Enquanto você toma o seu café da manhã e reflete sobre os dias que passaram e os que estão por vir, faça a seguinte pergunta: o quão motivada e comprometida está a sua equipe? Como você contribui para manter sua equipe produtiva e colaborativa?
Quando sua equipe está em sincronia e cumprindo com todos os afazeres e metas, todo mundo fica andando nas nuvens. Mas, de repente, alguma coisa faz com que o desempenho despenque. De acordo com o relatório 2020 Gallup State of the American Workplace, apenas um terço das 100 milhões de pessoas que compõem a força de trabalho nos Estados Unidos está comprometida com o trabalho. Os dois terços restantes são pessoas que estão ativamente desmotivadas ou nada comprometidas. Elas apenas fazem o seu trabalho, sem o desejo de realmente contribuir com a missão ou o sucesso da empresa.
Pode ser que esse dado faça você cuspir seu café com tamanha surpresa, mas calma, isso só vai fazer mais bagunça. Existem estruturas, processos e características do sucesso que você pode adotar e aplicar à sua própria equipe para formar e manter uma equipe motivada e comprometida
Vantagens e desvantagens de cada estilo de equipe
Não importa se você está começando de baixo, ou se já está no topo. Estruturas de empresas e de equipes servem para trazer clareza e direção quanto às contribuições individuais e as especialidades e para ter uma visão de como cada indivíduo contribui com o todo.
Estrutura hierárquica
Quando você pensa em um organograma, o que vem à mente é mais ou menos isso: uma pirâmide que mostra a diretoria no topo seguida dos níveis da gerência e dos colaboradores. Essa estrutura representa uma cadeia de comando de cima para baixo, com uma definição clara de quem responde a quem. Há um motivo para que tantas organizações adotem essa estrutura para montar suas equipes. No entanto, essa estrutura tradicional pode levar a frustração e estagnação.
Por exemplo, se você ouvir membros da sua equipe reclamando da burocracia pela qual eles precisam passar para conseguir a aprovação de um projeto ou para fazer uma pergunta, é porque estão operando em uma estrutura de equipe hierárquica.
De acordo com Breathe HR, estes são alguns prós e contras desse arranjo:
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Estrutura de Squad
No lado oposto da estrutura tradicional está a estrutura de squad. O squad representa uma abordagem mais horizontal ou “achatada” de estruturar e gerenciar equipes.
Esse estilo não segue a abordagem de “comando”. Em vez disso, funcionam como equipes autônomas, autogovernadas, sem uma chefia formal. No lugar da gerência, existe o líder do squad, que é responsável por priorizar o trabalho e manter a equipe alinhada aos objetivos. A equipe no estilo squad é composta por membros que representam diferentes especialidades. Juntos, eles decidem como vão trabalhar e atingir os resultados.
Janet Choi explica neste artigo publicado no I Done This Blog que: “a comunicação de cima para baixo ajuda a dar direção e propósito — o “porque” — e as equipes menores decidem como irão encontrar a melhor solução, sendo que é o líder da equipe quem garante que todos estejam alinhados.”
O squad é uma forma popular e eficiente de estruturar equipes para obter mais produtividade, adaptabilidade, compartilhamento de conhecimento e engajamento. De acordo com uma pesquisa da Deloitte, apenas 14 porcento dos executivos acreditam que o modelo organizacional tradicional, com com níveis hierárquicos de funções baseadas em habilidades em áreas específicas, tornam a organização altamente eficiente. Empresas pioneiras estão se movendo em direção a esse modelo flexível e centrado em equipes.
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Além dessas duas opções, existem diversas formas de estruturar suas equipes e a sua escolha depende do seu negócio, setor, produto ou serviços. No entanto, o modo como uma equipe se comunica e trabalha em conjunto dentro de uma estrutura é mais importante do que a forma como ela é configurada. Vamos conhecer 4 características das equipes altamente colaborativas e produtivas e como você pode despertá-las dentro da sua própria equipe.
4 características das equipes motivadas e comprometidas
Montar uma equipe e cultivar uma cultura organizacional colaborativa, produtiva e bem-sucedida depende de várias características-chave. Curiosamente, a posição que as pessoas ocupam na cadeia corporativa é, na realidade, um fator menos importante dentro das grandes equipes bem-sucedidas.
