O maior obstáculo apontado por empreendedores dentro da área Jurídica e de Regulação está no recolhimento de impostos
As constantes alterações na legislação fiscal criam um ambiente de insegurança entre os empresários e o fisco. Composto por mais de 70 tipos de tributos, entre impostos, taxas e contribuições, o sistema tributário brasileiro tem cerca de 1,88 normas alteradas por hora, fazendo com o que acompanhamento seja tão complexo que pagar os impostos corretamente pode ser considerado questão de sorte.
A burocracia também aparece no pódio das maiores dores dos empreendedores. Pequenas empresas perdem, em média, impressionantes 1.958 horas por ano para realizar a gestão e o pagamento das obrigações tributárias. E esse número leva em consideração apenas o pagamento de impostos, sem levar em conta o tempo gasto em cartórios, regularização de certidões, licenças, alvarás, e tantos outros processos burocráticos para obtenção da documentação fiscal, contribuindo para nosso posicionamento no ranking dos países mais difíceis para se empreender no mundo.
A correta tributação está diretamente ligada à saúde financeira do negócio. No Brasil, impostos e taxas podem representar 68,4% da lucratividade das empresas. O que os empresários não sabem, apesar de suspeitarem, é que a maioria vêm pagando impostos além do necessário. A saída que tem ajudado empresários a pagar menos impostos, aumentar o fluxo de caixa e garantir sustentabilidade é o planejamento tributário. Através da análise da documentação fiscal é possível rever enquadramentos e reduzir a carga tributária que incide sobre as atividades empresariais.
Quer saber mais sobre a análise da documentação fiscal e como ela te ajuda a alavancar seu negócio? Continue a leitura deste artigo.
O que é documentação fiscal?
A fiscalidade é o processo pelo qual o estado realiza a arrecadação de receitas visando o investimento aplicado nas necessidades dos cidadãos. Logo, um documento fiscal é todo aquele que comprova que as obrigações foram cumpridas em qualquer etapa da atividade empresarial. O Ministério da Fazenda exige que todas as instituições que efetuam operações tributáveis realizem a emissão de tais documentos, mesmo que a prestação seja isenta de impostos.
Uma vez que o Brasil impõe uma grande burocracia para abrir (o que pode demandar quase 100 dias para cumprir as exigências) e manter um negócio funcionando, garantir que a documentação fiscal e tributária de sua empresa esteja organizada é essencial para uma boa gestão e planejamento estratégico.
Manter-se dentro da lei e de acordo com o cumprimento de todas as obrigações, exige dos empreendedores atenção e organização nos registros e arquivamento de todos os documentos fiscais importantes e obrigatórios.
É comum que empreendedores não disponham de conhecimento sobre quais são suas obrigações e como desempenhá-las corretamente. Tais irregularidades na área fiscal podem gerar infrações sérias e problemas com a fiscalização.
Conheça sete documentos fiscais que sua empresa precisa ter em dia:
1. Alvará
Sem este documento a empresa pode ser fechada a qualquer momento.
Concedido pelo Município, o alvará regulariza o funcionamento e a localização da empresa de acordo com os critérios municipais para atividade desempenhada. Deve ser renovada periodicamente, a cada 1 ou 2 anos, dependendo da cidade.
2. Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ)
Considerado o equivalente ao CPF da Pessoa Jurídica, é um documento essencial para trâmites legais ou transacionais. Sem o CNPJ, empresa não podem emitir notas fiscais ou realizar operações comerciais legalmente. É um documento fundamental para o início das operações.
3. Inscrições estadual e municipal
Cada tipo de atividade requer um tipo diferente de inscrição. Segundo a legislação brasileira, toda empresa de comércio ou indústria necessita de inscrição estadual, que é um registro formal realizado junto à Secretaria Estadual da Fazenda para recolhimento e fiscalização do pagamento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços).
Já para empresas prestadoras de serviços, inclusive autônomos, a inscrição municipal é requerida. Solicitada junto à Secretaria Municipal de Finanças, essa documentação é obtida apenas uma vez e possui relação direta com o ISS (Imposto Sobre Serviço).
4. eSocial e informações de empregados
Através da Rais (Relação Anual de Informações Sociais) e do Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) o Ministério do Trabalho e Emprego era informado sobre contratações e demissões realizadas no ano apurado. Mesmo que a empresa não tenha realizado mudanças no quadro de empregados, a emissão negativa desses documentos era necessária, exceto para empresas classificadas como MEI.
Atualmente o eSocial substitui ambas as documentações, sendo suficiente para que o Ministério do Trabalho receba as informações necessárias para o controle dos empregados ativos de uma empresa. A ausência desse registro resulta em multas para os empresários.
