As 24 horas do dia estão cada vez mais curtas. Todo mundo quer saber como otimizar o tempo no trabalho e usar ferramentas de produtividade para ganhar uns 60 minutos a mais na agenda — mesmo no sacrifício.
É necessário dormir apenas 4 horas por dia para encaixar a prática de yoga e o tempo de leitura antes do trabalho? “É isso aí, faca na caveira”. Tomar shake no lugar das refeições para preparar o almoço ou esperar na fila do restaurante? “Tamu junto”.
Essas e outras são estratégias do tipo “cobre um santo e descobre o outro”. Você economiza no tempo, mas prejudica a saúde. Na verdade, não faz sentido você deixar de dormir para sentir que tem tempo para as coisas. Isso, porque há momentos produtivos no seu dia que você poderia aproveitar mais.
Em vez de fazer experimentos radicais, tente 4 ajustes simples na sua rotina para achar o tempo escondido na sua agenda e saber como ganhar tempo no trabalho. Pode ser que você economize apenas 10 minutos aqui e ali mas, de milho em milho, a galinha enche o papo.🐓
Como otimizar o tempo no trabalho
Todos nós já conhecemos os suspeitos de nos roubar tempo no trabalho: reuniões e e-mails. Há também outros drenos de tempo como a fadiga da decisão e realizar a mesma tarefa repetidamente. Embora seja difícil se livrar desses maus hábitos de uma vez (olá, automação de tarefas), você pode mudar sua abordagem para conseguir mais tempo:
Saiba agora como otimizar o tempo no trabalho lidando com estes drenos de tempo:
1. Agendar uma reunião para falar sobre o mesmo assunto… de novo!
Se você acha que participar de reuniões se tornou seu trabalho em tempo integral, saiba que não é só você!
As reuniões se tornaram mais longas e mais frequentes nos últimos 50 anos, ocupando em média 23 horas do tempo semanal de diretores (nos anos 1960, eram menos de 10 horas).nbsp
Além disso, a maioria dessas reuniões sequer são úteis. De acordo com o relatório de 2019 State of Meetings (estado das reuniões), 71% dos profissionais disseram, por meio do aplicativo Doodle, que perdiam tempo todas as semanas devido a reuniões desnecessárias ou canceladas. Quando as reuniões de fato ocorrem, para 43% os itens de ação levam a confusão, 38% diz que a má organização da reuniões leva à perda de foco nos projetos e 31% acredita que participantes de pouca relevância atrasam o trabalho.
E como otimizar o tempo no trabalho?
Da próxima vez que receber um convite de reunião que não é relevante ou que um simples email resolve… simplesmente… diga não. Embora as reuniões tenham se enraizado na cultura das empresas, lembre-se disso: é um convite feito por alguma razão. Alguém está pedindo para ter uma reunião com você. Se não for o melhor momento ou o melhor uso do tempo para ambos, é razoável negar.
A Harvard Business Review oferece ótimos exemplos de como você pode declinar educadamente um convite para uma reunião:
- “Esse assunto é muito interessante. Com base nas nossas prioridades deste ano, não tenho certeza se esse é o melhor momento para uma conversa produtiva. Podemos adiar essa reunião e esperar o grupo de trabalho avançar um pouco mais antes de conversarmos?
- “Estou precisando tomar algumas decisões relacionadas a esse assunto. Pelo convite de reunião, me parece que a Produção não está envolvida. Gostaria de esperar até que alguém da Produção participe. Caso contrário, não consigo tomar essas decisões.
- “Pelo que vi no convite, parece que essa reunião é mais para repasse de informações, certo? Seria possível receber um resumo em vez de participar?
E ai, ainda sem coragem para dizer não a um convite de reunião?
Não se preocupe: saiba como otimizar o tempo no trabalho e poupar minutos preciosos mesmo quando você tem que participar de uma reunião.
Primeiro, experimente a regra do 20/50. A maioria das reuniões de 30 ou 60 minutos podem ser limitadas a 20 ou 50 minutos. Os 10 minutos finais de uma reunião geralmente são os menos produtivos. O pessoal começa a descontrair e a jogar papo fora. Ao excluir esses dez minutos, vocês agilizam o processo de tomada de decisão.
Segundo, mude o ambiente da reunião. É fácil para uma reunião se estender quando vocês estão confortáveis ao redor de uma mesa de conferências em uma sala pequena. Em vez disso, faça a reunião de pé ou caminhando para mudar o ritmo e a dinâmica.