Uma pesquisa publicada pela Harvard Business Review revelou que a colaboração tende a reduzir em duas situações: 1.) quando o tamanho da equipe supera 20 pessoas e 2.) quando a equipe, mesmo que tenha menos de 20 pessoas, está espalhada em muitos lugares e em diferentes fusos horários.
Então, o que deixa de funcionar nesses dois cenários? De acordo com o mesmo estudo da HBR, à medida que as equipes se tornam mais complexas, “elas ficam menos propensas — tirando outras influências— a compartilhar conhecimento abertamente, aprender uns com os outros, realocar o trabalho de forma flexível para eliminar gargalos inesperados, ajudar uns aos outros para finalizar tarefas, cumprir com os prazos e compartilhar recursos — em outras palavras, a colaborar.”
Essas qualidades-chave, que começam a se abalar com o crescimento da equipe e da empresa, são as mesmas necessárias para o bem-estar de uma equipe e sua capacidade de ser colaborativa e, por sua vez, produtiva. Quando se guarda o conhecimento, ninguém quer contribuir com um projeto ou tarefa. E, quando as metas não estão claras ou não são alcançadas, o ressentimento, a irritação e a desconfiança crescem.
Para evitar uma ruptura na colaboração e na produtividade, a liderança precisa construir intencionalmente processos, sistemas de valor e hábitos de comunicação, para que as equipes possam trabalhar em conjunto com facilidade e autonomia.
1. Alinhamento dos objetivos e clareza das funções
Não importa como é a sua equipe ou a estrutura da empresa, é responsabilidade da liderança e da gerência definir as metas e garantir que as equipes e colaboradores sejam responsáveis por alcançá-las. Na prática, isso significa que, de um lado a liderança comunica os problemas que precisam ser resolvidos e quais os resultados esperados. Do outro, equipes produtivas e altamente colaborativas são motivadas a descobrir o caminho do problema para a solução, a fim de alcançar os objetivos.
A Harvard Business Review apoia este processo e descobriu em sua pesquisa que ter clareza sobre funções, mas ambiguidade na abordagem contribui para se obter taxas mais elevadas de colaboração.
“A colaboração melhora quando os papéis dos membros da equipe individuais são claramente definidos e bem compreendidos — quando os indivíduos sentem que podem fazer uma parte significativa de seu trabalho de forma independente. Sem essa clareza, os membros da equipe ficam propensos a desperdiçar muito tempo negociando funções ou se protegendo, em vez de se concentrar na tarefa. Além disso, é mais provável que os membros da equipe queiram colaborar se o caminho já estiver 100% definido”, explicam Lynda Gratton e Tamara J. Erickson.
Em outras palavras, o primeiro passo para se ter equipes motivadas e produtivas é definir metas, esclarecer papéis, comunicar expectativas e deixar o caminho livre para que a equipe possa fazer o seu melhor para alcançar os resultados desejados.
Uma maneira comum de colocar esses conceitos em ação é definir, monitorar e atingir metas com o método OKR. OKR significa Objectives and Key Results (Objetivos e Principais Resultados). Os objetivos detalham os resultados que sua equipe e empresa querem alcançar e os principais resultados são as formas mensuráveis de saber que a equipe está no caminho certo para alcançá-los. Os OKRs para empresas começaram a surgir originalmente no Google, na década de 1990. Depois, outras organizações mundiais como Twitter, Intel, LinkedIn, Oracle e Atlassian adotaram e seguiram este método para crescer suas equipes e negócios.
2. Mentalidade orientada para a solução
O processo para atingir coletivamente metas e objetivos depende de como a equipe aborda os resultados. Quando sua equipe recebe um novo objetivo, as pessoas falam imediatamente sobre todas as razões pelas quais elas não podem alcançá-lo? Ou elas têm ideias e discutem possíveis caminhos para atingi-lo?
