O cadastro de colaboradores é uma das tarefas gerenciais mais importantes do RH (Recursos Humanos), pois reúne os principais dados dos profissionais de uma organização. Tais informações servem de base para a elaboração de documentos essenciais, e podem ainda facilitar as tarefas de outros setores como o financeiro e o contábil.
Por meio de ferramentas digitais e suas diversas funcionalidades, o setor de RH otimiza o processo de cadastro de colaboradores. Com elas, suas atividades operacionais e gerenciais são automatizadas, oferecendo ao processo mais agilidade, proteção informacional, capacidade de armazenamento superior, redução da incidência de erros manuais, quebra da burocracia, dentre outros.
Para exemplificar melhor a importância desse suporte tecnológico para o cadastro de colaboradores, separamos vantagens que vão te convencer. Acompanhe o post e confira todas!
Para que serve o cadastro de colaboradores?
O cadastro de colaboradores é um documento que centraliza as informações mais importantes de todos os colaboradores de uma organização, e é gerada e administrada pelo RH.
Departamentos como o de contabilidade e o financeiro também fazem uso desse mesmo banco de dados para atividades individuais e inter-relacionadas, tais como o processo admissional, demissional, cálculo de benefícios, rescisão, consulta do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), dentre outros.
Por isso, o armazenamento dessas informações deve ser feito de forma cautelosa, organizada, metódica, segura e funcional. Essa consulta compartilhada entre os setores garante o alinhamento informacional, diminuindo a incidência de erros e o retrabalho.
Que tipo de informações o cadastro de colaboradores possui?
Segundo o artigo 41 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), alguns dados devem obrigatoriamente estar presentes na ficha admissional para o cadastro de colaboradores novos. Confira a seguir os principais:
- nome;
- data de nascimento;
- naturalidade e nacionalidade;
- CPF (Cadastro de pessoas físicas);
- RG (Registro Geral)/Cédula de Identidade;
- estado civil;
- certificado de reservista;
- título eleitoral;
- endereço;
- telefone;
- fotografia;
- número do PIS (Programa de Integração Social);
- número do PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público);
- número e série da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
- formação;
- cargo e função;
- data de admissão;
- jornada de trabalho;
- remuneração salarial;
- benefícios;
- férias;
- plano de carreira;
- encargos sociais;
- acidente de trabalho ou doenças profissionais.
Como a tecnologia pode ajudar na gestão do cadastro de colaboradores?
A tecnologia otimiza o gerenciamento das informações do cadastro de colaboradores desde a sua coleta.
Por meio de recursos digitais, como softwares especializados em gestão de Recursos Humanos, todos os documentos necessários para a sistematização chegam digitalizados e são arquivados em nuvem numa plataforma on-line. Ou seja, desde o processo admissional, a tecnologia aprimora as atividades operacionais.
Esses recursos oferecem a potencialização da capacidade de armazenamento, a eliminação da necessidade de um espaço físico para estocagem, a garantia da qualidade e legibilidade dos documentos, a preservação e segurança dos documentos, a conferência da legitimidade das informações e a facilitação da busca por documentos específicos. A implementação dessas tecnologias só traz benefícios para as atividades práticas e estratégicas do setor.
Quais são as vantagens da automatização do cadastro de colaboradores?
Confira a seguir mais vantagens que a tecnologia pode oferecer, automatizando o gerenciamento do cadastro de colaboradores.
Otimização dos processos
Algumas ferramentas tecnológicas trazem funcionalidades que simplificam e agilizam processos do departamento de RH, tais como a pesquisa por informações individuais de determinados colaboradores. Em poucos cliques, qualquer dado pode ser consultado.
O tempo de trabalho pode ser usado de forma mais proveitosa, com atividades mais estratégicas, tais como a gestão de pessoas, planejamento e treinamentos de capacitação.
Além disso, o compartilhamento de informações com outros setores envolvidos é facilitado, integrando melhor as equipes e potencializando a comunicação.
Redução de erros manuais
Atividades manuais e repetitivas, principalmente, como preencher planilhas e copiar dados têm grandes chances de gerar erros.
Seja pelo cansaço ou falta de atenção, um colaborador pode confundir informações e provocar grandes problemas para a empresa, inclusive de cunho financeiro e legal.
Tecnologias desenvolvidas especialmente para o setor oferece a automatização de grande parte dessas atividades suscetíveis ao erro, diminuindo a sua incidência. Por isso, a garantia de excelência da gestão informacional é integral.
Segurança informacional
A digitalização dos documentos é uma medida de segurança contra danos e perdas, frequentes no arquivamento do material físico. As fichas automatizadas de cadastro de colaboradores armazenam os documentos digitalizados em nuvem, recebem proteção de diversos programas de defesa digital e ainda passam por backups constantemente, para garantir que imprevistos não comprometam a segurança informacional.
Além disso, os arquivos são facilmente atualizáveis. Para substituir um documento basta excluir o antigo e importar o novo. Os dados são mantidos em dia de forma prática e organizada.
Diminuição de custos
A tecnologia ainda impacta financeiramente a organização, porque a automatização do cadastro de colaboradores elimina gastos com a impressão de documento e prejuízos de tempo com processos burocráticos.
Ademais, o processo ganha velocidade na montagem da sua estrutura lógica e na organização de todos os dados, dando condições para otimizar o rendimento da equipe.
Influência na gestão de pessoas
Outra vantagem da tecnologia é a sua influência na gestão de pessoas. Um grande diferencial de empresas que adotam recursos digitais para sistematizar dados cadastrais são as facilidades que eles trazem para a rotina.
Alguns exemplos simples são os lembretes de aniversário, a lembrança de uma ocasião especial como a contratação, uma conquista profissional como uma promoção, aviso de férias chegando, dentre outros. Esses cuidados fazem toda diferença no relacionamento com a força de trabalho da organização.
O setor de RH pode promover ações que estimulem o envolvimento com os colaboradores, aumentem a sua satisfação e desenvolvam ainda mais o sentimento de pertencimento à instituição. A organização ganha pontos com o respeito e a motivação dos funcionários.
Além dos ganhos operacionais, essas ferramentas tecnológicas dão confiança e resguardo ao profissional de Recursos Humanos, pois promovem condições para que o seu potencial estratégico e hábil seja estimulado e explorado. Com isso, novas ideias para potencializar a gestão, definitivamente, ganham vida.
Por isso, é tão necessário e importante adotar tecnologias que ofereçam funcionalidades para otimizar a gestão do cadastro de colaboradores. Mais do que organização geral, esses recursos dão novas perspectivas.
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