Como modernizar o controle de ponto? Saiba como e quais as vantagens!

Por que uma empresa se preocuparia em modernizar o controle de ponto?

Se fizessemos essa pergunta para quem realiza a gestão de ponto de uma empresa, com certeza receberiamos inúmeros motivos.

Isso porque, a marcação de ponto dos colaboradores é apenas uma das etapas de todo um processo que envolve o controle de jornada.

Poderiamos resumir ele em quatro fases: registrar, captar, tratar e tirar os apontamentos.

Quem dera no dia a dia fosse fácil resumi-lo assim, pois, entre o registro e os apontamentos existem etapas que podem ser ainda mais complicadas se a empresa utilizar um sistema falho e pouco moderno. O que acaba resultando em perda de tempo, problemas operacionais, estresse de equipe e muito retrabalho.

Esse é o caso da sua empresa? Bom, você está no lugar certo.

Neste conteúdo, vamos te mostrar como modernizar o controle de ponto da sua empresa, com passos práticos e eficientes.

Veja os principais tópicos que abordaremos aqui:

Boa leitura!

RH 4.0: Modernização de processos e sistemas

Antes de falarmos sobre como modernizar o controle de ponto precisamos contextualizar um pouco o momento em que o RH está vivendo atualmente, pois uma coisa está diretamente ligada à outra.

O departamento de recursos humanos é um dos setores empresariais que mais evoluíram ao longo dos anos, no inicio ele era visto apenas como um setor burocrático que cuidava da relação de trabalho entre empresa e empregado.

Em sua primeira evolução o RH passou a dedicar mais tempo aos processos de recrutamento e seleção e retenção de talentos, o olhar começou a se voltar para os colaboradores e em como a empresa era vista por eles.

Nessa época surge uma maior preocupação com o capital humano, cultura organizacional e motivação dos funcionários.

A fase seguinte é marcada pela inserção da tecnologia aos processos do RH, e pela a descentralização do RH. Isso quer dizer, aproximação com as demais áreas e divisão de tarefas que antes eram somente atreladas ao RH/DP.

A última e atual fase fideliza de vez o uso da tecnologia nos processos da área, tornando tudo mais ágil e eficiente. E é nesta fase que o RH se torna mais estratégico e menos operacional.

Bom, e qual é a relação dessa fase com a modernização do controle de ponto?

A modernização do controle de ponto está diretamente ligada a fase do RH 4.0, pois, com a evolução da tecnologia os novos sistemas de ponto eletrônico conseguem levar as empresas muito mais do que a captação da jornada dos colaboradores.

Com um sistema inteligente agora é possível realizar todo o processo da gestão de ponto de forma online e colher bons indicadores que auxiliam na gestão de pessoas da empresa.

Modernização no controle de ponto – Porque é uma boa ideia

A modernização do controle de ponto é uma forma de transformar uma tarefa operacional e trabalhosa em algo mais eficiente que traga bons resultados para a empresa.

Em um sistema convencional o fechamento da folha de ponto pode demorar de uma a duas semanas para ser concluido, já em um sistema de ponto moderno esse tempo pode ser reduzido pela metade.

Isso acontece porque em um sistema alternativo, que representa a mais nova tecnologia no controle de ponto, o registro e o tratamento das informações são feitos no mesmo sistema.

Mas não é somente isso o que o torna mais eficiente do que os modelos anteriores, além de centralizar a gestão de ponto, o sistema também oferece cálculos de horas automáticos, possibilidade de banco de horas, e funcionamento em nuvem, podendo ser acessado de qualquer lugar.

Isso significa que sua empresa não precisará mais ter diversos relógios de ponto ou deixar de realizar o controle de jornada dos funcionários longe do escritório, nesse modelo de sistema o ponto pode ser marcado por meio de um aplicativo de ponto eletrônico e as informações podem ser vistas em tempo real.

E não para por aí, o sistema ainda tem diversas outras funcionalidades e vantagens que veremos a seguir.

Vantagens de modernizar o controle de ponto

Controle de ponto online

A evolução dos sistemas de controle de jornada tornou o registro de ponto totalmente móvel.

