saúde financeira da empresa seja preservada.
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