Como fazer gestão de projetos (guia definitivo)

Imagine que você quer preparar um brunch delicioso. Você quer fazer uma quiche com bacon, panquecas, sobremesas e caipirinha. Aquelas receitinhas que são tudo de bom…

É um grande banquete e também uma baita responsabilidade, mas você vai no feeling e improvisa. Afinal isso é criatividade, né?

Daí você nem amarrou o avental direito quando percebe que as coisas não estão indo muito bem. De repente, começa a catar os ingredientes no armário freneticamente. Em seguida, se dá conta de que esqueceu de pré aquecer o forno enquanto faz a massa da quiche, e de que começou a fazer o bacon muito cedo e agora vai ficar pronto 1h antes dos outros pratos.

Meio estressante, né? Pode apostar que sim. E também é um indício de porque a gestão de projetos é tão importante.

O que é gestão de projetos?

Gestão de projetos é o processo de planejar, executar e monitorar um projeto para entregá-lo com sucesso.

Basicamente, em vez de confiar no instinto, você lidera o projeto de maneira organizada para garantir que ele atinja seus objetivos e seja entregue no prazo e dentro do orçamento.

O gerenciamento do projeto é geralmente conduzido por uma pessoa com habilidades específicas, experiência e conhecimento para supervisionar o projeto.

No entanto, nem sempre temos uma pessoa exclusivamente dedicada à gestão de projetos — especialmente em equipes ou projetos menores. Nesse caso, outro membro do projeto precisa tomar a iniciativa e se tornar o ponto focal.

É útil ter uma única pessoa responsável por dar prosseguimento ao projeto e fiscalizar o progresso, pois isso evita desentendimento e confusão.

A importância da gestão de projetos

Nosso “brunch desastroso” foi provavelmente suficiente para ilustrar a importância de saber como fazer a gestão de projetos. Mas vamos reforçar esse ponto falando sobre alguns dos principais benefícios do desenvolvimento de projetos organizado.

1. A Gestão de projetos aumenta o alinhamento

Você pode pensar que os objetivos do seu projeto ou mesmo de toda a sua organização estão bem claros. Mas a verdade pode ser outra. Uma pesquisa do MIT Sloan School of Management descobriu que 1 em cada 3 líderes responsáveis por conduzir a estratégia da empresa não sabiam listar sequer uma das prioridades estratégicas da organização.

Eu hein! Não existe solução fácil, mas a gestão de projetos é um passo na direção certa. No início do projeto, toda a equipe deveria discutir e entender não apenas o objetivo de um projeto específico, mas como ele apoia os objetivos mais amplos do negócio.

2. Gestão de projetos melhora o trabalho em equipe

Os projetos começam a dar errado quando as pessoas não sabem suas tarefas e prazos. Saber como fazer a gestão de projetos envolve discutir um plano detalhado para o projeto — o que inclui especificar o escopo do projeto, papeis, atividades e cronograma.

Isso permite que a equipe de um projeto trabalhe em conjunto de forma mais eficiente e efetiva do que se apenas arregaçassem as mangas e iniciassem o trabalho sem ter essa clareza que é tão necessária.

3. Gestão de projetos ajuda a evitar os riscos e as armadilhas

Você já ouviu falar que mesmo os planos mais planejados tendem a dar errado, certo? Isso porque eles tendem a sair do controle. Mesmo que sua equipe tenha um plano de projeto bem pensado e detalhado, sempre surge algum problema que bagunça com o planejamento. Pode ser que você não consiga os recursos de que precisa ou que atrase a entrega porque estava dependendo de uma aprovação.

O processo de gestão de projetos envolve antecipar esses tipos de riscos e identificar um plano B. Isso ajuda a superar os obstáculos quando eles aparecem sem perder o gás durante o andamento de todo projeto.

4. Gestão de projetos reduz a sobrecarga

Em uma pesquisa com mais de 2 mil trabalhadores nos Estados Unidos, mais de 60% dos respondentes admitiram que eles sentem o estresse no trabalho durante 3 ou mais dias da semana. E sabe o que causa esse sentimento de exaustão? Muitos itens na lista de tarefas.

Quando não se tem clareza das responsabilidades de cada membro da equipe, distribuir a carga de trabalho de forma desequilibrada é muito mais fácil. Uma gestão de projetos eficaz facilita a gestão das pessoas para assegurar que todas tenham cargas de trabalho razoáveis em todos os diferentes projetos em que estão envolvidas.

5. Gestão de projetos gera projetos bem-sucedidos 

Esse é o melhor benefício de todos: a gestão de projetos significa mais projetos de sucesso.

Quando você tem um plano sólido e monitora o progresso de perto, estará muito mais perto de entregar um projeto que atinja seus objetivos, atenda às exigências e fique dentro do orçamento e do cronograma.

