Quer você goste ou não, o home office é o regime de trabalho do momento. E a boa notícia é que várias existem ferramentas para home office que podem facilitar nessa jornada. Mas, se você ainda está se adaptando à rotina do trabalho em casa, é bem possível que ainda não esteja usando bem todas as novas ferramentas de trabalho e pode estar com problemas de comunicação.
Para evitá-los, as ferramentas de videoconferência são muito úteis. As videoconferências pelo Zoom, por exemplo, ajudam famílias, amigos e equipes de trabalho a manter a conexão. Já o Trello ajuda na produtividade no trabalho. Por isso, equipes no mundo inteiro estão se dando conta de que podem usar as 2 ferramentas juntas.
Então, para você não ter problemas de comunicação e tirar o maior proveito dessa dupla, aqui vai um guia completo de como usar perfeitamente Zoom + Trello .
Comunicação em equipes remotas
Um dos problemas mais comuns para quem está começando a trabalhar remoto é se adaptar a diferentes estilos de comunicação no ambiente de trabalho. Da mesma forma que você se adapta à etiqueta de comunicação quando está no escritório, há algumas considerações a fazer sobre trabalho remoto.
Então, para comunicar assertivamente é muito importante levar em conta o tipo de comunicação, o meio e a ferramenta mais adequada para cada caso. Por exemplo:
Comunicação rápida: se você tem uma pergunta simples, que requer uma resposta curta, use uma ferramenta de chat. Elas são ótimas para conversas rápidas e para esclarecer dúvidas. Também são ótimas para conversas informais (falaremos mais sobre isso depois).
Atualizações: se você faz controle de tarefas e precisa de atualizações sobre determinadas atividades, use o cartão do Trello onde a tarefa foi inserida para conversar a respeito. Assim, você acompanha essas informações de forma mais contextualizada. Os comentários do Trello existem justamente para atender essa necessidade.
E este é provavelmente o tipo de comunicação que precisa de mais cuidado:
Conversa longa ou delicada: se você tem uma pergunta complicada, que não é muito direta, ou precisa conversar sobre um assunto delicado, não tenha dúvidas: faça uma videoconferência pelo Zoom. Embora seja mais rápido conversar pelo chat, perde-se muito do tom de voz e das nuances da fala ao usar a escrita nesse caso.
As pessoas nem sempre compreendem suas intenções quando não podem ver seu rosto e ler suas expressões faciais. Por isso, é importante falar com detalhes sobre assuntos mais complexos no “cara a cara.”
Como usar o Zoom e Trello para atualizações e conversas
Um exemplo bem comum de uso do Trello é com o Quadro de Reunião de Equipe.
Nele há uma lista para cada reunião semanal da empresa. Uma lista modelo é copiada para cada semana e depois renomeada com a data da reunião.
Quando chega o horário e todos estão reunidos na videoconferência pelo Zoom, a pessoa responsável por liderar a conversa verifica todos os cartões que estão na lista daquela semana.
- Qualquer pessoa, ao longo da semana, pode adicionar um cartão com pautas. Isso é ótimopara não esquecer dos assuntos a serem discutidos na hora da reunião.
- Use os cartões recorrentes na sua lista modelo para comemorar as conquistas do time e discutir os problemas de forma aberta.
Outro fluxo de trabalho bem legal que combina a videoconferência no Zoom e o Trello é utilizando o quadro de reuniões acima para criar momentos de conexão da equipe. Isso geralmente é feito em encontros maiores, como uma reunião online de toda a empresa, e que dá espaço para criar salas de conversa menores com a funcionalidade das “breakout rooms” do Zoom.
Basicamente, a empresa toda se reúne uma vez por mês, como se fosse uma “assembleia” para fazer comunicados e debater. Esse é um ótimo momento para saber no que as outras equipes estão trabalhando e ouvir da liderança os objetivos gerais da empresa. Como a ideia é que todo mundo da empresa participe, essa ocasião é ótima para se conectar mais com as pessoas.
Os últimos 15 minutos da reunião são reservados para as breakout rooms. O anfitrião da videoconferência no Zoom pode dividir a reunião em grupos menores, que são gerados de maneira aleatória. Por isso, é provável que você vá parar em um grupo de pessoas com quem não teve muito contato até então. Os grupos usam esses 15 minutos para conversar sobre a vida, seus hobbies, famílias ou sobre o mundo em geral.
Assim que a videoconferência no Zoom acabar, faça uma captura de tela do seu grupo e a publique em um cartão no quadro de conexões, dentro da lista da reunião semanal. Aproveite para acrescentar um comentário sobre o que vocês conversaram. 😛
Esse é um exercício bem divertido, porque qualquer pessoa no quadro pode rolar pelo feed de atividade no quadro do Trello para identificar interesses em comum. Por exemplo, você pode ver que 2 pessoas em um grupo diferente viajaram recentemente para um lugar onde você está planejando ir. E olha que massa: você pode combinar de conversar com elas para saber como fazer seu roteiro de viagem para esse destino!
Dicas avançadas de como fazer uma videoconferência no Zoom
Se você está começando agora a interagir com seus colegas de equipe, aqui estão algumas boas práticas que vão lhe ajudar a entrar no clima:
- Equipamentos: É bom usar fones de ouvido, porque aumenta a qualidade do som e do microfone.
- Conversas: Deixe o vídeo e microfone ligados durante todo o tempo que puder. Isso torna as reuniões mais interativas e mais parecidas a um encontro presencial. Você pode se colocar no mudo se houver ruído ambiente, para não incomodar as outras pessoas. Geralmente, deixar o microfone ligado funciona melhor quando a reunião tem aproximadamente 40 pessoas ou menos.
- Conversa por telefone: Você pode usar um telefone para se conectar a reunião, como em uma conferência sem vídeo. Porém, a qualidade da sua experiência será menor. Por isso, conecte-se pelo telefone apenas quando não houver outra opção.
- Conexão de internet: Se a sua conexão não estiver muito boa, tente desligar o vídeo. Isso pode ajudar a melhorar a qualidade. Caso contrário, use um cabo para conectar à internet.
- Chat: Nem todo mundo se sente à vontade para falar em uma videoconferência no Zoom. Por isso, o chat é uma ótima funcionalidade para fazer um comentário ou pergunta. Isso porque não é deselegante digitar enquanto alguém está falando. Se uma pessoa está fazendo uma apresentação, você pode oferecer ajuda para monitorar o chat e responder às perguntas no lugar de quem está apresentando.
- Plano: Uma conta gratuita permite um número ilimitado de pessoas na videoconferência do Zoom. Porém, a reunião online pode durar até 40 minutos. Nos minutos finais, você receberá um aviso de que seu tempo está acabando.
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Nós incluímos as dicas deste artigo e muito mais em um guia completo (e gratuito!) para todos que querem implementar o trabalho remoto. Acesse aqui:
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Seja expert em reunião online de equipe
Espero que esse guia rápido de Zoom + Trello possa lhe ajudar a navegar pelas funcionalidades básicas e melhorar a sua experiência de trabalho remoto.
À primeira vista, essa nova forma de se comunicar parece pouco natural. Mas com o tempo, vai ver que trabalhar remoto pode ser bem fácil. Você sempre pode ter um registro das conversas que teve e das decisões que foram tomadas. E as videoconferências serão tão amigáveis quanto aquela pausa para conversar na cozinha do escritório. 😌
