Cadastro de colaboradores: como a tecnologia pode ajudar?

O cadastro de colaboradores é uma das tarefas gerenciais mais importantes do RH (Recursos Humanos), pois reúne os principais dados dos profissionais de uma organização. Tais informações servem de base para a elaboração de documentos essenciais, e podem ainda facilitar as tarefas de outros setores como o financeiro e o contábil.

Por meio de ferramentas digitais e suas diversas funcionalidades, o setor de RH otimiza o processo de cadastro de colaboradores. Com elas, suas atividades operacionais e gerenciais são automatizadas, oferecendo ao processo mais agilidade, proteção informacional, capacidade de armazenamento superior, redução da incidência de erros manuais, quebra da burocracia, dentre outros.

Para exemplificar melhor a importância desse suporte tecnológico para o cadastro de colaboradores, separamos vantagens que vão te convencer. Acompanhe o post e confira todas!

Para que serve o cadastro de colaboradores?

O cadastro de colaboradores é um documento que centraliza as informações mais importantes de todos os colaboradores de uma organização, e é gerada e administrada pelo RH.

Departamentos como o de contabilidade e o financeiro também fazem uso desse mesmo banco de dados para atividades individuais e inter-relacionadas, tais como o processo admissional, demissional, cálculo de benefícios, rescisão, consulta do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), dentre outros. 

Por isso, o armazenamento dessas informações deve ser feito de forma cautelosa, organizada, metódica, segura e funcional. Essa consulta compartilhada entre os setores garante o alinhamento informacional, diminuindo a incidência de erros e o retrabalho.

Que tipo de informações o cadastro de colaboradores possui?

Segundo o artigo 41 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), alguns dados devem obrigatoriamente estar presentes na ficha admissional para o cadastro de colaboradores novos. Confira a seguir os principais:

  • nome;
  • data de nascimento;
  • naturalidade e nacionalidade;
  • CPF (Cadastro de pessoas físicas);
  • RG (Registro Geral)/Cédula de Identidade;
  • estado civil;
  • certificado de reservista;
  • título eleitoral;
  • endereço;
  • telefone;
  • fotografia;
  • número do PIS (Programa de Integração Social);
  • número do PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público);
  • número e série da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
  • formação;
  • cargo e função;
  • data de admissão;
  • jornada de trabalho;
  • remuneração salarial;
  • benefícios;
  • férias;
  • plano de carreira;
  • encargos sociais;
  • acidente de trabalho ou doenças profissionais.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão do cadastro de colaboradores?

A tecnologia otimiza o gerenciamento das informações do cadastro de colaboradores desde a sua coleta. 

Por meio de recursos digitais, como softwares especializados em gestão de Recursos Humanos, todos os documentos necessários para a sistematização chegam digitalizados e são arquivados em nuvem numa plataforma on-line. Ou seja, desde o processo admissional, a tecnologia aprimora as atividades operacionais.

Esses recursos oferecem a potencialização da capacidade de armazenamento, a eliminação da necessidade de um espaço físico para estocagem, a garantia da qualidade e legibilidade dos documentos, a preservação e segurança dos documentos, a conferência da legitimidade das informações e a facilitação da busca por documentos específicos. A implementação dessas tecnologias só traz benefícios para as atividades práticas e estratégicas do setor. 

Quais são as vantagens da automatização do cadastro de colaboradores?

Confira a seguir mais vantagens que a tecnologia pode oferecer, automatizando o gerenciamento do cadastro de colaboradores.

Otimização dos processos

Algumas ferramentas tecnológicas trazem funcionalidades que simplificam e agilizam processos do departamento de RH, tais como a pesquisa por informações individuais de determinados colaboradores. Em poucos cliques, qualquer dado pode ser consultado.

O tempo de trabalho pode ser usado de forma mais proveitosa, com atividades mais estratégicas, tais como a gestão de pessoas, planejamento e treinamentos de capacitação.

Além disso, o compartilhamento de informações com outros setores envolvidos é facilitado, integrando melhor as equipes e potencializando a comunicação.

Redução de erros manuais

Atividades manuais e repetitivas, principalmente, como preencher planilhas e copiar dados têm grandes chances de gerar erros.

Seja pelo cansaço ou falta de atenção, um colaborador pode confundir informações e provocar grandes problemas para a empresa, inclusive de cunho financeiro e legal.

Tecnologias desenvolvidas especialmente para o setor oferece a automatização de grande parte dessas atividades suscetíveis ao erro, diminuindo a sua incidência. Por isso, a garantia de excelência da gestão informacional é integral.

Segurança informacional

A digitalização dos documentos é uma medida de segurança contra danos e perdas, frequentes no arquivamento do material físico. As fichas automatizadas de cadastro de colaboradores armazenam os documentos digitalizados em nuvem, recebem proteção de diversos programas de defesa digital e ainda passam por backups constantemente, para garantir que imprevistos não comprometam a segurança informacional.

Além disso, os arquivos são facilmente atualizáveis. Para substituir um documento basta excluir o antigo e importar o novo. Os dados são mantidos em dia de forma prática e organizada.

Diminuição de custos

A tecnologia ainda impacta financeiramente a organização, porque a automatização do cadastro de colaboradores elimina gastos com a impressão de documento e prejuízos de tempo com processos burocráticos.

Ademais, o processo ganha velocidade na montagem da sua estrutura lógica e na organização de todos os dados, dando condições para otimizar o rendimento da equipe

Influência na gestão de pessoas

Outra vantagem da tecnologia é a sua influência na gestão de pessoas. Um grande diferencial de empresas que adotam recursos digitais para sistematizar dados cadastrais são as facilidades que eles trazem para a rotina.

Alguns exemplos simples são os lembretes de aniversário, a lembrança de uma ocasião especial como a contratação, uma conquista profissional como uma promoção, aviso de férias chegando, dentre outros. Esses cuidados fazem toda diferença no relacionamento com a força de trabalho da organização. 

O setor de RH pode promover ações que estimulem o envolvimento com os colaboradores, aumentem a sua satisfação e desenvolvam ainda mais o sentimento de pertencimento à instituição. A organização ganha pontos com o respeito e a motivação dos funcionários.

Além dos ganhos operacionais, essas ferramentas tecnológicas dão confiança e resguardo ao profissional de Recursos Humanos, pois promovem condições para que o seu potencial estratégico e hábil seja estimulado e explorado. Com isso, novas ideias para potencializar a gestão, definitivamente, ganham vida.

Por isso, é tão necessário e importante adotar tecnologias que ofereçam funcionalidades para otimizar a gestão do cadastro de colaboradores.  Mais do que organização geral, esses recursos dão novas perspectivas.

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Fonte:Xerpa

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