Você sabe como fazer a folha de pagamento? Este documento é composto pelas informações trabalhistas de cada colaborador, as quais são transformadas em dados contábeis.
Apesar de fazer parte da rotina administrativa nas empresas, os detalhes desse registro, que também é chamado de holerite, podem ser uma pedra no sapato quando surgem dúvidas de como elaborá-lo.
A folha de pagamento é obrigatória e se explica pelo artigo 464 da CLT e pelo artigo 225 do Decreto 3048/1999. Portanto, esse documento é muito importante tanto para o colaborador quanto para a empresa, segundo os termos legais.
Sendo assim, é essencial que o empregador tenha profissionais capacitados e entendidos da lei, além de terem noção de matemática financeira, para elaborar o documento. Acompanhe o passo a passo e saiba como fazer a folha de pagamento com esse guia completo. Confira!
A lei da folha de pagamento
A folha de pagamento tem uma função operacional, contábil e fiscal. Ela opera como um histórico do que o funcionário tem o direito de receber e discrimina o salário bruto, o valor total sem descontos e o salário líquido, que representa a quantia que o profissional receberá, com as devidas deduções.
O artigo 225 do Decreto 3048/1999 prevê essa obrigatoriedade perante a lei e detalha os passos sobre como fazer folha de pagamento em seus incisos I e II:
“Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos.”
A importância da folha de pagamento para a empresa
A folha de pagamento é fundamental no controle financeiro da empresa. É por meio desse documento que ela comprova o recolhimento de impostos e do INSS, além do pagamentos do salário, verbas trabalhistas e benefícios.
E ter esse controle financeiro, do seu próprio caixa, influencia e muito no modo de fazer a folha de pagamento. Empresas que têm facilidade nessa rotina evitam processos trabalhistas e o pagamento de multas e indenizações, preservando seu capital.
A importância da folha de pagamento para o colaborador
Tão importante quanto para a empresa, o holerite é essencial na vida dos profissionais. Esse documento comprova a renda do cidadão em financiamentos de imóveis, carros, além da abertura de crédito em lojas.
Fora isso, é um registro importantíssimo no pedido de aposentadoria, servindo como comprovante de pagamento do INSS.
Informações obrigatórias da folha de pagamento
Devido aos seus inúmeros detalhes, essa rotina administrativa do departamento pessoal requer muita atenção. Para saber exatamente como fazer a folha de pagamento, conheça os dados que precisam constar no documento:
- Dados do empregador;
- Cargo ou função do empregado;
- Descontos (INSS, contribuição sindical, FGTS, VT);
- Número de dias trabalhados;
- Valor de horas extras, adiantamentos;
- Valor bruto do salário;
- Valor líquido do salário.
E não existe uma obrigatoriedade em relação ao modelo da folha de pagamento. No mercado existem dois tipos: o modelo online e o modelo impresso. Independentemente de como fazer a folha de pagamento, é importante atentar-se às informações acima.
Passo a passo: como calcular a folha de pagamento
E para saber como fazer folha de pagamento é preciso seguir algumas etapas para que não sejam cometidos erros. Lembrando que qualquer detalhe errado no documento pode originar problemas trabalhistas.
Confira o passo a passo abaixo e não erre mais no cálculo da folha de pagamento da sua empresa.
- Tenha controle sobre as admissões e demissões;
- Defina a categoria do funcionário;
- Calcule as horas trabalhadas;
- Conheça os encargos e descontos;
- Coloque o FGTS na folha;
- Separe o salário bruto do salário líquido;
- Escolha o modelo ideal para fazer sua folha.
Reconhecer e planejar cada um dos itens citados acima é, sem dúvidas, um fator determinante sobre como fazer a folha de pagamento.
1. Controle as admissões e demissões
Toda empresa precisa ter um controle sobre suas admissões e demissões. Até aí, sem novidades. Mas, por incrível que pareça, algumas não se organizam da forma correta e pagam benefícios para colaboradores que não fazem mais parte do quadro atual de funcionários.
Outras empresas, por exemplo, que por não terem um sistema adequado “esquecem” de colocar os novos colaboradores no sistema de folha de pagamento atrasando seus vencimentos. Gerando assim, o descontentamento dos profissionais.
Por isso, antes de pensar em como fazer folha de pagamento é essencial ter um controle sobre as entradas e saídas da sua empresa mensalmente.