Além disso, o processo de gestão de projetos dá à equipe oportunidades mais frequentes de avaliar e recalcular a rota quando for necessário. Quando as coisas não estão funcionando conforme o planejado, é possível fazer ajustes antes de investir ainda mais tempo e energia.

Os 5 estágios da gestão de projetos 

Certo, você já entendeu o que é a gestão de projetos e porque ela é importante. Mas como ela funciona, de fato?

O Instituto de Gestão de Projeto (PMI, na sigla em inglês) entende bastante do assunto e estabeleceu o Project Management Body of Knowledge (PMBOK) que é um conjunto de diretrizes para a gestão de projetos. O PMBOK divide a gestão de projetos em 5 fases diferentes:

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento
• Encerramento

Na medida em que você e sua equipe lidam com um projeto, vocês passam por cada uma dessas fases nessa ordem. Vamos nos aprofundar em cada uma delas e dar mais detalhes.

1. Iniciação

Você acha que seu projeto começa com uma velha sessão de planejamento? Não exatamente. Antes de ir a fundo nos detalhes do seu projeto, primeiro você precisa validar com a sua equipe se vale a pena executá-lo.

Isso é o que acontece na fase de “iniciação”. Você vai definir seu projeto de modo geral e identificar a justificativa para realizá-lo, o benefício e as entregas. Se você determina que esse é um projeto que vale a pena para sua equipe, então você receberá a aprovação (caso necessário) e passará para a próxima fase.

Exemplo: Você e sua equipe querem gravar um vídeo demonstrativo que apresenta as funcionalidades principais do seu produto. Você imagina que isso vai poupar tempo da sua equipe de atendimento ao cliente, bem como converter mais clientes.

2. Planejamento

Aqui é que a mágica começa a acontecer. O planejamento de projetos efetivo pode ajudar você e sua equipe a evitar muitas das causas principais de fracasso de um projeto. São elas a falta de comunicação no ambiente de trabalho, estimativas de tempo imprecisas e metas inadequadas.

O primeiro passo no processo de planejamento é definir uma meta para o seu projeto. Use o modelo de metas SMART para identificar um objetivo que seja:

• ESpecífico
• Mensurável
• Atingível
• Relevante
• Temporal

Exemplo de objetivo: Criar um vídeo de demonstração sobre as funcionalidades do nosso produto para reduzir o número de tickets de atendimento ao cliente em 13% e aumentar as assinaturas de clientes em 15%. Esse vídeo deve ser lançado em 15 de março de 2021. 

Uma vez que você sabe qual resultado positivo quer alcançar, pode resolver com a sua equipe as particularidades do projeto, incluindo o escopo, orçamento, riscos, membros da equipe, entregas principais e muito mais.

Isso pode parecer assustador, mas fica muito mais fácil se você criar algo chamado work breakdown structure (WBS), ou Estrutura Analítica de Projetos (EAP). Essa estrutura divide todo o projeto em tarefas individuais que são apresentadas em um formato gráfico.

Por exemplo, seu projeto do vídeo pode ser detalhado nas seguintes tarefas individuais:

• Escrever o roteiro do vídeo
• Gravar a apresentação do produto
• Editar o vídeo e adicionar a marca
• Publicar o vídeo na página de vendas

Com essas informações fica mais fácil identificar quais membros da equipe precisam estar envolvidos nas atividades, assim como definir um cronograma realista para garantir que o trabalho será executado.

Exemplos de tarefas:

Tarefa: Escrever o roteiro do vídeo 

Responsável pela tarefa: Carla

Prazo: 29 de janeiro, 2021

Tarefa: Gravar apresentação do produto

Responsável pela tarefa: Ivan 

Prazo: 12 de fevereiro, 2021

Tarefa: Editar o vídeo e acrescentar a marca

Responsável pela tarefa: Pedro

Prazo: 22 de fevereiro, 2021

Tarefa: Publicar vídeo na página de vendas

Responsável pela tarefa: Margarete

Prazo: 5 de março, 2021

3. Execução

Essa fase é a mais simples de entender, mas é também onde está a maior parte do trabalho duro. A fase de execução é quando você e sua equipe estão trabalhando nas tarefas do projeto e dando conta do trabalho.

4. Monitoramento

A fase de monitoramento acontece junto com a execução. Você não vai querer perder o foco no projeto por causa de detalhes a ponto de esquecer do todo e de garantir que seu projeto está andando de acordo com o planejado.

Durante a fase de execução, você terá que dar um passo atrás, rever o plano do projeto e garantir que eles estão cumprindo os prazos, que está dentro do orçamento e atende aos objetivos maiores.

E se não estiver? Bem, sua equipe vai saber que terá que fazer algumas mudanças para que as coisas voltem para os trilhos.

