Controlar as despesas a trabalho é fator essencial para manter a sustentabilidade financeira e o crescimento saudável do negócio. De maneira autoexplicativa, as despesas a trabalho referem-se aos gastos ocorridos a serviço da empresa, em locais externos às suas dependências físicas.
Essas despesas podem variar, afinal cada organização possui sua própria demanda operacional. De cópias simples a passagens aéreas, ter um controle eficiente dessas despesas realizadas pelos colaboradores é indispensável para efetivar retornos justos e devidos e também, preservar a saúde financeira da empresa contra golpes.
Visando assegurar essas boas práticas, a gestão de reembolso deve ser estruturada como uma prioridade na empresa. Para isso, será preciso:
- determine a elegibilidade na política de reembolsos;
- defina quais despesas são reembolsáveis e quais valores serão reembolsados;
- estabeleça quais serão os prazos envolvidos no reembolso;defina o procedimento de solicitação de reembolso;
- determine como a empresa controlará os reembolsos;crie um documento com as políticas de reembolso;
- analise e implante melhorias no processo de reembolso.
Se você quiser conhecer os 10 erros de gestão financeira que podem comprometer a sustentabilidade da sua empresa, recomendamos a leitura deste artigo aqui.
Agora, para entender melhor a relação entre política de boas práticas, gestão de reembolso e saúde financeira, continue acompanhando este post. Separamos o passo a passo para estruturar um controle de despesas a trabalho infalível. Boa leitura!
O que é uma política de reembolso?
Assim como dissemos, a política de reembolsos se trata do retorno de despesas devidas ao funcionário por atividades executadas a serviço da empresa.
Em outras palavras, todo gasto que o colaborador tiver ao executar alguma tarefa fora do ambiente físico da empresa e que for arcado com dinheiro próprio deve ser ressarcido e controlado pela política corporativa de boas práticas. Gestão de reembolso é uma medida essencial para assegurar que esse retorno seja feito de maneira apropriada.
Essas despesas podem abranger passagens aéreas ou rodoviárias, gastos de quilometragem rodados em veículos pessoais, uber ou táxi, hospedagem, refeição, impressão ou cópia de documentos, taxa de inscrição em eventos, e assim por diante.
Como cada empresa possui uma realidade operacional própria, esses gastos podem ser diversos. Por isso, a política de controle deve contar com processos de fiscalização eficientes, boas práticas que assegurem os direitos do colaborador e atendam às exigências legais.
Qual a importância de ter uma gestão de reembolso?
Não ter uma gestão de reembolso apropriada pode trazer problemas sérios para o setor financeiros, devido a fraudes e consequentes pagamentos em excesso, e também ao setor de Recursos Humanos (RH), devido ao pagamento em falta, criando desentendimentos com a própria força de trabalho.
Por isso, estruturar um controle eficiente quanto às despesas a serviço da empresa é essencial para assegurar a sua saúde financeira e organizacional.
Controle e eficiências justificam a importância de adotar uma política de boas práticas. Gestão de reembolso, afinal, traz uma série de vantagens para o negócio, tais como:
- maior controle sobre os gastos da empresa;
- melhora na verificação de viabilidade dos serviços prestados;
- melhora no planejamento de operações financeiras (investimentos, cortes, aplicações, etc.);
- definição de planos sobre orçamentos realistas;
- definição de um conjunto de regras que minimizam situações imprevistas e incertas no processo de reembolso;
- melhora no aproveitamento do tempo e capacitação das equipes financeiras e de RH;
- matem as operações financeiras em conformidade legal;
- melhora no relacionamento com o colaborador (boas práticas que asseguram um pagamento justo e datado);
- melhora no controle de lucros.
Além disso, vale pontuar que segundo a Legislação Trabalhista, as despesas a trabalho não possuem natureza salarial, e sim indenizatória. O pagamento desse valor devido pode ser acordado e formalizado entre empresa e funcionários. Ter isso claro nas políticas de boas práticas da gestão de reembolso é essencial.
Afinal, quais são as boas práticas da gestão de reembolso?
Entender as reais demandas operacionais da empresa é primário para criar uma eficiente política de boas práticas. Gestão de reembolso exige um conjunto de normas criterioso, que atenda as necessidades e especificidades de serviços específicos, analise centros de custos e regiões e fiscalize a veracidade das informações prestadas.
Algumas práticas simples podem assegurar esse cuidado. Veja a seguir algumas das melhores condutas de uma política de reembolso.
Definir o processo
Uma das boas práticas na gestão de reembolso é a definição do processo operacional. Como é uma atividade que envolve capital e a satisfação do principal instrumento de valor qualquer organização, os colaboradores, ter processos definidos é indispensável.
Portanto, a empresa deve ter regras claras quanto ao pagamento, se será realizado antes ou depois da atividade, como será o fluxo de aprovação desse investimento, como deverão ser feitas as prestações de contas, e assim por diante.
Simplificar o processo
Feito isso, é preciso simplificar ao máximo. Isso porque para alguns funcionários, cujas atribuições laborais são feitas frequentemente fora do ambiente físico da empresa, a prestação de contas levaria um tempo expressivo da sua jornada de trabalho, prejudicando o seu rendimento.
