Há pouco tempo, a gente se encontrou com o Oscar Triscon – o criador do Butler – no nosso escritório em Nova Iorque, para fazer um tutorial do Butler do Trello usando as 5 regras de automação favoritas dele.
A história do Butler começou em 2016, quando Oscar estava na sua antiga startup, usando o Trello para monitorar tarefas e lidando com processos de gerenciamento de projetos.
“Estava usando o Trello para fazer a gestão de tarefas e projetos,” diz Oscar. “Eu me apaixonei pela flexibilidade do Trello e pela facilidade de uso. Depois de um tempo, criei uma rotina que funcionava bem para mim. Mas, depois de um tempo, percebi que estava fazendo muitas coisas de forma repetida. Então, foi natural a ideia de automatizar tarefas repetitivas no Trello.”
“Eu me dei conta de que isso poderia ser útil para outras pessoas. Então, compartilhei o Butler no grupo do Trello no reddit (em inglês). O feedback foi bastante positivo e a comunidade de usuários logo começou a pedir mais funcionalidades, como comandos agendados. Com isso, percebi que tinha acabado de atender a uma demanda existente.”
Realmente, uma demanda existente e bem latente também! Afinal, o Butler é usado por milhões de usuários do Trello no mundo inteiro para poupar tempo e melhorar a produtividade.
Uma breve explicação sobre o tutorial do Butler do Trello
Para quem ainda não conhece, o Butler é o automatizador de tarefas do Trello, uma ferramenta que economiza o tempo das equipes através de automações para quase todo tipo de ação no Trello.
De fato, se você abrir a janela do Butler no menu do seu quadro, pode ver uma série de dicas de automação pré-prontas com base nas tarefas repetitivas do seu quadro. Ou seja, o Butler sempre busca aprimorar os seus fluxos de trabalho automaticamente.
Com o Butler você pode criar:
- Regras que são instantaneamente ativadas por uma série de ações.
- Botões que realizam uma ação em um cartão ou em um quadro inteiro com apenas 1 clique.
- Comandos de Data de Entrega que são executados de acordo com datas de entrega que estão se aproximando ou já expiradas.
- Comandos de Calendário que são executados em intervalos definidos de datas.
E para complementar, qualquer usuário pode usar este tutorial do Butler do Trello para refinar mais ainda o poder da automação nos quadros. Contas gratuitas têm direito a uma regra e um botão por quadro, enquanto as contas Business Class e Enterprise podem ter regras, botões, comandos de data de entrega e comandos de calendário ilimitados em todos os quadros.
Incrível, né? 🤩
Então, sem mais delongas, quero apresentar neste tutorial do Butler do Trello as 5 regras favoritas do Oscar, o criador do Butler. Elas vão lhe poupar cliques, movimentação de cartões e muitas outras tarefas entediantes. Justamente aquelas tarefinhas que impedem a gente de focar no que realmente importa!
5 regras para automatizar tarefas repetitivas no Trello com Butler
1. Feito, é feito!
Essa é clássica, mas quando você move um cartão para a lista de “Feito”, é importante que a data de entrega seja marcada como concluída.
Fazer isso (considerando que o cartão tenha uma data de entrega) acrescenta uma marcação visual de que a tarefa foi feita e garante que o Trello não envie uma notificação quando o prazo chegar.
O melhor de tudo é que você pode adicionar todos os tipos de ações a essa regra. Por exemplo, você pode se remover de um cartão (ou remover todos os membros).
Além disso, também pode acrescentar uma regra recíproca. Isso permite que você mova um cartão para a coluna de “Feito” marcando a data de entrega como concluída:
2. Mantenha suas listas ordenadas
Uma boa forma de manter o foco no que realmente importa, é classificar as tarefas por prioridade. O Butler pode ajudar você a fazer isso automaticamente:
Você também pode classificar suas listas por outros critérios, como etiquetas, valores em um campo personalizado ou ter um critério secundário para fazer as divisões.
3. Distribua a carga de trabalho
Se você preza pela colaboração no trabalho em equipe (ou se quer dividir a lista de tarefas domésticas entre os membros da sua família), uma boa ideia é usar o Butler para adicionar membros.
Para rodar esse processo, você pode atribuir um cartão para cada membro. Ou então, fazer uma distribuição aleatória das tarefas para brincar um pouquinho. 😛
4. Nunca perca uma data de entrega
Assim como um assistente pessoal, o Butler pode definir a data de entrega a partir do nome ou da descrição de um cartão:
Ele inclusive entende expressões como “Sexta-feira que vem, às 10 horas”. (Embora as datas numéricas em formatos padrão sejam compreendidas, as datas escritas funcionam apenas em inglês no momento em que este post foi escrito).
5. Crie um robô simples para trabalhar com campos personalizados
Se você é o tipo de pessoa que prefere escrever as coisas, uma das melhores ferramentas de produtividade é criar seu próprio robô que responde a comentários específicos. Olha só:
Quando você usa a variável {username}, ela é substituída automaticamente pelo nome do usuário que executou o gatilho da ação. Muito massa, não? 🚀
Inclua automações poderosas nos quadros do Trello com Butler
Pronto! Você acabou de descobrir as 5 regras favoritas de automação do criador do Butler. Agora, está nas suas mãos configurá-las por aí com a ajuda desse baita tutorial do Butler do Trello! Mas, a coisa não pára por aqui. O Butler tem muito mais a oferecer. Existem muito mais regras, botões e comandos que podem fazer a diferença na sua organização e produtividade. Então, aproveite a automação de processos para focar no que realmente importa!
E para complementar, descubra outras maneiras de usar o Butler neste webinar gratuito (em inglês).
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Leia mais: Automação de Fluxo à sua disposição com o Butler do Trello
