O Trello é lugar de organização. Pode ser que você esteja super feliz com seus quadros e que eles deixem a sua a produtividade lá em cima. Mas, sempre existem formas de renovar e dar uma repaginada no seu espaço para ter mais fluidez e menos bagunça no trabalho — e na vida.
Por isso, reunimos 4 formas (e uma dica bônus💫)de como organizar o seu Trello e deixá-lo super refinado independente do quão corrida esteja a sua vida. Afinal, uma renovação agora é um investimento para o futuro e quem sabe o Trello não vira a sua casa para sempre?
1. Mantenha trabalho e vida pessoal em quadros separados
Tradicionalmente, o Trello permitia associar vários e-mails a uma mesma conta. Isso quer dizer que algumas pessoas têm o e-mail de trabalho e o e-mail pessoal conectados à mesma conta do Trello. No entanto, ao longo da última década, misturar informações pessoais e de trabalho se tornou uma prática que, geralmente, não se incentiva e que não é segura. Por exemplo, você não vai querer que algo importante e pessoal como aquele quadro sobre como começar a organizar seu casamento seja incluído no projeto do novo site da sua empresa!
Se a sua empresa tem uma assinatura Trello Business Class ou Enterprise, ela também tem medidas avançadas de segurança que permitem administrar as configurações das contas criadas com os e-mails corporativos. Por isso, quando seu e-mail pessoal e o e-mail de trabalho estão vinculados à mesma conta do Trello, a divisão entre trabalho e vida pessoal não fica clara.
E o que isso significa? Bem, pediremos que você confirme qual e-mail quer usar com a sua conta da Trello + Atlassian até 1º de junho de 2020. Esse deve ser um ajuste bem fácil e rápido de se fazer. Logo depois a sua conta voltará ao normal!
Ao confirmar o seu endereço de e-mail, você tem outro bônus. Se você usa outra outra ferramenta da Atlassian, como o Jira ou Confluence, agora terá apenas uma conta e um login para todas elas. Aqui no Trello, nós usamos o Confluence para organizar todos os nossos conteúdos e documentos mais longos, e depois vinculamos eles aos quadros usando o Power-Up do Confluence. Se você ainda não usa outras ferramentas Atlassian, mas gostaria testá-las, a Atlassian está oferecendo versões gratuitas!
Agora, se você que saber como usar o Trello de forma eficiente tanto para projetos de trabalho quanto para projetos pessoais, a gente recomenda que você tenha uma conta do Trello para cada — e mantenha os quadros que não são relacionados ao trabalho na sua conta pessoal.
Ao fazer isso, você minimiza um possível risco de perder acesso ao seu conteúdo pessoal caso você mude de emprego, por exemplo. O risco de perder acesso às informações é muito baixo. Mas, você não vai querer que um ex-empregador acesse seus quadros só porque o seu antigo e-mail de trabalho ainda está vinculado à sua conta do Trello, certo?
Criar uma nova conta não vai levar muito tempo, mas vai garantir que seus quadros fiquem super organizados e fáceis de usar. Este guia tem um passo-a-passo de como começar.
No app do Trello para celular, a gente incluiu uma funcionalidade que facilita a navegação entre sua conta pessoal e a de trabalho. Dessa forma, você não tem que entrar e sair das contas cada vez que quiser acessá-las. A gente também está criando uma forma mais robusta de passar de uma conta para outra tanto no celular quanto na web — está saindo do forno!
2. Mostre para as suas notificações quem é que manda!
Ping! Ding! Buzz!… Às vezes é difícil saber de qual aparelho ou aplicativo você está recebendo notificações, não é mesmo? Por isso, tire alguns minutos para configurar suas preferências no painel de notificações do Trello para ter sob controle, pelo menos, as notificações de atividade dos seus quadros.
Dentro do painel de notificações, que está no canto superior direito do quadro (procure pelo sininho vermelho), você pode fazer coisas como:
- Verificar as notificações quando for melhor para você. Para isso, marque as notificações como lidas ou não lidas para voltar a elas mais tarde, dependendo do que for mais importante naquele momento. Depois você pode optar por “Filtrar por não lidas” para voltar aos cartões que você marcou para ver mais tarde.
- Ajustar as datas de entrega e marcar um cartão como concluído sem ter que abri-lo no modo de visualização completa.
- Escolher parar de seguir um cartão especialmente barulhento direto da notificação, para evitar o excesso de atualizações.
Saiba mais sobre como configurar suas preferências denotificações do Trello. E veja também como gerenciar asnotificações do celular, tanto para iOS quanto Android.