2. Defina a categoria do funcionário
Definir a categoria e cargo do funcionário é um dos primeiros passos sobre como fazer a folha de pagamento.
Cada profissional pode pertencer a uma convenção coletiva e nesse caso as bases para o cálculo e descontos são diferentes de folha para folha.
3. Calcule as horas trabalhadas
Calcular as horas trabalhadas é o caminho para não errar em possíveis adicionais, como horas extras e adicionais noturnos, além, é claro, de contabilizar descontos como faltas, atrasos e ausências que não foram justificadas.
Tudo precisa estar bem detalhado no documento. Um relógio de ponto é uma boa opção para contabilizar as horas trabalhadas dos seus colaboradores sem erros.
4. Conheça os encargos e descontos
É necessário se atentar também aos encargos e impostos a serem descontados como INSS, IRRF e contribuição sindical. Além disso, benefícios como VT, VR e plano de saúde e outros descontos legais devem constar na folha de pagamento.
5. Considere o FGTS na folha
O FGTS tem como função ser um futuro amparo para aquele funcionário que foi demitido. Mensalmente a empresa realiza um depósito de 8% do salário do colaborador. Porém, é importante ressaltar que o desconto não é feito da conta do empregado.
A obrigação referente ao depósito é do empregador. É como se a empresa depositasse mensalmente em uma conta externa um valor extra que poderá ser utilizado em casos de demissão sem justa causa, doenças graves, desastres naturais ou compra de imóveis.
Apesar de não ser um desconto em folha, a informação do depósito precisa constar na folha de pagamento para dar segurança ao colaborador, quando precisar desse dinheiro.
6. Separe o salário bruto do salário líquido
Ter a noção de como fazer a folha de pagamento também inclui separar o salário bruto do salário líquido.
Se não houver essa separação não tem como a empresa saber quais são os valores devidos e, por isso, não descontará as quantias obrigatórias sobre o salário do colaborador.
O salário bruto é o valor cheio, sem considerar os descontos como INSS, IR e VT, por exemplo. Já o salário líquido é o que o profissional terá direito a receber no final do mês com todos os devidos descontos discriminados no documento.
Por isso, é essencial realizar essa separação para não fazer pagamentos indevidos.
7. Escolha o modelo ideal para aplicar na sua empresa
Não existe uma forma certa sobre como fazer a folha de pagamento. Muitas empresas ainda apostam no modelo manual, que requer muita atenção e deixa a montagem do documento com maior chances de erros, devido a grande quantidade de informações nele contidas.
Isso acontece principalmente se sua empresa possui um alto número de profissionais, fato que torna o processo ainda mais lento e difícil. Sendo assim, a automatização aparece como alternativa.
Além de permitir um acesso maior e mais fácil às informações por parte do departamento pessoal, essa automatização oferece maior segurança para guardar os documentos. E não só isso, facilita a distribuição, que é feita de forma online ou até pelo WhatsApp.
Assista ao vídeo abaixo e confira o que diz a Lei sobre o envio de holerites online.
Antes do fechamento da folha de pagamento dos funcionários, é importante fazer um checklist de todos os itens abaixo.
Calcular:
- A folha de pagamento;
- INSS;
- IRRF.
Conferir:
- Os lançamentos;
- Pensões alimentícias;
- Gratificação de função;
- Contribuições sindicais, confederativas e assistenciais;
- Convênios para o e-Social;
- Recolhimentos de FGTS;
- DCTFWeb.
Confirmar:
- Importação e lançamento das NFs de produção rural;
- Eventos mensais para o e-Social;
- Eventos periódicos;
- GFIP para recolhimento do FGTS;
- CAGED mensal;
- Provisões de férias e 13° salário;
- Integração contábil.
Apurar retorno de:
- INSS para o e-Social;
- IRRF para o e-Social;
- FGTS para o e-Social.
Emitir:
- Relatório de férias para programação mensal;
- Arquivo de pagamento às agências bancárias.
Devido a sua importância tanto para o empregador como para o empregado, saber como fazer folha de pagamento é uma das maiores obrigações das empresas. Quem consegue organizar corretamente esse documento tem total controle sobre os seus gastos mensais. Entretanto, se esse processo é deixado de lado, as chances de processos trabalhistas, multas e indenizações aumentam e muito!
Por isso, é fundamental que a empresa entenda a importância e o valor da folha de pagamento na sua rotina.