O conceito de mentalidade orientada para a solução é simples: todas as pessoas na equipe devem ser motivadas e encorajadas a ver as oportunidades em vez dos obstáculos quando confrontadas com um desafio. Agora, é claro, a equipe deve analisar os riscos de qualquer decisão e não se deve esquecer disso durante o processo. O propósito de uma mentalidade de solução é que toda a equipe entenda o valor e a eficácia de compartilhar conhecimento e trabalhar em conjunto para alcançar seus objetivos comuns, sem que a negatividade domine o seu raciocínio.
Essa abordagem depende da segurança psicológica da equipe e da cultura corporativa. As soluções podem ser difíceis de identificar e executar. Por isso, membros da equipe devem ter a confiança e o apoio necessários para assumir riscos inteligentes sem medo de punição ou constrangimento. A definição de segurança psicológica, conforme definida por Amy Edmondson, professora da Harvard Business School que cunhou o termo, é “a crença de não sofrer punição ou humilhação ao expor ideias, perguntas, preocupações ou erros.”
Julia Rozovsky, uma das líderes do Google’s Project Aristotle, acredita que os grupos que permitem que os indivíduos se exponham tem altos níveis de desempenho de equipe. No entanto, montar equipes produtivas e de alto desempenho, que são psicologicamente seguras, não é um processo fácil. A boa comunicação pode desmoronar facilmente e os ressentimentos podem se acumular quando membros da equipe não têm a oportunidade ou o espaço para compartilhar suas ideias para soluções de forma construtiva.
Existem 2 comportamentos que contribuem para se ter um local de trabalho psicologicamente seguro (presencial ou digital): a conversa, onde cada um tem a fala alternadamente, e a empatia. Para garantir que esses comportamentos sejam praticados em reuniões de equipe ou em conversas internas, adicione uma seção à agenda um momento para falar sobre as vitórias e fracassos de cada um. Toda semana, a equipe pode compartilhar o que deu certo e o que não deu certo naquele período. Essa prática tem dois benefícios. Celebrar as vitórias aumenta o ânimo da equipe e ajuda a identificar o que está funcionando e o que deve continuar sendo feito. Por outro lado, falar sobre o que não deu certo permite que as equipes identifiquem o que não está funcionando e começem a falar abertamente sobre as mudanças que precisam ser feitas para alcançar um solução.
E se alguém tem um problema ou questão a ser resolvida, a pessoas devem estar preparadas para contribuir e abrir a discussão para que todos possam trabalhar juntos para trazer uma solução.
3. Oferecer apoio
É bem provável que o seu primeiro projeto em grupo na escola não lhe causou uma boa impressão de como as equipes eficazes trabalham juntas — especialmente se você se identificar como a pessoa que assumiu a maior parte da carga de trabalho *levantando a mão lentamente*. Esses preconceitos e ressentimentos com colegas de faculdade podem se transferir facilmente para experiências no local de trabalho.
O apoio necessário para se ter uma equipe de sucesso é duplo – do gerente ou líder e da própria equipe. Equipes engajadas têm líderes que estabelecem expectativas e metas claras, ajudam a equipe a crescer e prosperar, incentivam a troca de ideias e minimizam questões interpessoais. Então, membros da equipe se apoiam para resolver desafios, superar obstáculos e para torcer uns pelos outros.
Sua equipe pode monitorar se o trabalho está dividido uniformemente utilizando Trello nos seus processos de gerenciamento de projetos. Ao adicionar um membro da equipe ao cartão do Trello que representa a tarefa pela qual ele é responsável, todo mundo pode visualizar os responsáveis de cada tarefa. A cara da Melissa está em 10 das 15 tarefas? O Caio está lidando com a maioria das tarefas mais rápidas listadas no Checklist Avançado? Quem pode intervir para ajudar com uma parte do processo ou tarefa, a fim de completá-lo?
Conversas honestas e abertas sobre a carga de trabalho e até mesmo sobre sintomas de estresse no trabalho são essenciais para que a equipe entenda corretamente quem está se sobrecarregando ou como os projetos podem ser reorganizados para que sejam distribuídos igualmente entre todos.
