Por meio do controle orçamentário, a sua empresa consegue seguir, à risca, tudo aquilo que foi previsto para a realização de um projeto em particular, e em determinado período. Para tanto, é fundamental que o seu profissional de finanças — e toda a equipe — entenda quais são os passos determinantes para a sua realização, como:
- previsto;
- realizado;
- acompanhamento;
- revisão.
Independentemente do projeto que a sua empresa tenha em mente, um bom orçamento se faz necessário. É por meio dele que os responsáveis vão tirar a ideia do papel e executá-las.
Só que, por meio do controle orçamentário, esse trabalho vai ser realizado no prazo e, especialmente, sem extrapolar os custos previstos inicialmente.
Esse é o básico para que a sua empresa invista em controle orçamentário. Mas, neste post, vamos explicar tudo sobre o assunto, de maneira que você entenda também como implementá-lo após esta leitura!
O que é e por que investir no controle orçamentário?
Como destacamos, não basta ter uma ideia e apressar-se em implementá-la. Imagine o problema que deve evoluir, em grandes proporções, se um novo projeto tem que ser encerrado prematuramente por falta de dinheiro?
Uma questão que pode agravar outras situações problemáticas, financeiramente, por conta desse rombo imprevisto no orçamento?
Por essas questões, e outras — que veremos adiante —, o controle orçamentário se faz fundamental.
Antes disso, vale se atentar à existência de diferentes tipos de orçamentos, já que cada um foca especificamente em um objetivo da sua organização. São eles:
- orçamento matriarcal, que consiste na divisão e segmentação dos orçamentos em cada grupo e objetivo;
- orçamento base zero, que tem em conta apenas o cumprimento de novas metas, e não o registro de atividades passadas;
- orçamento base histórico, que tem o principal objetivo de analisar os resultados passados a fim de compor previsões mais precisas;
- orçamento colaborativo, que é aquele que une e soma todos tipos de orçamentos da empresa;
- orçamento revisado, que modifica-se com o tempo, à medida que os projetos avançam.
É aí que o controle orçamentário ganha mais força. Ele contribui com o arquivamento, a manutenção e o acompanhamento dos projetos a partir dos orçamentos previstos.
Como resultado, fica fácil garantir a sua conclusão sem que o valor seja extrapolado e contribui, significativamente, para que os próximos orçamentos sejam ainda mais precisos e funcionais.
Como elaborar o seu controle orçamentário?
Todo controle orçamentário deve passar, exclusivamente, por algumas etapas. São elas que vão fazer o trabalho fluir claramente, e com o menor número possível de riscos e imprevistos. São elas:
- previsto, que consiste no momento de separar as projeções e os históricos de dados. Com isso, obtém-se uma visão mais completa de todo o negócio, bem como dos projetos em específico que exigem a consolidação de um orçamento para a sua realização;
- realizado, que é o planejamento sendo colocado em prática para as particularidades da empresa e as características dos projetos em questão;
- acompanhamento. Essa etapa é formulada com o acompanhamento das metas previstas, bem como os valores estipulados. O que confere, por consequência, segurança para a conclusão do trabalho;
- revisão, que repassa todas as etapas anteriores a fim de avaliar se tudo está de acordo com o planejado.
Viu como é possível trabalhar o controle orçamentário sem grandes empecilhos pela frente? Mas, calma: ainda existem algumas dicas interessantes para que o trabalho seja mais eficiente.
Como realizar um trabalho eficiente de controle orçamentário?
Com os conceitos básicos de controle orçamentário definidos, resgatamos também algumas dicas que vão ajudar o seu profissional de finanças, responsável pelo projeto, ainda mais seguro em praticá-lo!
Conte com o auxílio de tecnologias
Softwares de gestão podem ser de grande ajuda para garantir o controle orçamentário. Em parte, pela facilidade de concentrar as informações em um só lugar. Mas, também, porque o sistema tende a automatizar etapas e processos que podem facilitar o trabalho dos seus profissionais.
Caso você queira inteirar-se mais sobre o assunto, temos um post especial, feito especialmente para quem deseja saber quais são as melhores ferramentas de gestão financeira! Aproveite para lê-lo assim que finalizar esta leitura 🙂
Digitalize os seus documentos fiscais
Por meio dessa atividade, a análise do realizado fica mais simplificada e ágil. Tudo porque aquilo que já foi feito não vai mais estar em locais diversos, espalhado por toda a empresa.
Estando em um só lugar, evita-se a papelada e voltamos ao tópico anterior, que confere mais precisão e segurança para o controle orçamentário transcorrer sem problemas.
Adote uma periodicidade específica
O controle orçamentário não precisa, necessariamente, seguir uma cronologia obrigatória. Entretanto, cabe à sua equipe entender o melhor momento de fazer uso da ferramenta. Ele pode ser feito, por exemplo:
- diariamente;
- semanalmente;
- mensalmente;
- trimestralmente.
Tudo vai variar, como dissemos, das características do seu negócio. Quanto mais controle você mantiver das atividades orçamentárias, melhor. Essa é uma realidade em comum para todo tipo de empresa, independentemente do seu porte ou ramo de atuação.
Quais são as vantagens do controle orçamentário?
Para finalizarmos este artigo, vale a pena conferir, passo a passo, quais são os grandes benefícios em adotar o controle orçamentário no dia a dia financeiro da sua organização.
E, para estimular a aplicação dessa ferramenta, veja como a sua empresa pode se beneficiar:
- desenvolve a cultura de analisar, prévia e racionalmente, todos os fatores envolvidos em um novo projeto;
- melhora o contato e a aproximação dos responsáveis pelos orçamentos, o que define um alinhamento cada vez mais uniforme de pretensões, objetivos e ações;
- melhoria nos indicadores de desempenho da empresa, já que o controle orçamentário confere total segurança para a tomada de decisão e, com isso, nada vai ser feito por instinto ou com base em palpites;
- mais apoio às decisões gerenciais.
Mas, vale destacar que o controle orçamentário não é o remédio para os problemas financeiros de uma empresa. Ele nada mais é do que um diagnóstico preciso e uma prescrição sobre a melhor tomada de decisão.
Por isso, de nada adianta considerá-lo a salvação para os problemas e desafios que a empresa já enfrenta. Encare-o como uma adição fundamental para um controle financeiro melhor, e os benefícios acima citados vão aparecer gradualmente.