5. Livros contábeis e fiscais
São os livros Diários, Razão, de entradas, de saídas e de controle de estoques. Neles, estão registradas operações de compra e venda, recebimentos e pagamentos de impostos, transferências bancárias, movimentações de mercadorias, baixas de estoque e quaisquer operações contábeis e fiscais realizadas pela empresa.
Todas as informações devem totalmente registradas e uma vez que se interligam entre si, é de extrema importância que os registros sejam realizados com máxima atenção, evitando contradições que possam gerar conflito em momentos de fiscalização dos órgãos governamentais.
6. Guias fiscais de recolhimento
Toda guia de recolhimento de impostos, taxas ou contribuições, como por exemplo a Guia de Recolhimento do FGTS, INSS e Previdência, serve como comprovante de que a empresa está em dia com as obrigações tributárias. Como os tempos determinados de arquivamento variam de acordo com a operação, o ideal é manter a guarda de todos os documentos com a utilização de uma ferramenta online.
7. Notas Fiscais
A emissão de notas fiscais é obrigatória para a grande maioria das empresas e seu armazenamento é exigido por um período de 5 anos. Deixar de emitir uma NF pode resultar em multas altíssimas capazes de prejudicar significativamente a saúde financeira do negócio.
O arquivamento digital nesse caso é amplamente recomendado, uma vez que torna a tarefa de armazenagem e pesquisa muito mais ágil, organizada e segura.
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Por que analisar a documentação fiscal?
A legislação tributárias brasileira é complexa e cheia de possibilidades. Diante de tantas burocracias e classificações, não é de se espantar que a maioria dos empreendedores se perca na forma como os tributos são pagos e sejam levados a gastar mais do que o necessário.
Através da análise da documentação fiscal é possível revisar a forma como uma empresa se apresenta ao fisco, conseguindo alíquotas e tributações mais favoráveis, o que permite melhor uso dos recursos e capital da empresa, ajudando no equilíbrio das contas e possibilitando que o empreendedor reinvista em seu negócio.
A escolha do regime tributário para enquadramento da empresa está entre os principais motivos para a tributação equivocada. Ao abrir uma empresa é preciso escolher entre MEI (Microempreendedor Individual), Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, de acordo com as limitações relacionadas ao porte da empresa e ao tipo de atividade que realiza. Cada um desses regimes apresenta vantagens e desvantagens importantes de serem consideradas para o planejamento tributário empresarial.
Utilizando a própria legislação tributária brasileira – mesmo complexa e confusa – é possível pagar menos tributos, evitar o pagamento de determinados impostos ou conseguir sua redução, por vias administrativas ou judiciais.
A lei garante a liberdade de estruturação dos negócios da forma que for melhor para o empresário, estando dentro dos parâmetros legais e não incorrendo em qualquer atitude criminosa ou ilícita. Utilizar os incentivos fiscais, lacunas legais, entendimentos administrativos ou jurisprudenciais, possibilita que seja realizado um planejamento tributário consciente e que ajude na sustentabilidade da empresa.
Sua empresa está pagando imposto a mais?
Para que a revisão tributária possa ser realizada é preciso ter em mãos toda a documentação fiscal e contábil dos últimos 5 anos. Nesse momento, poder contar com o apoio de profissionais experientes pode fazer toda a diferença no resultado.
Através da análise minuciosa desses documentos, é possível verificar enquadramentos indevidos e impostos pagos a mais, recuperando as inconsistências em forma de créditos tributários. Essa saída oferece uma oportunidade significativa para reduzir a dívida fiscal da empresa e aumentar o fluxo de caixa.
O planejamento tributário está longe de ser um olhar afiado para a área fiscal, como a maioria pensa. Na realidade, ele é parte fundamental da estratégia de negócio das empresas, principalmente, para aquelas que buscam por melhores resultados.
Conhecer o melhor caminho para uma gestão fiscal eficiente é o diferencial dos gestores de sucesso. Aquele que estiver atento para conseguir evitar desvios, superar adversidades e usar os recursos da empresa de forma inteligente, conquista posições competitivas entre os melhores no mercado e consolida sua marca com solidez.
Jose Carlos Braga Monteiro
Detentor das empresas Studio Fiscal, Studio Law, Studio Corporate, Studio Brokers ,E-Fiscal, E-contábil e Studio Energy o Grupo Studio apresenta serviços corporativos inteligentes com uma expertise de mais de 20 anos. Presente em todo o território nacional através de seus franqueados e aliançados, o Grupo apresenta uma grande sinergia quanto aos seus modelos de negócio.