Quanto mais simples o processo, mais rápido o funcionário consegue efetuar a operação. Consequentemente, menos tempo será perdido.
Automatizar o processo
Automatizar o processo também é uma das principais condutas de uma política de boas práticas. Gestão de reembolso automatizada permite que a auditoria, aprovação e o pagamento sejam feitos sem dificuldades, otimizando o processo e preservando os recursos da organização.
Quais são os principais passos para implementar uma gestão de reembolso?
Agora que você já conhece as principais condutas de uma política de reembolso, confira a seguir como estruturá-la na empresa.
1. Determine a elegibilidade na política de reembolsos
Determinar quem poderá solicitar o retorno pecuniário é o primeiro passo para estruturar a gestão de reembolso na empresa.
Essa definição deve estar clara nas regras da política de boas práticas. Gestão de reembolso é uma medida que deve contemplar cargos específicos.
2. Defina quais despesas são reembolsáveis e quais valores serão reembolsados
Assim como a elegibilidade dos cargos, as situações e valores contemplados também devem estar destrinchados nas regras da política de boas práticas. Gestão de reembolso é uma operação financeira que atende as especificidade de um acordo, por isso ter as condições desse trato muito bem esclarecidas é essencial.
Assim, os colaboradores estarão conscientes de quais situações poderão ser ressarcidas, quais os valores cobertos pela empresa e quem poderá pedir esse reembolso.
Como dissemos, cada organização tem a sua própria política. Por isso desde que esteja dentro das exigências legais, essa contemplação pode abranger situações variadas.
3. Estabeleça quais serão os prazos envolvidos no reembolso
Para assegurar um controle orçamentário mais expressivo e preservar a satisfação da força de trabalho, é primordial que se definam os prazos envolvidos no processo de reembolso, evitando solicitações tardias e desentendimentos.
Os prazos de solicitação, o prazo de pagamento e a quantidade de parcelas necessárias para quitar o valor devido deverão ser informados. Todas os períodos atrelados devem estar pontuados nas regras da política de boas práticas. Gestão de reembolso ganha transparência com essa medida.
Por exemplo, a prestação de contas deve ser feita logo depois do retorno a empresa, a prestação de contas deve ser feita até o dia 15 de todo mês, o pagamento será feito até o dia 05 do mês seguinte, o pagamento será feito após 15 dias da aprovação da prestação de contas, e assim por diante.
4. Defina o procedimento de solicitação de reembolso
O próximo passo é definir os procedimentos para solicitar o reembolso, que também deve estar explícito nas regras da política de boas práticas. Gestão de reembolso pode ou não solicitar notas fiscais e comprovantes, pode ou não atender operações fora dos horários comerciais, pode ou não ser feita nos canais de comunicação convencionais, e assim por diante.
Todas as condições devem ser apresentadas e os processos apresentados de maneira compreensível e sem possibilidade de dupla interpretação.
Assim, a empresa deverá pontuar as formas de comprovação de identidade, os canais de comunicação usados para essa situação, os documentos necessários para comprovar a despesa, as formas de descrição dos gastos, as formas de apresentar essas informações, as formas de pagamento, dentre outros.
5. Determine como a empresa controlará os reembolsos
No quinta passo, a empresa deve definir como avaliará as solicitações, que critérios adotará, quem será o responsável, como o reembolso será efetivado, como o processos será controlado, quais as ferramentas empregadas para realizar uma gestão segura, e assim por diante.
Aqui é essencial que a equipe financeira defina prazos que não comprometam a folha de pagamento, que uma estrutura a parte seja criada para não gerar problemas de fiscalização com a Receita Federal, que os softwares adotados assegurem a privacidade dos dados, dentre outros.
6. Crie um documento com as políticas de reembolso
Feito isso, é preciso que todas essas regras estejam estruturadas em documentos oficiais tanto na versão para os colaboradores quanto na dos gestores.
Regras, direitos e procedimentos devem ser apresentados com o máximo de clareza possível e apresentados em um documento para toda organização. É importante que ele tenha fácil acesso, para que consultas possam ser feitas com tranquilidade.
7. Analise e implante melhorias no processo de reembolso
Por fim, analise todo processo, estabeleça uma data de vigência para o documento e revise-o sempre que for necessário. Uma política de reembolso não deve ser estática, deve passar por ajustes e assegurar práticas compatíveis com as demandas empresariais e necessidades dos colaboradores.
Por isso, os gestores devem analisar o documento criteriosamente para identificar gargalos, encontrar pontos de melhoria e moldar as práticas visando sempre a sua otimização.
Portanto, para assegurar que a organização cumpra com o compromisso de reembolsar as despesas a serviço de maneira organizada, é indispensável estruturar uma política de boas práticas.
Gestão de reembolso é uma medida essencial para preservar a saúde financeira da empresa e manter a satisfação da força de trabalho. Com a definição de regras claras, todo processo pode ser feito de forma segura e eficiente.