Exemplo: Você confere as principais entregas (milestones) e percebe que a gravação do vídeo está atrasada. Você fala com a pessoa responsável pela tarefa (Ivan) para saber quando ela será finalizada e adia o prazo da edição do vídeo para dali a alguns dias, de modo a contemplar esse atraso.

5. Encerramento  

A equipe conseguiu! O vídeo foi lançado e o projeto está encerrado. E agora? Você parte para a próxima atividade? 

Não tão rápido. A forma como você faz o fechamento do projeto é importante e é disso que trata a fase de encerramento. É nessa etapa que você vai aparar as pontas e finalizar, oficialmente, o seu projeto. Isso pode incluir:

• Fazer uma retrospectiva para falar sobre o que deu certo com o projeto e o que poderia ser melhorado se ele fosse refeito do zero
• Preparar um relatório final do projeto
• Arquivar e armazenar a documentação do projeto para que você possa consultá-lo no futuro

Os lançamentos de projetos parecem receber toda a atenção e carinho, mas pular essa fase essencial é como correr uma maratona e parar antes da linha de chegada. Seu projeto merece uma passagem gloriosa pela fita de chegada.

3 dicas extras para uma gestão de projetos eficiente

Agora você conhece os passos para tirar seu projeto do papel, mas há muito mais técnicas de gestão de projeto do que essas 5 fases. Aqui estão outras melhores práticas que sua equipe deve ter em mente.

1. Familiarize-se com termos chaves

O processo de gestão de projeto é complexo e possui jargões próprios. Você vai ver uma série de termos diferentes, como “dependências” e “caminho crítico”, que podem fazer você revirar os olhos.

Mas não tenha medo. Veja esse glossário para iniciantes com alguns dos termos mais comuns sobre gestão de projetos.

• Caminho crítico: O caminho mais longo de atividades dependentes do projeto. Se acontece um atraso no seu caminho crítico, você corre o risco de que todo o seu projeto se atrase.
• Dependências: elementos de um projeto que estão conectados — isso significa que um não pode acontecer sem o outro. Existem tanto dependências de tarefas quanto de recursos.
• Kickoff: A primeira reunião de uma equipe de projeto em que se discute os objetivos, exigências, etc.
• Ciclo de vida: A série de estágios pela qual um projeto passa, do início ao fim. As cinco fases discutidas acima compõem o ciclo de vida do projeto.
• Milestone: Um prazo específico de entrega dentro da evolução do projeto.
• Recursos: O que a sua equipe precisa para completar o projeto. Recursos podem incluir pessoas, orçamento, materiais, equipamentos ou softwares, espaço e mais.
• Escopo: Os detalhes exatos sobre o que o projeto inclui. Você vai ouvir falar que algo está “dentro do escopo” ou “fora do escopo” do projeto.
• Stakeholder: Qualquer pessoa que tenha interesse ou seja impactado pelo projeto.

2. Monitore as dependências

Seu plano de projeto não está bem determinado se você não considerar as dependências. Como mencionamos acima, dentro de um projeto podem existir tanto dependências de tarefas quanto de recursos.

Por exemplo, seu vídeo sobre o produto não pode ser editado antes de ser gravado. Isso é uma dependência de tarefas. Ou talvez o software de gravação de vídeo que você precisa está sendo usado por outra equipe e não estará disponível até fevereiro. Isso é uma dependência de recursos.

É importante que sua equipe identifique e considere essas dependências durante o processo de planejamento de projeto. Isso vai ajudar a definir um cronograma mais realista e evitar aquelas acrobacias para tentar se ajustar, caso uma dependência gere algum atraso.

3. Centralize a comunicação

Todo jargão da gestão de projetos e o planejamento cuidadoso não vão funcionar muito se a comunicação do seu projeto estiver dividida entre ferramentas, e-mails intermináveis, mensagens e anotações aleatórias de reuniões.

A gestão de projetos é muito mais fácil quando você usa uma ferramenta dedicada de gestão de projetos ou um software de gerenciamento de projetos. O Trello é ótimo para isso e oferece, inclusive, um modelo de gestão de projeto que está pronto para você usar.

Isso dá a toda a sua equipe de projeto uma única fonte de verdade, e mantém o progresso, os arquivos, recursos e conversas centralizadas. Assim, todas as pessoas na equipe podem acessar imediatamente as informações de que precisam.

Gestão de projetos = menos estresse e menos bagunça

Lembra daquela cena inicial do brunch? Imagine como aquela preparação teria sido menos estressante se você aplicasse alguns dos princípios de gestão de projetos.

Você teria checado se tinha os ingredientes certos, teria lido a receita e criado um cronograma simples para saber quando começar cada prato.

Parece melhor do que ficar rodando pela cozinha como um furacão, não é mesmo? Em resumo, a gestão de projetos mantém você nos trilhos para que sua equipe possa concentrar a energia e a atenção no que mais importa: fazer um brunch incrível (digo, um projeto!).