Muitos empreendedores podem ainda divergir quanto ao passo a passo necessário para emitir o DANFE online. E, em boa parte dessas situações, isso ocorre porque não há conhecimento suficiente sobre o documento, sua importância e a facilidade em utilizá-lo no seu dia a dia corporativo.
Para facilitar, então, e mostrar o quanto o DANFE online chegou para auxiliar, e não ser um obstáculo em sua rotina, preparamos este post! Nos tópicos a seguir, vamos falar mais sobre esse material que é uma verdadeira representação impressa — embora de maneira mais simplificada — da Nota Fiscal Eletrônica.
Boa leitura!
O que é DANFE online?
Como destacamos, logo acima, o DANFE online é uma representação da nota fiscal eletrônica. Seu nome é, na verdade, uma sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Portanto, quando dizemos que se trata de uma representação, podemos entender que é um documento que só existe de maneira digital e pode facilitar o trabalho de muitos empresários.
Tudo porque, ao emitir o DANFE online, você tem todos os dados mais necessários para a emissão de um documento fiscal. Consequentemente, o processo do dia a dia é agilizado, seja para a circulação de novas mercadorias, das empresa, bem como a comprovação fiscal desses mesmos itens para garantir a conformidade de sua logística com a legislação vigente.
Vale destacar, contudo, que no geral o DANFE não substitui a Nota Fiscal Eletrônica. É uma maneira rápida e conveniente de acessar os dados da mesma. O que permite ao detentor do DANFE online um material legal para comprovar a existência dessa nota fiscal em questão — bastando uma simples consulta na internet.
Existem outras funções para o DANFE online?
Como destacamos, as funções primordiais do DANFE online resumem-se ao acompanhamento de mercadorias em trânsito e também a existência das mesmas, evitando qualquer tipo de conflito legal.
Outro ponto interessante, contudo, diz respeito ao auxílio na escrituração contábil da transação. Isso se faz relevante, por exemplo, quando o destinatário da mercadoria não é um emissor de Nota Fiscal Eletrônica.
Para tanto, convém ficar de olho nos prazos legais de armazenamento de notas fiscais — não se preocupe ainda quanto a isso, pois falaremos mais adiante sobre essa exigência. No mais, dá para certificar-se no uso do DANFE online como um comprovante da operação efetuada entre duas partes na comercialização das mercadorias.
Como é o processo de elaboração do DANFE online?
Uma vez que a nota fiscal foi emitida, o DANFE online deve ser impresso como um documento auxiliar, como destacamos até aqui, para contribuir com a agilidade no monitoramento das mercadorias em circulação pelas mais diversas vias do país.
Do contrário, a inexistência desse documento pode acarretar uma série de problemas para quem estiver em posse dos produtos, como a aplicação de multas em eventuais operações de fiscalização.
Vale destacar, ainda, que assim que a mercadoria em questão é entregue, existem campos específicos no DANFE online que atestam a conclusão da transação. Para isso, o destinatário deve assinar e identificar-se pelo nome para que o canhoto, posteriormente, possa ser usado como comprovante, também, diante de eventuais necessidades para tal.
Quais informações estão contidas nesse documento auxiliar?
Se a ideia do DANFE online permite o monitoramento de toda a trajetória de uma mercadoria (de sua saída do vendedor com destino ao comprador, por exemplo), é importante saber quais são as informações presentes nesse documento a fim de garantir total aproveitamento do mesmo.
Mesmo que não possua valor fiscal, o DANFE é um bom item para atestar todas as principais informações dos itens comercializados e que já possuem seus respectivos documentos fiscais.
Atente-se, então, aos parâmetros que compõem um DANFE online e constam nesse tipo de material:
- chave de acesso — que consiste em uma sequência de 44 dígitos — bem como um código de barras;
- dados de quem emitiu o DANFE online, como o CNPJ, a inscrição estadual, sua razão social e também o endereço completo do estabelecimento e o seu telefone principal de contato;
- a nomenclatura do material, intitulado Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE;
- a natureza da operação em questão — se entrada ou saída da mercadoria;
- uma tabela com o código dos produtos/serviços realizados naquela transação, além de sua descrição e também a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Isso inclui outras informações relevantes, como a unidade e quantidade da mercadoria, e o seu valor unitário e total, entre outros dados relacionados.