Com o ponto online a mais recente tecnologia de ponto eletrônico, sua empresa pode realizar a marcação de ponto por meio de um aplicativo, que pode ser instalado em tablets e smartphones e computadores. Tornando a marcação mais ágil e trazendo mobilidade para sua empresa.

Menos problemas com manutenção

Na sua empesa, você em algum momento já se deparou com a situação de ter um relógio de ponto quebrado? Com certeza deve ter sido um caos e muito estressante para o RH.

Com a modernização do controle de ponto, os problemas com manutenção se tornam nulos, isso porque,  o ponto online é um sistema que funciona em nuvem. Sendo assim, ele pode funcionar em qualquer aparelho, tirando a necessidade da empresa arcar com um aparelho específico ou compra de insumos.

Maior independência do RH

O tópico anterior diz muito sobre a independência do RH, é bastante comum que a área dependa do setor de TI para algumas tarefas, seja para ajudar com planilhas mais complexas ou para fazer manutenções no sistema ou relógio de ponto.

Por isso, a modernização do controle de ponto vai representar para a área mais independencia, podendo o RH operá-lo sem preocupação ou complexidades.

Redução de custos

A sua empresa já parou para fazer as contas de quanto custa a sua gestão de ponto mensalmente? E aqui não estamos falando apenas da compra do relógio de ponto que já representa altos custos para a organização.

Estamos falando de tempo gasto em processos ineficientes, horas que os funcionários do RH/ DP precisam fazer a mais para realizar todos os cálculos e fechar a folha de ponto mensal.

Do software utilizado para tratamento do ponto e horas extras que foram mal captadas ou erros operacionais que podem acontecer quando o sistema de ponto é ineficiente.

Com a ajuda da tecnologia esses custos podem ser reduzidos drasticamente, primeiro pelo fato de ser um único sistema para registro e tratamento de ponto, segundo, por ser mais eficiente, reduzindo assim o tempo de gestão e erros operacionais.

Diversos clientes tiveram redução de custos ao adotar o PontoTel na rotina de sua empresa. Esse foi o caso da empresa de segurança e terceirização de serviços Intersept,  você pode conferir o depoimento deles no nosso case de sucesso exclusivo. Baixe gratuitamente!

Gestão estratégica e em tempo real

Sabemos que os indicadores de RH são muito importantes para uma gestão de pessoas estratégica, o problema é que nem sempre coletá-los é uma tarefa fácil, fazendo com que o RH não tenha uma resposta imediata quando perguntado sobre níveis de absenteísmo, ou horas extras.

Com um controle de ponto moderno a coisa muda de figura, em poucos cliques é possível ter dados sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, em relatórios ou dashboards inteligentes.

Sem contar que é possível fazer toda a gestão da sua empresa em tempo real, sem precisar esperar o fim do mês. Você pode acompanhar a jornada dos funcionários por meio de um aplicativo, adicionar dispensas, alterar jornadas, corrigir marcações e muitas outras facilidades que a sua empresa só encontra em um sistema de ponto online.

Banco de horas e home office

Economia de tempo no tratamento e fechamento de ponto

Esse tópico resume tudo que falamos acima, mas é importante ressaltar que com um software de ponto moderno sua empresa vai reduzir em mais da metade o tempo gasto com o tratamento e fechamento de ponto.

Por ser um único sistema, a etapa de coleta dos pontos do relógio ou folha de ponto já é descartada. E os cálculos de horas extras ou faltantes são feitos de forma automática de acordo com a jornada pré cadastrada no sistema, otimizando bastante o tempo gasto com esse processo.

Por onde começar a modernização do controle de ponto?

Com certeza você deve ter chego a esse texto porque deseja iniciar o processo de modernização do controle de ponto da sua empresa.

Esse já é um ótimo primeiro passo, pois a pesquisa sobre esse processo vai te deixar mais preparado para escolher o melhor sistema. Contudo, para começar a modernização do controle de ponto você não precisará de muitas etapas, somente de duas essenciais que irão desencadear todas as outras, confira a seguir.

Troca de sistema tradicional para o ponto alternativo

Ao longo desse texto você percebeu que o ponto online ou alternativo é a melhor opção quando se fala de modernização do controle de ponto.

