As barreiras de projetos mais comuns e como eliminá-las

Imagine o seguinte: você concluiu um projeto e, poucos dias antes do lançamento, uma nova parte interessada entra em cena em uma reunião final do projeto. Você sabe onde essa situação vai dar porque já passou por ela antes. Ela não gosta da direção, então você retorna para a mesa de trabalho.

Há diferentes tipos de barreiras de projeto.

Seja qual for a causa, todas elas têm o mesmo efeito negativo e potencialmente arriscado: um atraso ou parada total da entrega.

Qual é o problema de atrasar a entrega?

Sua organização foi construída sobre uma reputação de ser consistente, pontual, confiável e segura. Se os cronogramas costumam atrasar, de que adianta ter prazos para as entregas do projeto ou verificações de progresso com times e departamentos? Como essa barreira vai afetar os cronogramas do projeto subsequente e as operações de regulamentação? Como as partes interessadas externas, como clientes e parceiros que receberam a promessa de uma entrega em uma data específica, vão reagir?

As barreiras de projetos podem atrasar o seu andamento adequado. Porém, existem técnicas de gerenciamento de problemas para lidar com eles.

Para entregar o trabalho no prazo, você deve conhecer bem as barreiras e impedimentos do seu projeto. É como o ditado “mantenha seus amigos por perto, mas mantenha seus inimigos mais perto ainda”. Conheça as barreiras, entenda o que as desencadeia, por que elas continuam surgindo e como podem ser eliminadas (ou pelo menos evitadas).

Hoje, você vai aprender:

• A diferença entre uma barreira de projeto e um impedimento.
• Como sinalizar e priorizar barreiras a fim de eliminar, evitar, gerenciar ou ignorar.
• Os 5 porquês por trás das barreiras de projeto.
• As barreiras de projeto (e os impedimentos) mais comuns e como podem ser eliminados.

A diferença entre uma barreira de projeto e um impedimento

O trabalho bloqueado não pode ser realizado até que a barreira seja removida

Uma barreira literalmente obstrui o seu caminho a seguir.

A causa pode ser de uma circunstância imprevista ou um evento previsível — e vir de fontes externas e/ou internas. Elas estão na maioria das vezes fora do controle do time ou do departamento.

Alguns exemplos incluem falhas de tecnologia, a incapacidade de obter um acordo de licenciamento de um terceiro, problemas de entrega de produto, uma mudança no financiamento do projeto ou um corte total na direção do projeto.

O trabalho bloqueado não pode avançar até que essa etapa seja concluída, corrigida, removida ou contornada. O desafio aqui é que o trabalho bloqueado ainda precisa ser feito.

Impedimentos de projeto diminuem seu andamento

Um impedimento, por outro lado, é algo que retarda ou atrapalha o andamento do projeto. Pode ser na forma de muitas interrupções, muito trabalho em andamento, falta de informações ou falta de comunicação adequada e relatórios completos.

Por exemplo, se alguém está no limite de sua capacidade, suas tarefas se acumulam em uma fila de trabalho em andamento. Não é nada que não possa ser corrigido com um gerenciador de tarefas incrível ou paciência à moda antiga (se você tiver tempo para esperar).

Impedimentos podem desacelerar o ritmo ou atrapalhar o time, mas contanto que as tarefas não sejam de alta prioridade, tenham um prazo rígido ou parte da base de um projeto, a ameaça não é catastrófica.

No entanto, se são tarefas fundamentais, os impedimentos podem se transformar em barreiras do projeto. Por exemplo, se houver muitas tarefas de alta prioridade no prato de uma pessoa ou se ela não puder iniciar o trabalho do projeto porque faltam informações no briefing, seu caminho a seguir vai ser bloqueado.

Como identificar os impedimentos e as barreiras de projetos

O primeiro passo para eliminar e evitar as barreiras e impedimentos do projeto é dar nome aos bois. É provável que você encontre as mesmas barreiras e impedimentos de projeto várias vezes. Portanto, comece pela localização, pela nomeação e pelo monitoramento deles.