Dicas
Caso as informações exigidas por lei não caibam em uma só página, não há problema nisso. A diferença é que as páginas devem ser numeradas e todas elas devem ter em comum alguns dados, como é o caso das informações do emitente (como a razão social, seu CNPJ, e a Inscrição Estadual).
Outro ponto importante a ser salientado é que o DANFE online pode ter algumas informações complementares. Isso acontece de maneira obrigatória quando a empresa em questão tem as informações previamente definidas, como é o caso da data de entrega, a transportadora, o horário de saída e também a placa do veículo responsável pela entrega.
Por fim, vale destacar que o layout padronizado do DANFE deve ser seguido por quem emite o documento. Ele pode ser analisado diretamente no Manual de Integração — Contribuinte mantido pelo pelo Ministério da Fazenda.
Além disso, caso você tenha dúvidas generalizadas sobre a importância da emissão desses tipos de documentos, nós fizemos um post completo que pode ser do seu interesse. Deixe salva a leitura para depois que finalizar este artigo, e conheça tudo o que você precisa sobre os diferentes tipos de nota fiscal do país!
Como emitir o DANFE online e torná-lo acessível para consulta?
Seguimos agora para a conceituação técnica de uso do DANFE online. Para tanto, vamos explorar primeiro a maneira de consultá-lo na internet. Ou seja: como as fiscalizações podem identificar a procedência das mercadorias em trânsito pelo país.
E o passo para isso é bastante simplificado: basta ter em mãos a chave de acesso da NF-e em questão. Além disso, o arquivo do DANFE online pode ser acessado em até 180 dias após a data de sua emissão. Depois disso, as únicas informações presentes no documento serão:
- seu número;
- CNPJ do destinatário (ou do emissor da mercadoria);
- data de emissão do DANFE online;
- valor;
- situação da mercadoria.
Boa maneira de ter esse documento, quando necessário, é a sua impressão. Para isso, após gerar o DANFE online (algo que procede o lançamento da nota fiscal, como vimos), você pode fazer uso do mesmo sistema em que a NF-e foi gerada. Isso agrega em agilidade e precisão nos dados contidos em ambos os documentos.
Muitos empreendedores tendem a manter tanto a nota fiscal quanto o DANFE juntos, pois isso facilita uma série de processos, como a automatização de rotinas e a minimização de equívocos com o uso dos dados.
Como emitir o DANFE online?
Destacamos, no tópico anterior, o quanto é recomendado emitir o DANFE online e imprimi-lo sempre no mesmo sistema para garantir confiabilidade total nos dados apresentados.
E, embora existam sistemas diversos que facilitam e permitem a emissão do DANFE, é importante destacar o produto lançado pelo próprio Ministério da Fazenda. Afinal de contas, é ali mesmo que o empreendedor já vai fazer uso do lançamento de sua NF-e. Portanto, emitir o DANFE online é apenas mais uma parte lógica e sequencial do processo.
Para emitir o DANFE online, então, atente-se aos seguintes passos:
- programe a impressão do material para ser feita em papel A4 comum;
- preencha as informações obrigatórias exigidas, como a chave de acesso da nota fiscal eletrônica;
- aponte os dados complementares, caso os tenha, para tornar o documento ainda mais completo.
Viu como é simples emitir o seu DANFE online?
Por quanto tempo armazenar o DANFE online?
Seja você um emitente ou destinatário de mercadorias, é importante ter uma área reservada para o armazenamento de todo tipo de documentos. Sejam eles físicos ou digitais.
Com o DANFE online, não é exceção. Existe um prazo específico para a guarda desse tipo de material de acordo com a legislação tributária. Assim, caso algum órgão exija a apresentação do documento, você já os têm à mão e evita qualquer tipo de problema legal.
Vamos entender, então, o que prega a lei vigente sobre o assunto: destinatários não precisam armazenar o DANFE online, uma vez que eles receberam a NF-e em si, que já concentra todas as informações. Vale a pena, então, manter o documento digital, apenas.
No caso da NF-e, por sua vez, o prazo exigido por lei é de 5 anos de guarda dos documentos. Lembre-se que é fundamental realizar esse tipo de procedimento, por mais que seja uma garantia de segurança que, talvez, nunca venha a ser necessária durante todo esse período.
Agora que você já sabe praticamente tudo a respeito do DANFE online, aproveite para compartilhar o nosso artigo nas suas redes sociais, e marque os colegas que também vão fazer bom uso das informações aqui contidas!
