Certidão negativa de débitos o que é e como emitir -

Eventualmente, uma empresa vai se deparar com a necessidade de emitir e apresentar uma certidão negativa de débitos.

Acontece que, embora pareça um termo simples e fácil de executar (e é, como veremos adiante), existe certa complexidade no tema que acumula muitas interrogações nos profissionais responsáveis pela atividade.

Por isso, preparamos este post especial!

Nos próximos tópicos, nós vamos esclarecer todas as dúvidas que você possa ter a respeito da certidão negativa de débitos — do seu conceito ao meio para emiti-las de acordo com as suas necessidades.

Confira!

O que é a certidão negativa de débitos?

Ela também é conhecida pela sua sigla CDN, que agrupa em três letrinhas o termo certidão negativa de débitos. Conceitualmente, estamos falando de um documento que pode ser emitido por qualquer órgão governamental, e que ateste não existirem pendências financeiras ou processuais em nome da empresa.

Você pode emiti-la para uma série de situações. Mas, em geral, a certidão negativa de débitos é exigida para:

processos de licitação;
processos de concorrência;
cadastro;
homologações de fornecedores;
empréstimos;
compra de empresas.

Uma série de momentos, portanto, em que a certidão vai se fazer necessária no desenrolar de objetivos da sua empresa.

Por que ela é tão importante?

Às vezes, não é nem por má-fé: seus profissionais de finanças podem deixar uma taxa, tributo ou imposto passar despercebido e, com isso, a inadimplência é identificada pelos órgãos reguladores.

Para evitar o nome sujo e, especialmente, que essa pendência acarrete problemas futuros em um processo de licitação, por exemplo, emitir a certidão negativa de débitos se faz essencial.

Por falar nisso, temos um post que fala melhor a respeito do assunto. Veja, após concluir esta leitura, nosso passo a passo para você aprender como consultar se a sua empresa está com o nome sujo.

Voltando à questão das certidões, emiti-las, inclusive, é um processo até que fácil. No entanto, vale muito a pena ter um profissional contábil (um contador) de confiança — interna ou externamente trabalhando em nome da sua empresa — para esse trabalho.

Isso agiliza o processo e permite que se tenha um acompanhamento mais próximo sobre a situação contábil da sua organização. Sem falar que esse profissional especialista ajuda no desenvolvimento de objetivos que são comumente associados à certidão negativa de débitos.

No processo de licitações, por exemplo, o governo estipulou a obrigatoriedade de apresentação desse tipo de documento para evitar casos de corrupção e, também, como forma de garantia de que o trabalho a ser realizado vai ser cumprido com o menor número possível de imprevistos.

Como emitir uma certidão negativa de débitos?

Embora seja um documento de grande importância, a sua emissão é bastante simplificada, hoje em dia. Tudo graças à transformação digital, que permite aos interessados solicitar grande parte das certidões negativas de débitos diretamente pela internet.

Algumas das instituições que não cobram a solicitação são a Receita Federal e a Previdência Social, por exemplo. Para tanto, os órgãos que permitem a solicitação on-line apenas exigem que a pessoa ou empresa tenha em mãos o seu CNPJ ou o número do CPF para emitir o material rapidamente, e de forma gratuita — embora também existam os documentos que demandam cobranças dos requerentes.

Em segundo lugar, é necessário que a sua empresa esteja em dia e regularizada com o governo. O que implica:

ausência de pendências de impostos (como o PIS e Cofins, entre outros);
todas as contribuições previdenciárias e sociais em dia.

Bom destacar, inclusive, que alguns locais permitem a emissão mesmo que existam pendências. Nesses casos, é emitido aquilo que conhecemos como certidão negativa com efeito positivo.

É claro que, como já mencionamos, isso também vai depender do tipo de certidão negativa de débitos que você deseja emitir. Cada órgão tem as suas exigências e impedimentos para atender à solicitação.

Quais são os tipos de certidões que podem ser emitidas?

Como a quantidade de certidões é extensa, vamos listar as principais delas, além de disponibilizar o link para que você faça a consulta ao órgão desejado, de acordo com a sua necessidade de emitir a certidão negativa de débitos. São elas:

certidão da Receita Federal, que concentra os tributos federais e da Previdência Social — para pesquisar, basta digitar o número do documento solicitado;
Certidão Municipal, que tende a pedir, também, a Inscrição Municipal além do número do CNPJ para a consulta — vale observar, também, que alguns municípios podem exigir o pagamento de taxas ou mesmo a presença do requerente para a emissão da certidão negativa de débitos;
Tribunal da Justiça, que concentra grande parte das certidões mais pedidas, como a de Falência, Concordatas e Recuperações, de Ações Cíveis, Família e Sucessões, Execuções Fiscais, de Distribuição de Ações Criminais, de Execução Criminal e de Protesto;
Justiça do Trabalho, facilitando a pesquisa de saber se existe algum processo trabalhista movido;
Justiça Federal, facilitando a identificação do histórico de processos criminais da pessoa;
FGTS, podendo consultar a regularidade do empregador.