Dê uma olhada no fluxo de trabalho, no cronograma e na lista de tarefas do seu projeto — e de qualquer pessoa que esteja trabalhando no projeto. Verifique com os membros do time o que está em sua fila de trabalho em andamento. Ferramentas de visualização de dados como o Trello ajudam a ver com facilidade quais tarefas estão atrasadas ou bloqueadas.

Marque, nomeie, rastreie e priorize as barreiras e os impedimentos.

Como priorizar a resolução de barreiras e impedimentos de projetos

Faça uma lista de inimigos do projeto e comece a estabelecer prioridades fazendo as seguintes perguntas:

• • Tempo: Por quanto tempo a barreira atrasou o progresso?
    • Ela causou erros de projeto que o pararam por completo?
  • Controle: Quais barreiras e impedimentos estão sob seu controle? Quais não estão?
    • Quanto controle você ainda vai ter sobre o andamento do projeto se acontecer de novo?

• Correção: A barreira ou o impedimento do projeto pode ser corrigido?

• • Em caso afirmativo, a correção vai ser simples ou complexa? Quem vai ser necessário?
• Custo: Qual é o custo para corrigir a barreira? Qual é o custo do atraso? Quais são os custos imprevistos dessa barreira além do dinheiro?

Faça uma lista de prioridades de barreiras e impedimentos potenciais e atuais com base em suas respostas. A partir daí, decida quais barreiras e impedimentos devem ser eliminados, evitados, gerenciados ou ignorados para levar seu projeto adiante com sucesso.

Gerenciamento de problemas: os 5 fatores por trás das barreiras de projetos

Você sabe que tem uma barreira ou algo que está retardando seu progresso. Você o nomeou, rastreou e priorizou com base no esforço ou no custo de superar a situação.

Mas você sabe por que ela continua surgindo?

Sim, muitas barreiras estão fora de seu controle — mas para cada problema fora de seu controle, pode haver uma solução sob seu controle. Da mesma forma, as barreiras estão na maioria das vezes sob seu controle, contanto que você chegue à causa raiz do porquê elas estão acontecendo (e o motivo para continuarem surgindo).

A análise dos 5 porquês é simples na teoria, mas mais desafiador na prática: pergunte e responda por que cinco vezes em relação ao desafio que você está enfrentando. Veja um exemplo:

O desafio: as partes interessadas interrompem o projeto logo antes do lançamento.

• Por quê? Porque uma nova parte interessada é trazida no último minuto e não gosta da direção que estamos tomando.

• Por quê? Porque eles não gostam ou não entendem o propósito do projeto.

• Por quê? Porque eles não estavam nas reuniões de lançamento originais ou em qualquer uma das reuniões de feedback subsequentes.

• Por quê? Porque eles têm seus próprios objetivos de departamento e projetos em andamento.

• Por quê? Porque os times e os objetivos não estão alinhados.

Este é apenas um exemplo, mas você pode ver que para cada barreira de projeto fora de seu controle, pode haver um problema maior e uma possível solução escondida nele. O alinhamento de objetivos está sob seu controle. Um projeto inteiro ser colocado em segundo plano por um executivo pode não estar.

Veja mais alguns exemplos de tipos de barreiras e impedimentos de projeto e como podem ser eliminados.

Conheça os tipos de impedimentos e barreiras de projetos e como eliminá-los

1. Barreiras de pessoas

Há diferentes tipos de barreiras de projeto, que podem incluir pessoas também, como você viu no exemplo acima.

As pessoas podem querer proteger ideias, projetos, times, departamentos ou mesmo a trajetória de carreira (ou território) e podem barrar seu caminho de forma consciente ou não. Elas também podem querer manter as coisas como estão ou limitar a quantidade de trabalho e os recursos extras que seu projeto pode exigir para elas e o time. Algumas pessoas resistem à mudança. No espectro oposto, elas podem se envolver por razões de status, mas às vezes há pessoas demais em um projeto só.

Considere o que é melhor para as pessoas em comparação com o projeto ou o objetivo. Decida quem é absolutamente necessário para concluir e aprovar um projeto e comece por aí.

