O cartão corporativo para empresas é uma das principais estratégias para simplificar o controle de despesas nas organizações. Além de facilitar a vida do usuário, ele pode ser uma ferramenta importantíssima para o controle orçamentário do negócio, se usado corretamente.
Mas será que vale mesmo a pena aderir ao cartão corporativo? Para responder a esta pergunta, explicamos neste post tudo o que você precisa saber sobre o recurso, desde o conceito até as regras para sua utilização. Se interessou? Confira a seguir!
O que é o cartão corporativo para empresas?
Cartão corporativo para empresas é um cartão de crédito/débito destinado a despesas organizacionais. Assim como os cartões para pessoas físicas, ele possui taxas e limites, que variam de acordo com o banco escolhido e o faturamento da empresa.
Qualquer empresa pode contar com esse tipo de cartão, independentemente do porte, segmento ou faturamento. Ele pode ser usado para cobrir diversos tipos de gastos, como compras para o escritório, reposição de estoque, almoços com clientes e despesas de em viagens a trabalho.
Cada empresa tem suas normas para o uso do cartão, que devem ser devidamente respeitadas por todos os que têm direito ao benefício. A forma de pagamento também varia. Na maioria das vezes, a empresa é cobrada em uma única fatura no final do mês, embora haja casos em que cada usuário recebe a sua própria fatura.
Quais são as vantagens do cartão corporativo?
O cartão corporativo para empresas traz grandes vantagens para a organização financeira do negócio. Conheça abaixo algumas delas.
Separar as contas pessoais das corporativas
Muitos executivos, sobretudo em empresas de pequeno porte, ainda cometem o erro de usar o cartão pessoal para pagar despesas profissionais. Isso leva a uma enorme desorganização no orçamento corporativo, o que faz com que o controle do fluxo de caixa e a saúde financeira do negócio saiam prejudicados.
Com o cartão corporativo, as faturas são separadas, garantindo muito mais controle sobre os gastos empresariais. Além disso, o benefício evita que os membros da organização precisem usar dinheiro do próprio bolso para arcar com despesas corporativas.
Centralização das contas
A gestão financeira do negócio já não é uma tarefa fácil, e pode se complicar ainda mais se os gastos estiverem espalhados entre diversas contas e cartões de crédito.
O cartão corporativo para empresas evita esse problema, centralizando as despesas e facilitando a vida dos executivos. Assim como nos cartões pessoais, é possível acompanhar a fatura pela internet, com total segurança e comodidade.
Além disso, é a melhor forma de evitar enganos e diferenças entre o que foi pago e o que foi registrado nos controles da empresa.
Facilita os gastos em viagens a trabalho
Uma das maiores vantagens do cartão corporativo para empresas é a facilidade nos gastos de viagens a trabalho, como alimentação, transporte e hospedagem.
Quem já trabalhou com reembolsos sabe como o processo é burocrático: além de guardar as notas e aprovar as despesas com o departamento financeiro, a espera para receber o dinheiro de volta pode levar até um mês.
Com o cartão corporativo, a empresa elimina uma etapa: ao invés de a pessoa pagar as despesas da viagem por conta própria e pedir reembolso, ele já realiza os gastos direto com a conta da empresa, precisando apenas justificar as despesas.
Melhoria do planejamento financeiro
Um bom planejamento financeiro deve apresentar o volume exato de gastos de todas as áreas da empresa.
O cartão corporativo é essencial nesse objetivo, pois ajuda a gerenciar com maior precisão para onde vão os investimentos dos setores do negócio. Além disso, o acesso ao histórico de gastos também melhora bastante, facilitando previsões baseadas em dados claros e confiáveis.
>> Para saber mais sobre o assunto, confira este outro post do blog:
Planejamento financeiro para médias empresas: como implementar <<
Quais devem ser as regras de uso do cartão corporativo?
O cartão corporativo deve ter regras de uso bem definidas, pois se trata de uma ferramenta que mexe diretamente com o caixa da empresa. Caso não haja normas e punições previstas para quem não cumpri-las, o uso indiscriminado pode causar severos prejuízos ao orçamento do negócio.
Veja abaixo algumas regras essenciais que devem ser determinadas para o uso do cartão.
Saques bloqueados
O cartão corporativo para empresas não pode ser usado para saques em caixas eletrônicos.
Se isso fosse permitido, a empresa não teria como saber se as despesas foram realmente corporativas ou se o dinheiro foi usado para gastos pessoais. Com pagamentos no cartão, basta consultar a fatura on-line para se certificar disso.
Definir onde o cartão pode ser usado
A empresa deve determinar claramente quais tipos de despesa o cartão corporativo deverá cobrir. Normalmente, ele é usado para viagens a trabalho ou para pagar almoços e jantares para convidados.
Porém, pode haver exceções, já que cada empresa faz suas regras. O importante é que elas sejam claras e que todos os usuários estejam a par delas.
Limite de gastos
A maioria das empresas impõem um limite mensal de gastos, que pode variar de acordo com diversos critérios, como o cargo do funcionário. Por exemplo: algumas organizações definem uma verba de R$ 5 a R$ 20 mil para a gerência e uso ilimitado do cartão para executivos de alto nível.
Definir quem tem acesso ao cartão
O mais comum é que o cartão corporativo para empresas seja oferecido apenas para executivos e colaboradores em cargos de liderança, mas nada impede que mais funcionários tenham acesso ao recurso.
No entanto, é fundamental que os usuários sejam pessoas de confiança, que sigam as regras de uso do cartão e não causem prejuízos à empresa.
Fiscalização
Para cada gasto realizado, o usuário deve apresentar o quanto antes todos os recibos com nota fiscal. Todos eles ficam sujeitos à aprovação do gestor e do departamento financeiro, para que haja total controle sobre o uso do cartão corporativo para empresa.
Isso acontece porque a despesa precisa ser compatível com a função que a pessoa exerce. Por exemplo: não faz sentido um técnico em informática pagar um almoço para um cliente. Já alguém que trabalha com atendimento ou vendas pode ter real necessidade desse tipo de gasto.
Agora que você sabe tudo sobre o cartão corporativo para empresas, que tal avaliar a possibilidade de implementar a ferramenta no seu negócio? Como vimos ao longo do post, ela pode trazer grandes vantagens para o seu controle financeiro. Basta definir bem as regras de uso e garantir que elas sejam aplicadas corretamente!
Gostou do artigo? Compartilhe conosco nos comentários qual é a sua experiência com cartão corporativo! Estamos à disposição para tirar dúvidas e debater o assunto com você.
