Quem administra um negócio precisa enfrentar diversos desafios para permanecer ativo no mercado. Os empreendedores, principalmente quem não quer dar baixa no MEI, são obrigados a pensar em várias estratégias para conseguir gerar lucros com as suas atividades. Seu sucesso depende da rotina, da persistência e do gerenciamento adequado dos documentos contáveis exigidos pelo ordenamento jurídico.
Por isso, organização e disciplina são essenciais para manter tudo em conformidade com os requisitos legais. Os documentos contáveis servem de base para registrar as atividades relevantes do empreendimento e para comprovar ao Fisco os movimentos financeiros. A documentação pode ser auditada pelos fiscais da Receita Federal e da Secretaria da Fazenda do estado ou do município.
Quer saber quais são os principais documentos a serem enviados para o contador mensalmente? Acompanhe a leitura!
Saiba como é a relação entre pessoa jurídica e contador
A relação entre contador e empresas é frequente, pois todos os meses é preciso enviar as documentações da pessoa jurídica para a contabilidade. Disso depende a organização dos fatores jurídicos de um negócio, já que os dados são utilizados na sua escrituração contábil. Há documentos que devem obrigatoriamente ser enviados para os contadores.
O objetivo dessas documentações é comprovar as transações executadas pelas empresas em determinados períodos. Os documentos são úteis para o atendimento das demandas fiscais e para o aprimoramento da gestão tributária efetuada pelos profissionais da contabilidade. Por isso, são criadas rotinas de emissão, guarda e direcionamento de arquivos para a assessoria contábil.
O envio dos documentos para o setor contábil é um compromisso dos empresários de todos os segmentos. Afinal, a irregularidade ou a ausência de documentações prejudicam o gerenciamento fiscal e financeiro das empresas. A consequência do descumprimento de obrigações relacionadas aos tributos pode ser o recebimento de multas e outras sanções.
- Uso do certificado digital
O certificado digital apoia a relação entre empresas e contador, já que o e-CNPJ pode ser um grande facilitador para assinar documentos que precisam ser obrigatoriamente enviados ao profissional da área contábil. Essa solução otimiza as rotinas, identifica as empresas e possibilita a execução de diversos serviços, como o envio de documentações para o Fisco.
Confira os 7 documentos que devem ser enviados para o contador
Devem ser enviados para os contadores os documentos indispensáveis para a escrituração contábil. A contabilidade também utiliza os registros financeiros para fazer o cálculo das obrigações fiscais e despesas tributárias. O seu fornecimento é imprescindível, assim como o seu arquivamento durante certo tempo.
Veja a seguir quais são as documentações a serem fornecidas!
1. Pró-labore
O pró-labore é a remuneração que os sócios de uma empresa recebem pelo seu trabalho. O pagamento dos valores se baseia na atividade realizada e no valor que o mercado atribui a ela. Os recursos são contabilizados como se fossem uma despesa administrativa, já que compõem uma espécie de salário da alta gestão que não se enquadra nas leis trabalhistas.
Também é necessário fornecer para a contabilidade os documentos de profissionais autônomos que prestam serviços para as empresas. Esses colaboradores não têm vínculo trabalhista, mas prestam trabalhos em caráter eventual e precisam emitir a Nota Fiscal para receber o pagamento. Existem situações que são oficializadas mediante uso de contratos e de recibos.
2. Salários
Salários são contraprestações pagas pelos empregadores aos empregados contratados sob as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Portanto, as empresas precisam repassar para a contabilidade as informações das horas trabalhadas pelos colaboradores para serem elaboradas as folhas de pagamentos mensais. Isso evita erros nos cálculos referentes aos direitos trabalhistas.
O valor mínimo que pode ser pago para um trabalhador que labora durante 8 horas por dia é de um salário mínimo. Porém, existem estados que criaram um padrão regional que ultrapassa esse montante definido pelo governo federal. As quantias são pagas aos colaboradores do setor privado para que as demandas da empresa sejam supridas com a sua mão de obra.
3. Férias
As férias são um direito dos trabalhadores e, geralmente, são concedidas aos empregados depois que eles trabalham durante um ano. As empresas precisam calcular o valor devido aos colaboradores e fazer o pagamento desses dias, embora não sejam trabalhados. Desse modo, devem enviar para a contabilidade os comprovantes de que os empregados receberam esse montante.
Vale destacar que as empresas terão que fornecer aos contadores os extratos bancários financeiros de Pix e de lucros decorrentes de aplicações financeiras, vendas de serviços ou produtos. Esses comprovantes também são considerados documentos contábeis que registram as receitas e despesas do negócio, os ganhos e os gastos, o pagamento de taxas e tarifas.
4. Vale-refeição
O vale-refeição é um benefício oferecido pelos empregadores aos funcionários para alimentação durante o dia de trabalho. As empresas podem ofertar opções como lanchonetes, restaurantes, padarias e outros estabelecimentos que forneçam alimentos prontos. Essa vantagem é uma obrigação legal que deve ser comprovada para a contabilidade em virtude do contrato de trabalho.
Os empregadores têm o direito de descontar 20% do salário do empregado para diminuir os impactos do benefício em suas receitas. Com isso, o vale-refeição não se caracteriza como uma parcela salarial. Os comprovantes precisam ser cuidadosamente armazenados pela contabilidade para evitar transtornos com a Justiça do Trabalho.
5. Vale-transporte
O vale-transporte, por sua vez, é pago para o trabalhador que tenha carteira assinada conforme as regras da CLT. O empresário antecipa ao colaborador o gasto que ele terá com os deslocamentos para chegar até o local de trabalho e retornar para a sua casa depois do expediente. O benefício obrigatório pode ser objeto de cobrança em reclamação trabalhista.
Por esse motivo, ele deve ser pago e devidamente comprovado para o setor contábil. Isso traz mais segurança para o MEI que efetua os pagamentos mensais, os quais são registrados na folha de pagamento. Contudo, o vale-transporte deve ser utilizado em meios de transporte público, ou seja, para fazer trajetos com metrô, ônibus, trem ou lancha.
6. Comprovantes de recolhimento de impostos
Os comprovantes de recolhimento de impostos são documentos que possibilitam o lançamento dos pagamentos de obrigações tributárias. Eles facilitam a administração das finanças, o registro de despesas fiscais e a compensação de créditos tributários. Os atrasos nos pagamentos de impostos geram juros e podem se transformar em processos administrativos.
7. Dados para lançar na folha de pagamento.
Os dados lançados na folha de pagamento, normalmente, são repassados para a contabilidade pelo setor de Recursos Humanos. Entre os principais estão o número de dias trabalhados, os descontos realizados, como contribuição sindical e previdenciária, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e vales, valor bruto e líquido do salário, adiantamentos e horas extras.
Esses são os documentos contábeis que devem ser enviados e ficam sob a responsabilidade do contador todo mês. A empresa que deixa de enviar esses comprovantes para a contabilidade corre o risco de ser penalizada pela fiscalização, além de desequilibrar as contas e sofrer prejuízos irreparáveis com o pagamento de indenizações judiciais.
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