Os projetos de transformação digital estão ganhando importância nas empresas e por boas razões: na medida em que as expectativas dos clientes aumentam, novas tecnologias avançam e novos modelos interrompem os negócios a todo o momento, é fundamental repensar processos para acompanhar essa evolução. De acordo com informações divulgadas pelo IDC no fim de 2018, mais de 50% do PIB da América Latina deve se digitalizar até 2022, impulsionados pelo objetivo de contar com operações melhoradas digitalmente.
Diante disso, não é surpresa que 70% das empresas, segundo dados da Deloitte, declarem já ter uma estratégia de transformação digital em andamento ou estejam trabalhando em uma. Ainda de acordo com a Deloitte, no entanto, 69% das organizações (ou seja, quase o mesmo número) ainda estão nos estágios iniciais ou ainda desenvolvendo uma jornada de maturidade digital. Os mais propensos a ter sucesso neste cenário são os que contam com um plano que englobe todas as áreas da empresa.
Uma área que não pode ficar de fora dos projetos de transformação digital é o gerenciamento de informações. Hoje muitas empresas brasileiras ainda estão repletas de registros em papel ou ainda registros digitais espalhados em diferentes plataformas, como sistemas de gestão de RH e outros softwares de planejamento de recursos corporativos, tornando o acesso e o compartilhamento dessas informações trabalhoso, ineficiente e lento.
Além disso, é comum que essas plataformas não incluam recursos para o gerenciamento e a retenção de registros, o que deve trazer uma série de obstáculos aos times na medida em que o conteúdo digital continua crescendo, podendo aumentar mais de 50 vezes entre 2010 e 2020. Desses dados, 90% vão ser informações não estruturadas, como e-mails, documentos e vídeos que as empresas vão ter que categorizar, organizar e armazenar de forma que estejam acessíveis e, ao mesmo tempo, seguros.
Como impulsionar um programa de gestão da informação
Além do verdadeiro tsunami de informações que os negócios estão enfrentando, as preocupações com privacidade e regulamentações como a LGPD e a GDPR também estão gerando novos desafios.
Diante dessa complexidade, os investimentos em tecnologia vão ser fundamentais para repensar processos relacionados aos programas de registros e informações e dar apoio a planos de governança da informação eficientes, que garantam a acessibilidade e o compartilhamento de dados de forma segura e ágil, inclusive dados confidenciais.
Hoje, modernos sistemas de gestão documental são a chave para garantir estratégias de governança da informação bem-sucedidas, oferecendo capacidades como automatização da classificação e da gestão de registros e dados não estruturados, independente da fonte, garantindo sua guarda apropriada e sua acessibilidade.
Essas tecnologias também vão ser fundamentais para dar poder aos funcionários, permitindo que eles extraiam valor desses dados por meio de relatórios e análises, projeções de negócio, planejamentos de marketing e muito mais.
Os sistemas de gestão documental também vão garantir mais segurança às informações, limitando o acesso a usuários autorizados, restringindo o compartilhamento de informações sensíveis e atendendo requisitos regulatórios ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
Na era da transformação digital, programas avançados de gestão documental vão ser fundamentais para extrair valor das informações e capacitar o negócio para se adaptar a novos modelos de negócio, novos tipos de registros e novas prioridades.
* Carlos Alberto Ferraiuolo Jr., diretor de tecnologia e produtos da Access
