Tem um monte de conteúdo disponível por aí sobre produtividade.
Você pode encontrar por tudo quanto é lugar dicas sobre como desativar notificações, realizar tarefas em lotes e fazer uma lista de to-do. A grande maioria desses conselhos levam em conta o expediente tradicional — são projetados para trabalhadores do conhecimento que entram às 8h e saem 18h, de segunda a sexta.
Mas, a questão é: em geral, boa parte da força de trabalho não funciona dentro dos limites desse cronograma estruturado, isto é, muita gente tem um trabalho sem rotina. Por exemplo:
- Nós que temos “empregos comuns” não fazemos o mesmo trabalho na mesma hora toda semana.
- Nosso “trabalho” nem sempre é o trabalho pago, que fazemos sentados à mesa do escritório. De acordo com o departamento de estatísticas trabalhistas nos Estados Unidos, 84% das mulheres e 68% dos homens passam tempo fazendo atividades domésticas (como trabalho doméstico, culinária ou gestão das finanças e de outras responsabilidades domésticas) em um dia comum.
- Seja em turnos ou bicos, as estimativas colocam o número de trabalhadores nos EUA com horários de trabalho sem rotina ou irregulares em 10 a 20%.
As melhores práticas de produtividade que funcionam para trabalhos de escritório muitas vezes não são suficientes para manter a produtividade fluindo quando o trabalho acontece fora desse expediente das 8h às 17h.
Vamos descobrir por que isso acontece, explorar por que nosso cérebro funciona melhor dentro da rotina e detalhar 3 táticas baseados em dados para ter mais produtividade quando sua agenda é imprevisível por conta do trabalho sem rotina.
Por que nosso cérebro funciona melhor com uma rotina?
Sabemos que muitas das grandes mentes da história seguiram as mesmas rotinas e rituais todos os dias. Conforme o autor Mason Currey escreveu em seu livro Daily Rituals: How Artists Work diários: como os artistas trabalham, “uma rotina consolida o hábito e ajuda a afastar a tirania dos humores.
“Nas mãos certas”, ele escreve, “[a rotina] pode ser um mecanismo altamente calibrado para tirar proveito de uma gama de recursos limitados: o tempo (o recurso mais limitado de todos), bem como a força de vontade, autodisciplina, otimismo.”
Ou seja: saber como montar uma rotina de trabalho pode ajudar você a se transformar em sua versão mais produtiva e de mais alta qualidade.
Antes de falarmos sobre o gerenciamento da produtividade quando você tem um trabalho sem rotina, uma agenda irregular, vamos falar sobre por que a falta de rotina atrapalha sua habilidade de trabalhar de modo produtivo.
A rotina é maior que a força de vontade
Muitas pessoas acreditam que a produtividade é função da força de vontade. Basta se sentar e fazer o trabalho — só isso. A força de vontade com certeza pode ajudar você a trabalhar com mais produtividade, mas é um recurso finito. Nós só temos uma quantia limitada de força de vontade para usar (e você tem menos ainda se você já se forçou a ir na academia hoje).
Rotinas dizem ao seu cérebro o que é esperado dele
Quando você segue a mesma rotina todos os dias, ela envia uma mensagem para o seu cérebro sobre o que é esperado e o que vem a seguir. Isso tem 2 efeitos:
- Reduz a fadiga da decisão e o estresse de luta ou fuga que podem atrapalhar quando você precisa determinar como tomar a melhor decisão e agir.
- Ajuda você a cultivar o estado de “flow” (ou ”fluxo”) que conduz à produtividade radical.
Quando sua mente não precisa pensar sobre como fazer escolhas certas ou tomar decisões sobre o que vem em seguida, ela libera mais energia mental para ser usada em suas tarefas. Ou seja, o trabalho sem rotina acaba gastando mais energia mental.
Além do mais, pesquisas de economia comportamental mostram que simplesmente pensar sobre o momento e o lugar em que você vai trabalhar em algo aumenta a probabilidade de que você vai realmente terminar essa tarefa. Se você tem um trabalho sem rotina, vamos explicar o básico primeiro: a rotina muitas vezes envolve uma lista de tarefas diárias que você deve fazer em algum momento e determina horários e locais específicos para elas. Ela transforma sua lista de tarefas em uma agenda, facilitando a realização desse trabalho.
3 táticas para o gerenciamento de rotina do trabalho de forma produtiva
É óbvio que seguir uma rotina regular tem grandes benefícios para a produtividade, criatividade e várias outras coisas. Mas saber como montar uma rotina de trabalho e encontrar uma maneira de cultivá-la quando sua agenda é irregular são duas coisas diferentes.
Estas 3 táticas comprovadas ajudam a acrescentar mais rotina (e energia produtiva) a uma agenda desorganizada.
1. Elabore uma rotina envolvendo as partes não relacionadas ao trabalho no seu dia
O trabalho não é a única parte da sua vida que pode e deve seguir uma rotina regular — você pode usar tudo, desde treinos até refeições para criar uma rotina diária consistente. No mínimo, faça um esforço para estabelecer rotinas de manhã e à noite que iniciem e terminem seus dias com o pé direito — colocando em prática como como ter foco e determinação no seu dia a dia.