4. Promover a confiança e o sentido de pertencimento
A pesquisa Global Human Capital Trends de 2020 da Deloitte descobriu que os colaboradores que tinham um sentimento de pertencimento em relação à sua equipe e empresa se sentiam confortáveis no trabalho, conectados com as pessoas com quem trabalhavam e eram capazes de contribuir para obter resultados significativos. Esse sentimento de conforto foi identificado como algo respeitado e tratado de forma justa por líderes, gerentes e colegas de trabalho.
As organizações que estabelecem este tipo de cultura, baseada na confiança e na inclusão, são duas vezes mais propensas a atingir ou exceder metas financeiras, três vezes mais propensas a ter alto desempenho, seis vezes mais propensas a serem inovadoras e ágeis, e oito vezes mais propensas a alcançar melhores resultados comerciais.
A mesma pesquisa e análise da Deloitte descobriu que as organizações mais eficazes, colaborativas e inclusivas criaram um sentimento de pertencimento em torno do conforto, conexão e contribuição, ao garantir que:
- Os trabalhadores sintam que suas opiniões são respeitadas e valorizadas.
- A cultura da equipe e da empresa incentive todos a serem autênticos, compartilharem suas diversas perspectivas e se alinharem ao propósito da equipe e da organização.
- Os trabalhadores recebam incentivos e feedback claros para mostrar como seu trabalho contribui para objetivos em comum.
Em uma pesquisa do Center for Creative Leadership and Reina, eles descobriram que quando a confiança está presente, as pessoas são proativas e dão o seu melhor, trabalhando em conjunto e de forma eficiente. Elas se unem em torno de um propósito comum, se arriscam, pensam fora da caixa, protegem umas às outras, e se comunicam de forma aberta e honesta. Quando não há confiança, as pessoas disputam posições, guardam informações, evitam se arriscar, e falam umas das outras — ao invés de umas com as outras.
A confiança e o pertencimento andam de mãos dadas para incentivar a colaboração e a autonomia da equipe. Além de incentivar práticas de segurança psicológica e comunicação não-violenta, líderes e equipes podem trabalhar em conjunto para se conectar uns com os outros periodicamente, especialmente fora do trabalho.
Stella Garber , Chefe de Marketing da Trello na Atlassian apoia esta abordagem e explica que: “para ter uma equipe motivada e produtiva no trabalho remoto, é preciso uma combinação de práticas e rituais corretos, assim como confiança, engajamento profissional e transparência dentro da organização em todos os níveis.”
Aqui estão alguns exemplos de como a equipe Trello incentiva a comunicação aberta e a conexão entre suas equipes, especialmente quando os funcionários estão em vários lugares:
- Canais Slack relacionados ao hobby: as equipes se sentem conectadas por experiências compartilhadas. Você pode promover isso criando canais no Slack específicos para hobbies e conversas. Isso incentiva assuntos de conversa aleatórios e as pessoas percebem que têm semelhantes, especialmente aquelas que não trabalham juntas com frequência.
- Atividades de team building: Atividades não relacionadas ao trabalho, como trivialidades, clubes de leitura e festas de aniversário virtuais, deixam a equipe motivada, melhoram a comunicação, a confiança e o respeito. De acordo com a Keka, 50% das mudanças positivas nos padrões de comunicação dentro de um local de trabalho são resultantes da interação social fora do local de trabalho (ou das interações não relacionadas ao trabalho).
- Retiros anuais e fora do local de trabalho: quando sua equipe é capaz de se reunir presencialmente, especialmente se muitas pessoas trabalham em várias partes do mundo, retiros e ações de engajamento nas empresas são excelentes maneiras de reunir todos e realinhar as equipes em torno dos valores, processos e objetivos da empresa.
Colaboração começa com a estrutura e termina com a cultura da equipe
Sem colaboração, não há motivação e produtividade. Bem, em alguns casos talvez haja, mas provavelmente também há alguém se sentindo sobrecarregado enquanto os demais são deixados no escuro.
Conclusão: não é fácil manter equipes motivadas e comprometidas Líderes e colaboradores podem pegar essas qualidades e aplicá-las à sua própria estrutura de equipe, fluxos de trabalho e cultura. Em vez de ser uma única solução motivacional para o trabalho em equipe, a colaboração consistente e a produtividade tornam-se uma via de mão dupla onde todos ganham.
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