O certificado digital para empresas foi colocado em prática no Brasil, em 2001, por meio da Medida Provisória nº 2.200, que tinha como objetivo regular as atividades da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil).
Nesta época, sua única função era identificar as pessoas nas redes de computadores. No entanto, o governo identificou seu potencial e houve uma expansão do uso do certificado em diversos serviços governamentais, como os da Receita Federal.
A expansão ocorreu, pois o certificado permite identificar pessoas na web e ainda possibilita a transmissão de dados seguros por meio da criptografia.
Afinal, o que é o certificado digital?
O certificado digital pode ser considerado como um RG, pois identifica o usuário. Além disso, também pode ser considerado uma assinatura eletrônica.
Ele possui a mesma legalidade de uma assinatura física. Desta forma, permite assinar contratos e documentos. É um recurso extremamente seguro e, por isso, é amplamente exigido nas aplicações governamentais.
Com o certificado, a troca de informações, entre as duas partes, é realizada com segurança. Ele garante a identidade do emissor, a integridade da mensagem e sua confidencialidade.
Principais funcionalidades do certificado eletrônico
É provável que você esteja se questionando como, de forma prática, o certificado é utilizado no dia a dia das empresas. Saiba que ele é um documento eletrônico amplamente utilizado. Confira abaixo quando as empresas precisam utilizá-lo:
Emitir nota fiscal eletrônica
A emissão de nota fiscal eletrônica exige um determinado certificado digital para que haja o reconhecimento da empresa diante de órgãos públicos, como prefeitura e Secretaria da Fazenda do estado.
Enviar as declarações acessórias para Receita Federal
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) também exige o certificado digital para enviar declarações acessórias para Receita Federal. Sua utilização é essencial, pois ele permite a segurança do envio bem como a validade jurídica das informações.
Acessar o Conectividade Social
O envio de informações sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e à Previdência Social (FGTS) é um dos serviços oferecidos no Conectividade Social, da Caixa Econômica Federal. O programa também estabelece que o usuário precisa de um certificado para acessá-lo.
Acessar o E-CAC
O Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (E-CAC) é essencial para realizar diversos serviços online na Receita Federal. Por contar com informações relevantes sobre a empresa, ele exige mais segurança para entrar e, por isso, o uso da assinatura eletrônica é exigida.
Enviar documentos e declarações pela web
Como mencionamos, o certificado digital para empresas tem como principal objetivo a segurança. Uma das atividades realizadas com ele é o envio de documentos ou declarações de forma autenticada e com total sigilo.
Tipos e modelos de certificado digital
Existem muitos modelos e tipos de certificados digitais e cada um deles é exigido em determinados serviços. Por isso, é importante conhecer todos para identificar qual a empresa precisará.
A1
O certificado A1 é o mais utilizado no mercado e sua principal função é conferir autenticidade para arquivos digitais. Ele tem duração de um ano e é amplamente utilizado por profissionais independentes e organizações que precisam validar um grande volume de documentos.
A3
Diferente dos outros, este certificado é emitido e armazenado em um objeto físico, como pen drive ou cartão de plástico com chip. Ele tem duração de três anos e oferece segurança, pois os dados armazenados nele não podem ser copiados.
Tipo S
Ele é recomendado para quem precisa de sigilo para realizar transações. O tipo S permite que as informações sejam compartilhadas com muita segurança, pois conta com sistema criptografado. Por meio dele, as informações só podem ser acessadas com autorização.
Tipo T
Este certificado tem como objetivo atentar quando um documento foi originalmente emitido. Ele é mais conhecido como carimbo do tempo. Com esse certificado, é possível evitar fraudes nos documentos digitais.
e-CNPJ
Este tipo de certificado é essencial para empresas que precisam emitir procurações, assinar contratos e fazer operações online. Ele garante a identificação da pessoa jurídica, a autenticidade do documento e a integridade da transação.
NF-e
O NF-e é um certificado destinado a validar juridicamente e garantir a emissão da nota fiscal. Ele é utilizado para assinar as notas e, com isso, possibilita segurança contra qualquer tipo de fraude.
Todas as empresas são obrigadas a ter um certificado digital?
Empresas do Lucro Real e Lucro Presumido são obrigadas a ter certificado digital, pois enviam declarações que exigem mais segurança.
Contudo, é preciso mencionar que o recomendado é que todas as empresas utilizem certificado. Isso porque ele oferece diversas vantagens, como:
Credibilidade
Quando uma empresa utiliza uma assinatura eletrônica, ela está garantindo que o documento é verídico e não se trata de alguém querendo aplicar um golpe, por exemplo. Desta forma, a atuação online da empresa ganha mais credibilidade.
Segurança
O certificado garante que todas as transações realizadas, por uma empresa, no ambiente online tenham total segurança. Outro destaque é que há uma redução significativa do risco de fraude.
Redução de burocracia
Contratos, que antes precisam ser enviados para o parceiro de forma física, podem ser assinados em questão de minutos. Além de reduzir a burocracia, também há redução de custos com impressão e envio de documentos físicos.
O certificado digital para empresas é apenas uma das soluções criadas para oferecer segurança e produtividade para empreendedores e contadores. Há ainda outras soluções que possibilitam agilizar os serviços contábeis da empresa.
Para conhecer algumas delas, acesse o site da Prosoft. A empresa é reconhecida por trabalhar em prol do desenvolvimento tecnológico na contabilidade.