3. Experimente usar vários quadros
É provável que você tenha inaugurado o seu Trello com apenas um quadro e o usou para diferentes finalidades. Talvez você tenha começado a gerenciar projetos, e depois passou a catalogar informações, até fazer a sua gestão de tarefas diárias. Embora pareça mais fácil unir todos esses usos em um só lugar, você pode acabar com um quadro gigante, que sai do seu controle por ter listas demais e organização de menos.
Em vez disso, uma das dicas de como organizar o Trello é dividir um fluxo de trabalho em vários quadros. Veja no diagrama abaixo como pode ficar essa divisão:
Entender como você pode conectar todos os seus quadros é a chave para aprender como usar o Trello de forma eficiente, mantendo todo o seu trabalho unido em diferentes fluxos. Este tutorial sobre workflow online fala mais sobre como organizar o Trello em cada um desses 3 fluxos de trabalho, incluindo informações sobre o Butler automatizador de tarefas do Trello e como funciona para que você mantenha tudo no lugar independente do que acontecer.
4. Para mentes avançadas, checklists avançados
Os checklists são uma das funcionalidades mais populares no Trello. Além de ser uma dica de como organizar o Trello em cada uma das suas tarefas ou cartões, existe uma psicologia do checklist que nos ajuda nas tarefas. Isso porque os checklists trazem a sensação de realização e felicidade à medida que progredimos. Se você ainda não usa os checklists para dividir seu trabalho em tarefas menores e mais fáceis, saiba que o passo número um para aprender como usar o Trello de forma eficiente é esse: adicionar os checklists aos seus cartões ✅.
Assim que você dominar essa parte, pode passar para a próxima etapa: os checklists avançados. Esses checklists estão incluídos nas assinaturas Trello Business Class (incluindo a versão teste de 14 dias) e permitem que você defina um membro do time e uma data de entrega para cada item do checklist. Ao criar um item, você adiciona rapidamente os membros e datas de entregas. Eles irão aparecer na sua visualização de Calendário e também na aba Seus Itens na sua tela inicial do Trello.
Bônus: se algum item do checklist se rebelar e começar a ter várias subtarefas, você pode facilmente convertê-lo em um cartão. Nesse caso, o membro e as informações de data de entrega daquele item serão encaminhados ao novo cartão. A melhor parte disso tudo é que os itens de checklist com datas de entrega irão aparecer na sua visualização de Calendário! Para você diferenciar um cartão de um item de checklist, há uma diferença de estilo. Veja:
Saiba mais sobre os Checklists Avançados aqui, incluindo depoimentos de usuários do Trello sobre como eles usam as funcionalidades e geram valor para o seu trabalho.
Dica Bônus: não tenha medo de Arquivar
Se seus quadros estão um pouco amontoados, bagunçados e você quer começar do zero, que tal fazer isso mesmo? O nosso bônus das dicas sobre Trello é a funcionalidade “Arquivar”, que está disponível em todos os cartões e quadros do Trello. A melhor parte é essa aqui: ao contrário da função “Deletar”, que elimina qualquer vestígio do cartão ou do quadro, ao Arquivar você simplesmente guarda aquela informação na sua conta como se fosse um armário secreto onde você esconde suas informações – mas pode acessá-las quando quiser. Você pode reativar qualquer cartão ou quadro arquivado a qualquer momento. Por isso, essa é uma ótima forma de como organizar o Trello e fazer aquela limpeza geral sem consequências permanentes.
Seu arquivo do Trello vai ficar muito, mas muito mais organizado do que isso, além de manter todo esse amontoado escondido da galera.
Você pode, inclusive, automatizar o processo de resgate de cartões com o Power-Up de Soneca de cartão. Quando você o ativa no seu quadro, pode selecionar um dia e hora e colocar o cartão para “tirar uma soneca” enviando-o para os arquivos do quadro. No dia e hora selecionados, o seu cartão será reavivado e voltará a aparecer no seu quadro para que você lide com ele de uma vez por todas!
Como usar o Trello de forma eficiente?
O Trello tem muitas funcionalidades e opções para se explorar e personalizar de acordo com a sua vontade e necessidades de produção. Esses são alguns passos fundamentais de como organizar o Trello para todos os próximos quadros que você criar.
Você tem alguma dica de organização? Compartilhe com a gente no Twitter @trello as suas melhores dicas sobre Trello!
Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Siga-nos no Twitter (@trello)!
Leia mais:Exemplos do Trello para montar quadros altamente eficazes
