A tecnologia mudou (leia-se: ficou muito melhor!). Por ela estar mais simplificada, agora o trabalho home office não é apenas viável, mas muitas vezes preferível — e, em alguns casos, necessário. Quem trabalha remoto geralmente concorda que um fator determinante para a produtividade vem do uso de boas ferramentas para home office. E não, o micro-ondas não é uma delas.
Com o aumento do uso de celulares, dos empregos remotos e de projetos digitais, os apps e ferramentas para trabalho remoto também evoluíram como forma de apoiar essa cenário. Escolher as melhores ferramentas para home office tem muito a ver com o contexto da comunicação no ambiente de trabalho. Com centenas de opções de software disponíveis, conhecê-los é importante para seu trabalho home office, mas pode ser bem desgastante.
Tanto para as equipes veteranas no trabalho remoto, quanto para os calouros do home office, o segredo é ter 1 ferramenta de cada uma das seguintes categorias:
As ferramentas para home office que você e sua equipe precisam
Profissionais remotos de primeira viagem estão se dando conta de que se adaptar ao trabalho fora de um escritório tradicional não é simplesmente se jogar no sofá com o notebook no colo. Para dar o seu melhor no trabalho, é preciso comunicação constante, processos e um forte conjunto de ferramentas para trabalho remoto.
Aqui estão as ferramentas para home office que você e o seu time precisam para serem eficientes e produtivos:
Google Docs para receber feedback
Quando: você escreve um plano de projeto brilhante e precisa dos comentários da sua equipe colaborativa.
Por que: dentro do Google Docs, as equipes podem se comunicar em tempo real e com quantas pessoas for necessário. O Google Docs oferece templates estilosos, edição inteligente e ferramentas para trabalho em equipe que facilitam a criação, edição e finalização de documentos. Eles também oferecem acesso remoto, então os usuários podem editar os arquivos de qualquer lugar (mesmo quando não há conexão de internet!).
Confluence para organizar seu arquivos digitais
Quando: sua equipe remota precisa de um espaço digital de trabalho organizado e confiável.
Por que: com o Confluence você pode fazer a gestão do conhecimento e a organização de documentos em um só lugar. Oferecendo desde notas de reunião acionáveis até planos de projeto inspiradores, as equipes remotas têm um espaço de trabalho flexível para dar início à colaboração. O Confluence também serve como um ótimo espaço para compartilhar anúncios da empresa, atualizações e fortalecer a cultura organizacional — uma parte essencial para o sucesso de uma equipe remota.
Slack para comunicação rápida
Quando: para dar aquele update rápido, fazer uma pergunta ou quando tiver vontade de compartilhar aquele meme fofo de hipopótamo que você viu no feed do Instagram.
Por que: o chat do Slack é uma experiência efêmera. Ao oferecer a opção de criarvários canais, seu time pode manter conversas separadas sobre cada projeto, departamento ou outro assunto relacionado a trabalho. As pessoas podem responder a qualquer momento que checarem o chat, o que o torna menos perturbador que uma chamada por vídeo e mais fácil de visualizar do que um e-mail.
Como muitos times remotos estão distribuídos em vários fusos horários, é importante respeitar o horário de trabalho de cada pessoa. A extensão Slack Team Time Zone (para planos PRO), é uma valiosa ferramenta para home office, pois cria visualizações e atualizações simples para quem está nas primeiras horas de trabalho e para quem ainda está em sono profundo. Ninguém quer receber uma notificação de trabalho às 3h da manhã — seria um “pesadelo”. 😛
Zoom para discussões aprofundadas
Quando: você precisa detalhar um processo, um problema, fazer um brainstorming por vídeo, ou compartilhar a tela em tempo real.
Por que: ter conversas cara a cara (mesmo que por vídeo) é uma das principais dicas de home office, pois essa é a melhor forma de entender o tom da pessoa, suas explicações e reações a ideias mais complexas. Muitas equipes remotas perdem as conexões presenciais que os escritórios geram, mas o Zoom oferece um espaço para que os membros do time conversem sobre seus planos para o fim de semana e trabalhem juntos em projetos de profundidade. Além disso, as pessoas se sentem mais conectadas, mesmo estando a centenas ou milhares de quilômetros de distância.
Dropbox para compartilhamento seguro
Quando: para enviar arquivos e apresentações de maneira segura.
Por que: diga adeus aos pendrives! O Dropbox simplifica o envio seguro de documentos a qualquer pessoa e o trabalho em equipe nos arquivos que você compartilha. Ele é o lugar para seu time organizar todos os arquivos, conteúdos e atalhos para a web. Assim, vocês passam menos tempo procurando pela última versão daquele documento do projeto e mais tempo concentrados em realmente executar o projeto.
InVision para trabalho em equipe
Quando: você precisa de feedback em uma especificação de design, em uma captura de tela ou em um novo fluxo de produto.
Por que: o InVision simplifica o ajuste dos detalhes. Por ser de natureza colaborativa, ele ajuda os times de design a trabalharem juntos para criar verdadeiras obras-primas! Os comentários podem ser escritos no próprio protótipo, permitindo um feedback perfeito e em tempo real. Algumas funcionalidades divertidas incluem múltiplas visualizações do mesmo projeto, feedback em tempo real, quadro branco digital para brainstorming, sincronização, apresentação e compartilhamento de tela.
Trello para conectar todos os apps
Quando: diferentes times estão trabalhando no mesmo projeto em apps diferentes e precisam de uma ferramenta de gerenciamento de projetos para fazer um acompanhamento completo.
Por que: manter projetos atualizados envolve muitas coordenação. O Trello entra em jogo para consolidar, organizar, integrar e permitir a colaboração no trabalho em equipe para todas as pessoas e nos projetos mais importantes. Times remotos consideram o Trello uma das suas ferramentas para home office preferidas, porque eles podem manter a comunicação em um só lugar, tirando de campo aquela cadeia enorme e irritante de e-mails.
Integrações mágicas chamadas de Power-Ups dão aos usuários habilidades incríveis como a visualização de calendários, campos personalizados e conexão de apps como Slack, Google Drive, Dropbox, InVision, Zapier.
Zapier para automatizar processos
Quando: você se pega fazendo coisas tarefas chatas e precisa automatizar tarefas repetitivas.
Por que: quem trabalha remoto tem que ter um cuidado extra com a sua gestão de tempo, e a gente pode concordar que atualizar manualmente tarefas recorrentes não é um bom uso do tempo. Zapier conecta seus apps favoritos e automatiza os fluxos de trabalho, deixando mais tempo para que você se concentre no deep work e tenha produtividade no home office. O Zapier elimina o erro humano e aquele velho esquecimento.
Headspace para relaxar
Quando: você precisa de um descanso.
Por que: se o seu local de trabalho é a sala de estar, pode ser difícil desconectar completamente depois de um longo dia de reuniões e prazos a cumprir. O Headspace é um aplicativo de meditação e vida saudável que tem o objetivo de reduzir o estresse, melhorar a atenção e evitar que se tenha um burnout. É importante se afastar do trabalho e descansar, principalmente se você trabalha de casa.
Inclua esses apps ao seu kit de ferramentas para trabalho remoto
Ao navegar pelo mundo do trabalho remoto, é importante relembrar o seguinte. Só porque o seu time não está no mesmo lugar, não quer dizer que vocês não possam estar alinhados. Use essas ferramentas para home office para gerenciar você, seu time, seus projetos e reze para que você possa dizer adeus para sempre às ferramentas sem graça daquele escritório empoeirado!
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