Hoje em dia até existem ótimos modelos de relógios de ponto, mas nenhum deles se compara à agilidade e eficiência do ponto online.

E já que estamos falando sobre modernização, poder bater ponto pelo celular representa o máximo da evolução e tecnologia não é mesmo? Então o primeiro passo é buscar a troca do sistema tradicional para o alternativo.

Escolha um sistema que ajude que atenda as necessidades da sua empresa

Escolher o novo sistema da sua empresa é o segundo passo para a modernização do controle de ponto.

O novo sistema precisa ser a altura de suas necessidades e mais do que isso, precisa ser o mais moderno e tecnológico, isso porque, quando a sua empresa trocar de sistema os problemas precisam ficar no passados, o novo software deve ser seu aliado na gestão de ponto.

Algumas características que podem pesar na sua escolha, e que você deve observar ao iniciar sua pesquisa pelo sistema são:

  • Múltiplas formas de marcação de ponto;
  • Segurança do registro;
  • Usabilidade da plataforma;
  • Controle eficiente de horas extras e banco de horas;
  • Cálculo de horas completo;
  • Fácil implantação;
  • Carteira de clientes.

Essas são apenas algumas das características que você deve buscar no seu sistema de ponto, mas que com certeza ajudarão você a peneirar apenas os melhores.

Agora, se você quer conhecer um pouco mais sobre um sistema de ponto completo, pode marcar uma demonstração com um consultor PontoTel, e apresentar suas dúvidas e necessidades, nossos consultores são especialistas em controle de jornada e irão te mostrar a melhor solução exclusivamente para sua empresa!

A modernização do controle de ponto pode parecer complexa a primeira vista, mas se você tiver a empresa certa ao seu lado, essa missão se torna muito mais fácil.

Dúvidas RH: Modernização controle de ponto

Antes de terminarmos esse texto, separamos algumas das principais dúvidas sobre modernização do controle de ponto, acompanhe!

Vale a pena adotar um controle de ponto grátis?

Ao pesquisar sobre ponto online você com certeza deve ter se deparado com diversos anúncios de controle de ponto gratuitos, e deve ter pensado “se tem sistemas gratuitos por que pagar um?”.

Contudo, precisamos alertar que essa não é uma boa escolha, pois, quando você contrata um software ele irá entregar para sua empresa toda uma solução completa que inclui: treinamento da plataforma, ajuda com problemas, segurança no controle de ponto e adequação a legislação trabalhista.

É muito mais seguro e vantajoso para sua empresa contratar um sistema que seja eficiente e parceiro em qualquer demanda que surgir.

O ponto alternativo é fácil de operar?

Quando se fala em softwares de ponto, muita gente costuma se assustar por pensar que é algo complexo e dificil de operar.

Contudo, os sistemas alternativos são muito mais fáceis de manusear do que sistemas antigos pouco intuitivos.

Uma outra grande diferença é que nesses sistemas, o aprendizado é fácil, pois se trata de uma plataforma intuitiva e amigável, dessa forma sua empresa não precisa contratar um funcionário que tenha formação específica naquele sistema, é possível ensinar sua operação para toda a equipe.

Tem integração com a folha de pagamento?

Não são todos os sistemas alternativos que possuem integrações com sistemas de folha de pagamento. Contudo, o PontoTel está na lista dos que possuem, e faz  integração com os principais sistemas e assim, após o fechamento da folha de ponto as informações podem ser diretamente enviadas para a folha de pagamento.

O ponto online só funciona com internet?

Não, o sistema da PontoTel por exemplo pode funcionar perfeitamente sem internet. Necessitando apenas de conexão para sincronizar os pontos registrados, dessa forma o sistema consegue armazenar os pontos para subir para a plataforma quando tiver conexão.

Conclusão

Aqui vimos tudo sobre a modernização do controle de ponto e agora com certeza sua empresa estará preparada para revolucionar o controle de jornada e deixar para trás todas as preocupações geradas por sistemas ineficientes.

Com um sistema de ponto alternativo a rotina do setor de RH será otimizada, e se tornará muito mais estratégica.

Fonte: PontoTel

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