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Muitas empresas subestimam o poder e o impacto financeiro que o mau uso da tecnologia pode causar em seu cotidiano. Fatores importantes não são levados em consideração quando o tema é discutido, como eficiência e risco, por exemplo, por serem muito difíceis de calcular, em virtude de sua intangibilidade.
O risco gerado por falta de processos e metodologias pode aumentar a tendência de erros humanos, atrasando pagamentos, provocando perda de receitas e causando impactos negativos à imagem da empresa.
A automatização de processos com o uso de ferramentas inteligentes, controle adequado da infraestrutura e ação antecipada para resolver os problemas de TI tem potencial de melhorar em até 40% a eficiência operacional de uma empresa.
Veja abaixo alguns dos erros mais comuns cometidos pelas empresas, e como podemos resolver essas situações em prol da produtividade das companhias:
Erro 1: Não manter um ciclo de troca de computadores saudável
Muitas vezes, os colaboradores de uma empresa perdem muito tempo útil lidando com planilhas que não carregam, páginas que não abrem, sistemas que não funcionam e computadores com problemas recorrentes. Erros ocasionados por equipamentos obsoletos e aumento do custo de manutenção necessário para corrigir as falhas são frequentes.
Muitas empresas convivem com uma falsa sensação de economia por não fazerem o investimento na troca de máquinas e softwares, o que é uma ilusão, considerando os custos provenientes de manutenção e do tempo de produtividade perdido.
Atualmente, as organizações podem remediar isso com uma solução chamada “desktop as a service” (máquina como serviço), na qual empresas alugam equipamentos por um valor fixo mensal, já com softwares básicos instalados, e oferecem um serviço de manutenção de campo com extensão em todo território brasileiro. Em alguns casos, a economia pelo uso desses serviços chega a 11%, em comparação com o custo dos ativos comprados pelas próprias empresas.
Erro 2:Não fazer a gestão da informação adequada
Informação é poder. Algumas organizações acreditam que o conhecimento adquirido em TI não é relevante, porque nunca perceberam ou quantificaram os problemas recorrentes dentro da organização e o prejuízo para o negócio que o atraso em sua resolução ocasiona.
É comum equipes de TI encontrarem soluções para problemas complexos e não fazerem o registro adequado desse conhecimento e das lições aprendidas em ferramentas que auxiliem na busca por essa informação rapidamente.
O uso de melhores práticas como ITIL e de ferramentas de ITSM (Gestão de Chamados e Conhecimento) eleva as chances de redução de tempo na resolução de problemas, aumentando a experiência do usuário e, principalmente, o impacto no negócio.
Erro número 3: Não avaliar os benefícios que produtos na nuvem podem trazer
Custo de aluguel de data center, atualizações de software, renovações de licenças, arquitetura pobre e ineficiente geram diversos problemas para uma organização, tais como alto custo de infraestrutura com aplicações instaladas localmente, tempo de inatividade excessivo de aplicativos, baixa performance e demora no tempo de resposta de TI para a ativação de um serviço.
O uso de produtos em nuvem auxilia as empresas a obter serviços “on demand”, que podem ser pagos conforme o uso. Existem vários provedores confiáveis no mercado, que tornaram o uso da nuvem essencial para a diminuição de custos desnecessários com infraestrutura ociosa, bem como rápida habilitação de serviços, mediante provisionamento quase instantâneo de hardware, diminuindo a burocracia e, principalmente, oferecendo acesso a tecnologia de ponta.
Não é recomendado, porém, migrar para a nuvem sem fazer um planejamento estratégico, muito menos sem o apoio de uma consultoria especializada. Além disso, é importante sempre monitorar as informações salvas na nuvem. Busque uma consultoria que o ajudará nessa jornada e comece fazendo uma PoC (prova de conceito) em algum sistema específico. Muitas empresas oferecem créditos gratuitos para você testar o produto e para sua utilização. Dessa forma, a mudança é consciente, organizada e segura.
Erro 4: Não investir em capacitação profissional
Cada vez mais as empresas dependem de projetos de tecnologia a fim de viabilizar produtos e serviços para o mercado. É comum em algumas organizações que a área de TI não seja vista como prioridade, mesmo sabendo de sua dependência e vulnerabilidade. Problemas são resolvidos no improviso, acarretando projetos que nunca acabam, áreas com mais pessoas do que o necessário, falta de informação para um análise estratégica, usuários insatisfeitos com o suporte e reclamações constantes do negócio.
Além da preocupação com sistemas e boas ferramentas de trabalho, é extremamente necessário o investimento em capacitação profissional para seus colaboradores.
Coaching e treinamentos adicionais e de soft skills podem ajudar a abrir os horizontes e trazer novas técnicas para a gestão. Além disso, é preciso investir nos profissionais, já que as empresas precisam de líderes com múltiplos conhecimentos, e não somente capacitação técnica. São também necessárias habilidades de gerenciamento de equipes, gestão de riscos, gestão de custos, entre outras.
Pessoas, processos e tecnologia precisam andar juntos para um bom desempenho e uso do dinheiro. Dessa forma as empresas se manterão atualizadas, com boa gestão de custo e eficientes.
Juliana Almeida— Responsável pela prática de CIS (Cognizant Insfrastructure Services) na Cognizant, uma das maiores consultorias de tecnologia do mundo, com mais de 20 anos de atuação e faturamento de US$ 14,8 bilhões.