2. Dependências e ciclos de feedback

Projetos que dependem de muitas pessoas, outros times, departamentos, organizações e terceiros podem ter mais (ou outras) barreiras do que times menores e ágeis. Considere quais tarefas precisam de ciclos de feedback mais longos com mais partes interessadas. Se necessário, reserve um tempo extra para a revisão.

Além disso, quais tarefas dependem de outras pessoas para serem realizadas antes que possam ser concluídas? Quais tarefas são independentes de outras etapas?

Ao definir as prioridades e o cronograma das entregas de um projeto, use uma ferramenta de modelagem de projeto para ajudar a descobrir a melhor ordem para prosseguir. O método de caminho crítico (CPM) é um recurso para criar um plano de projeto passo a passo com base nas dependências.

3. Gerenciamento de tarefas

Na maioria das vezes, os problemas de gerenciamento de tarefas são impedimentos que retardam o andamento do projeto, mas não o interrompem por completo. Como já mencionado, é o caso apenas se não forem tarefas de alta prioridade, fundamentais ou de dependência.

Podem surgir problemas de gerenciamento de tarefas se um membro do time ou todo o time tiver muito trabalho em andamento, estiver realizando várias tarefas ao mesmo tempo, alternando tarefas ou alterando prioridades com frequência.

A solução aqui é se concentrar em desobstruir a carga de trabalho, em vez de criar mais trabalho. Para membros individuais do time, pode ser preciso reconhecer suas próprias barreiras — como a troca de tarefas — ou ser responsabilizados por alguém. As ferramentas de gerenciamento de tarefas são essenciais para ajudar os membros do time e os projetos a se manterem no caminho certo, na tarefa e no prazo.

4. Gerenciamento do tempo

Assim como os impedimentos de gerenciamento de tarefas, os problemas de gerenciamento de tempo podem se transformar em barreiras de projeto em grande escala. Alguns exemplos clássicos de problemas de gerenciamento de tempo são muitas reuniões e distrações ou a falta de capacidade de foco devido ao esgotamento e muita coisa acontecendo. Não deixar tempo suficiente para revisar ou para testes e ciclos de feedback são outros impedimentos e possíveis barreiras.

Este é um problema de gerenciamento de projetos que, se detectado com antecedência, pode ser previsto e evitado ao ajustar prazos, terceirizar tarefas ou remover produtos desnecessários.

5. Problemas de comunicação

A comunicação deficiente pode ser um impedimento ou uma barreira que surge com frequência para o time. Falta de informação para iniciar um projeto ou tarefa e requisitos pouco claros são barreiras de comunicação clássicas.

Administre os problemas de comunicação do time para que o processo criativo — e o trabalho em andamento — possa fluir com facilidade. Se não for controlada, a comunicação ineficaz pode causar problemas entre os membros do time e os departamentos e provocar improdutividade, infelicidade, angústia e desinteresse. Faça verificações regulares com os membros do time e esteja atento a tendências emergentes em questões de comunicação para que elas sejam eliminadas desde o início.

6. Problemas técnicos

Por último, mas certamente não menos importante, estão as barreiras técnicas. Embora possam ser meros impedimentos que atrasam um projeto, muitos deles acontecem devido a circunstâncias imprevistas e podem ser complexos e caros de corrigir.

Alguns exemplos incluem cargas de servidor sobrecarregadas, problemas de ambiente técnico, débito técnico, falhas ou erros do sistema, tempos de inatividade de tecnologia e ferramentas desconhecidas ou nova tecnologia. Quando se trata de problemas técnicos relacionados ao seu projeto, é melhor planejar com antecedência.

Faça o gerenciamento de problemas: reveja os problemas recorrentes, faça uma lista dos possíveis problemas técnicos que podem surgir, estabeleça prioridades e encontre soluções antes que eles apareçam. Dessa forma, se e quando o fizerem, você vai estar a um passo mais perto de remover, evitar, gerenciar ou ignorar a barreira ou o impedimento.

Como ir além das barreiras dos projetos

Para concluir, para todos essas barreiras e impedimentos do projeto, pergunte-se os cinco porquês e chegue à causa raiz do problema para tentar encontrar a solução. Essa pode ser a chave para desobstruir projetos agora e no futuro.