2. E-mails
Em geral, profissionais passam 28% do dia de trabalho lendo e respondendo e-mails, de acordo com análise feita pelo McKinsey Global Institute. Isso corresponde a impressionantes 2,6 horas e 126 mensagens recebidas por dia.
Passamos tanto tempo pensando sobre os e-mails chegando na caixa de entrada que esquecemos de otimizar aqueles que estão saindo. Você pode dominar as etiquetas, pastas e arquivamento, mas o processo de escrever o e-mail é o maior dreno de tempo. Mas, curiosamente, é algo que raramente pensamos como otimizar no trabalho.
Pode acreditar. Não há regras de automação ou arquivamento no Gmail ou Outlook que compense o tempo de clicar em “responder”, escrever a mensagem e depois clicar em “enviar.”
E como otimizar o tempo no trabalho?
Uma das maneiras mais fáceis de otimizar tempo com a sua caixa de entrada é evitar responder e-mails desnecessários. Por exemplo, digamos que você esteja trocando mensagens para resolver um assunto com uma colega de trabalho. Ela responde a maioria dos seus e-mails recentes dizendo “Ótimo, obrigada pela informação. Te dou um retorno sobre esse assunto depois da reunião do time.”
A etiqueta social pode lhe influenciar a responder com outro e-mail dizendo apenas “Obrigado” ou “Agradeço o retorno.” Esse é um caso clássico de resposta desnecessária de e-mail. Sua resposta não acrescenta qualquer valor nem faz a conversa avançar. Em vez disso, você deveria simplesmente deletar o e-mail ou arquivá-lo.
Se você sente que realmente *precisa* responder aos e-mails com “Obrigado”, “Te vejo lá” ou “Bom saber”, crie modelos de e-mail e respostas prontas para que você não tenha que digitar as respostas toda hora.
3. Muitas decisões… decisões demais
Nós tomamos centenas de pequenas decisões todos os dias, começando com a escolha da roupa que vamos vestir até a decisão entre um cookie de chocolate ou um brownie de sobremesa.
No trabalho, decisões inócuas também se acumulam, exigindo que você escolha entre quais tarefas fazer, como ter aprovação de um e-mail ou como responder à dúvida de um colega de trabalho. Na momento de dormir, uma pessoa comum tomou 35.000 decisões!
Quanto mais decisões você toma ao longo do dia, mais difícil fica para o seu cérebro.
Esse fenômeno, chamado de fadiga da decisão, foi cunhado pelo psicólogo social Roy F. Baumeister e deriva do seu cérebro procurar por atalhos. Ou você se descuida e age impulsivamente, ou não faz absolutamente nada. Ambos os atalhos acrescentam tempo indesejado ao seu dia, forçando-lhe a voltar atrás e consertar uma decisão descuidada ou passar minutos desnecessários avaliando as opções para uma decisão que, no fim das contas, você não vai tomar.
E como otimizar o tempo no trabalho?
Há 2 formas de combater a fadiga da decisão: reduzir a quantidade de tempo tomando decisões, ou limitar as opções.
A estratégia mais fácil é limitar o número de escolhas que você avalia. Por exemplo, digamos que você ficou responsável por encontrar uma nova agência para apoiar a equipe de marketing. É muito fácil se perder comparando todas as agências que existem num raio de 50 quilômetros na sua cidade.
Essa abordagem gera ansiedade e estresse e, mesmo que você seja bom em tomar decisões, provavelmente não ficará feliz com o resultado.
“Nós acabamos ficando menos satisfeitos com o resultado da escolha do que ficaríamos se tivéssemos menos opções” diz o psicólogo e professor de teoria social Barry Schwartz, em artigo para o The Guardian.
Em vez disso, peça recomendações aos seus colegas de confiança e compare apenas as 3 melhores agências. Então, assim que você tomar uma decisão, permaneça com ela.
Tirar até 20 segundos de cada escolha já faz diferença quando você toma centenas de decisões todos os dias. A chave para colocar em prática essa abordagem é começar com decisões pequenas e, aos poucos, passar para decisões com mais consequências.
Em artigo para o The Muse, o coach de decisões, Nell Wulfhart diz que:
“Se você sofre de “indecisão crônica”, construa o músculo da tomada de decisão começando pequeno. Dê a si mesmo 30 segundos para decidir o que você comerá no jantar, qual filme vai assistir ou se você quer ou não sair a noite. E siga essa decisão. Depois, repita. E então comece a tomar decisões maiores…. Com o tempo, tomar decisões vai ajudar a treinar o seu cérebro a pensar mais rapidamente sobre essas questões.”