Observação: quando falamos sobre rotinas de “manhã” e “à noite”, na verdade estamos falando sobre quando você acorda e quando você começa a se arrumar para dormir — o horário não importa.
Janessa Lantz da HubSpot usa essa estratégia para estabelecer uma rotina trabalhando de casa (se for o seu caso, você vai adorar saber como organizar um home office dos bons!)
Se você trabalha de casa com uma frequência regular, é bom ter o hábito de tomar banho e se vestir. Mesmo sem ninguém mais à sua volta… isso estabelece alguns parâmetros que dizem que seu dia de trabalho começou! (Essa é apenas uma de muito mais dicas para trabalhar em casa, vem dar uma olhada.)
Quando você tem uma rotina pré-estabelecida, é mais fácil encaixar o trabalho nela. É por isso que a autora Barbara Boyd segue a mesma rotina básica, não importa qual seja sua carga de trabalho atual. Veja só como ela monta uma rotina de trabalho:
“Tento manter certas rotinas, quer eu tenha muito ou pouco trabalho. Isso significa manter os rituais matinais e as caminhadas diárias e usar o tempo que poderia ser usado para o trabalho com outra atividade criativa ou doméstica. Então o tempo está reservado para ‘trabalho’, mas alguns dias é trabalho pago, e outros dias, é pintar a cozinha”.
2. Crie uma estrutura em torno do trabalho sem rotina
Independentemente do que “trabalho” significa para você, é importante construir alguma estrutura em torno desse horário e dessas tarefas específicas. Desenvolva um conjunto de pistas que dizem ao seu cérebro que é hora de trabalhar — e implemente uma estrutura que você possa usar sempre que precisar mergulhar nas tarefas do trabalho.
Isso pode significar:
- Trabalhar no mesmo lugar (e não fazer nada além de trabalho lá)
- Sempre ouvir o mesmo tipo de música ou ruído de fundo enquanto você trabalha
- Instituir um horário de término do expediente todos os dias, sem exceções
Como escritor freelancer, meu fluxo de trabalho varia bastante, mas tenho uma sugestão importante e confiável que funciona quando preciso colocar o meu cérebro em modo ”escritor”: fones de ouvido. Não consigo fazer nada sem meus fones de ouvido — mesmo que eu não esteja ouvindo nada — e eu raramente os utilizo quando não estou trabalhando. Então, toda vez que eu coloco os fones de ouvido, meu cérebro sabe que é hora de escrever.
3. Lembre-se de que sua rotina é sua
Você enxerga os maiores resultados de uma rotina diária quando é uma agenda que se adapta a seus próprios ritmos e tendências. É por isso que há um valor tão limitado em ler sobre a rotina exata de Steve Jobs ou Albert Einstein — o que funcionou para eles provavelmente não será a chave para a sua produtividade.
Quando a escritora freelancer Kaleigh Moore escreveu para a Big Cartel sobre montar sua própria agenda, ela mencionou alguns aspectos importantes para trabalhadores independentes que têm um trabalho sem rotina:
“Você pode sentir a pressão de seguir as normas e ficar na sua mesa ou no seu escritório das 9h às 17h todos os dias porque, bem, é simplesmente isso que se faz. Isso é ‘trabalhar’. Eu caí nessa armadilha quando comecei a trabalhar sozinha”, ela disse. ”Mesmo que eu estivesse trabalhando com eficiência, terminando as coisas em menos tempo, eu ficava sentada à mesa, procurando tarefas desnecessárias para preencher o tempo.”
Muitos estudos apontam que acompanhar o ritmo natural do seu corpo e cérebro é uma receita muito melhor para a produtividade do que se forçar a seguir uma rotina que não se encaixa no seu dia.
A bióloga da Universidade de Oxford e especialista em cronobiologia e sono Katharina Wulff diz: ”Se permitimos que as pessoas sigam o horário que elas preferem naturalmente, elas se sentem muito melhores. Elas dizem ser muito mais produtivas. Sua capacidade mental é muito mais ampla”.
É por isso que não faz sentido quem é noturno se forçar a sair da cama às 5h em ponto. Se um funcionário aplica variações adaptadas de dicas de produtividade e entende como ser organizado no trabalho por meio de uma rotina que se encaixa no seu gosto natural, ele tende a ter sucesso.
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Quando e onde você tiver essa liberdade, programe sua rotina em torno do fluxo natural do seu corpo. Experimente algumas opções até encontrar seus horários mais produtivos — depois agende todo o resto, que era considerado seu trabalho sem rotina, em torno desses horários.
Aumente sua produtividade quando o trabalho é feito
Quer você tenha um trabalho independente com projetos que vêm e vão ou seja um pai ou mãe com projetos que vêm e continuam vindo, às vezes todos nós temos trabalhos sem rotina que resultam em uma agenda irregular. Tudo — desde o trabalho de conhecimento pago a projetos de paixão a trabalhos domésticos e manuais não remunerados — dá um jeitinho de fazer parte dos nossos dias, bagunçando nossas agendas regulares e produtivas. Como lidar com imprevistos assim?
Ao aplicar as dicas de como montar uma rotina de trabalho e estabelecer uma estrutura em torno disso, respeitando o ritmo natural do seu corpo, você pode dar um gás na sua produtividade, não importa quão imprevisíveis sejam sua agenda e sua lista de tarefas.
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