4. Manual de tarefas no modo repetir (Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+C, Ctrl+V)
Grande parte do trabalho de vários profissionais envolve lidar com ferramentas e sistemas, executando tarefas como reunião de dados, aprovações e compartilhamento de atualizações. Embora algumas pessoas tenham descoberto os atalhos do teclado, atalhos do Trello e outros truques para economizar tempo, isso não é suficiente.
De acordo com um relatório sobre Automação no Ambiente de Trabalho, através do software de gerenciamento de trabalho, Smartsheet, mais de 40% dos respondentes passaram pelo 1/4 da semana de trabalho em tarefas repetitivas como e-mails, coleta de dados e inserção de dados as que ocuparam a maior parte do tempo.
Isso não afeta apenas os funcionários. Um relatório da Service Now descobriu que, para quase 70% dos gerentes, processos manuais os deixam com menos tempo para iniciativas estratégicas. Mais de 1/3 dos gerentes disse que usa processos manuais no ambiente de trabalho.
E como otimizar o tempo no trabalho?
No mesmo estudo do Smartsheet, cerca de 60% dos profissionais estimam que poderiam poupar 6 ou mais horas por semana se as partes repetitivas da sua atividade fossem automatizadas (quase um dia inteiro de trabalho!).
Antigamente, automatizar o trabalho era algo intimidador: ou você tinha que aprender a programar, ou precisava dominar completamente um programa de computador para criar regras e soluções complexas. Hoje, existem vários aplicativos poderosos e intuitivos que permitem que qualquer pessoa automatize tarefas manuais.
Aqui estão algumas deles:
- O Trello criou, junto com o Butler, uma forma de automatizar tarefas que pode poupar seu tempo em atividades rotineiras do gerenciamento de projetos. O Butler fornece inclusive recomendações ou sugestões baseadas em ações recorrentes para otimizar o tempo automagicamente!
- O Zapier permite que você se conecte aos aplicativos que usa todos os dias. Você pode pesquisar os seus aplicativos favoritos (como o Trello) e escolher dentre uma lista de “Zaps”(integrações) ou criar o seu próprio fluxo de trabalho. Por exemplo, você poderia criar cartões do Trello automaticamente a partir de novas linhas em uma planilha do Google Sheets ou de mensagens favoritadas no Slack.
- O IFTTT também permite que você pesquise por integrações fora da caixa, chamadas de Applets, ou criar as suas próprias. Você pode escolher integrações específicas para o Trello ou conectar aplicativos como Instagram, Twitter, Salesforce, entre outros.
- Para automatizar tarefas no Mac, experimente o Automator. Não há necessidade de aprender qualquer código de programação. Em vez disso, você pode escolher dentre uma lista de ações para criar fluxos de trabalho, como redimensionar imagens, fechar todos os apps de uma só vez, ou combinar vários arquivos em PDF.
- Para usuários de Windows, existe o Windows Task Scheduler. Ele permite que você crie uma tarefa, defina a frequência dela (diariamente, semanalmente, mensalmente, etc.) e configure um gatilho. Por exemplo, você pode automatizar os backups para a nuvem ou até abrir os mesmos programas toda vez que inicia seu computador.
Como ter mais tempo livre (e aproveitá-lo)?
Parabéns! Graças a esses pequenos ajustes você conseguiu poupar algumas horas por semana. O que você vai fazer com o tempo extra é crucial.
O propósito de aprender como ganhar tempo no trabalho é ter minutos extras para fazer mais atividades estratégias ou realizar seus interesses e hobbies. No entanto, tão importante quanto isso é ter um tempo para fazer absolutamente nada.
Sim, você leu corretamente. Ganhar tempo para ter um espaço em branco” na sua agenda permite que você desacelere, recarregue-se e reenergize-se. O segredo é evitar a tentação de olhar para o seu telefone, conversar com um colega ou navegar na internet. Em vez disso, deixe sua mente vagar. Sente-se em uma sala silenciosa e sonhe acordado, ou saia para uma caminhada sem rumo.
“Eu não faço nada com um propósito. Eu sei que sem intervalos, eu não sou efetivo” diz Manfred Kets de Vries, professor de liderança e gestão de mudança na Insead in Paris, em um artigo para o New York Time.
Você vai se surpreender quando perceber o quanto pode realizar tirando alguns minutos das suas tarefas usuais para simplesmente não fazer nada.
