Erros no SPED podem custar caro às empresas. Além disso, prejudicam sua imagem como contador. Este importante instrumento fiscal reúne de maneira simplificada toda a documentação necessária para os órgãos fiscalizadores. Por este motivo ele requer atenção!
Alguns contadores até podem achá-lo simples, porque esse é o objetivo dele. Porém, com isso, estes profissionais fazem o preenchimento dos campos sem o cuidado necessário. Só que é grande o número de campos que devem ser preenchidos. Isso porque o SPED reúne todas as informações da gestão tributária, contábil e financeira de uma empresa, eliminando a entrega de documentação física.
As falhas costumam surgir pela falta de conhecimento em relação à diferença nas leis de cada estado, além de aplicação equivocada das alíquotas ou erros de digitação por falta de atenção.
Para que você não cometa erros no SPED, nós listamos os principais. Veja quais são:
1. Erros no SPED: Desconhecer a legislação
A maior parte dos erros no SPED acontece quando o gestor responsável desconhece a legislação vigente. Isso ocorre porque as leis mudam com certa frequência e sem aviso prévio, principalmente as alíquotas e regras municipais.
Reconhecemos que é trabalhoso conhecer todas as minúcias, mas negligenciar essa atividade faz com que surjam erros no SPED. Eles ocasionam desde falhas pequenas a maiores.
É fundamental que o gestor envolvido compreenda como funciona a legislação tributária local, informando-se a respeito das regras de isenção, incidência de tributos sobre as atividades e outros.
2. Esperar para lançar
Outro erro comum no SPED é adiar o lançamento. Há quem acredite ser eficaz esperando juntar todas as informações do SPED Contábil para anotá-las de uma única vez, porém isso não funciona.
Como contador, você sabe que é contraproducente fazer isso no controle fiscal e tributário. Ao esperar para juntar tudo, o esquecimento ou a falta de organização pode provocar perda de parte das informações necessárias.
3. Desatenção ao preencher os valores
Celular, redes sociais, conversas e telefonemas durante o preenchimento dos valores provocam desatenção e, consequentemente, erros.
As incoerências entre os valores declarados nas Notas Fiscais Eletrônicas e no SPED Fiscal costumam acontecer por pura e simples desatenção. Sendo assim, dedique um tempo exclusivo para a realização dessa tarefa e evite distrações. Reforce isso com sua equipe, pois falhas assim podem custar caro para as empresas.
4. Não conferir a base de cálculo de alíquotas e impostos
Tenha em mente que são muitas as regras, leis tributárias e fiscais que regem os cálculos para elaboração correta do SPED. Qualquer falta de atenção pode causar um problema sem precedentes.
Toda vez que for elaborar o documento, verifique fielmente as tributações para que a estrutura de análise do arquivo interprete-o da maneira correta, permitindo que o sistema faça a validação dos dados e libere a transmissão.
Com a máxima atenção possível, serão menores as chances de erro. Caso venha a errar, saiba que esses erros no SPED podem ser corrigidos.
5. Ignorar a relação entre alíquotas e origem dos produtos
Outro dos principais erros no SPED. Quando se inicia a elaboração deste documento, você deve verificar a tabela de pesquisa de alíquotas, pois a mesma pode estar desatualizada ou, pior, com os números incorretos.
Qualquer falha neste procedimento resulta em erro na análise do SPED Fiscal, ocasionando multas. Equívocos no sequenciamento dos números nas notas fiscais, tanto emitidas quanto canceladas, também ocasionam análise indevida.
A verificação manual e individual é inviável, além de ser improdutiva. Por isso, é uma excelente ideia buscar um software fiscal que emite notas fiscais sem erros de parametrização, evitando problemas como a sequência incorreta de números.
6. Informar NCM e alíquotas erradas
A Nomenclatura Comum do Mercosul, ou NCM, sofre periodicamente alterações legais. Isso impacta nos valores das alíquotas, que sofrem mudanças.
Quando não se observa cautelosamente a NCM, a elaboração do SPED Fiscal acaba com erros acidentais. Só que aos olhos do Fisco isso pode ser interpretado como evasão fiscal. É aqui que mora o perigo. Outro dos erros no SPED que envolvem a NCM têm a ver com os itens com descrições diferentes que são informados com o mesmo código.
Também acontece de mercadorias que têm o mesmo código, mas apresentam descrições diferentes. O Fisco, além de questionar, costuma aplicar multas.
7. Não abrir e fechar os blocos sem movimentação
Esse erro no preenchimento do SPED diz respeito à EFD ICMS/IPI. Por mais que a empresa não esteja obrigada a escriturar um determinado bloco, ele deve ser aberto e fechado. É o caso do K001 (abertura) e do K990 (encerramento)
A apresentação de todos os blocos na sequência correta é obrigatória. O registro de abertura do bloco indica se haverá ou não informação. Note que até esse detalhe pode causar problemas, portanto, a falta de planejamento e apuração na entrega do documento provoca incoerências em seu preenchimento. O Fisco, por sua vez, enxerga má conduta nessas práticas.
8. Não contar com um bom software de gestão
Para diminuir a quantidade de erros no SPED, é fundamental contar com um bom software de gestão. Ele torna o seu trabalho mais rápido e prático, pois automatiza as tarefas repetitivas e abre espaço para uma atuação mais estratégica.
Outro ponto é que ele pode ser integrado a diversas soluções, diminuindo custos e obtendo uma melhor organização que permite um upgrade em sua performance.
Uma solução focada em notas fiscais eletrônicas, por exemplo, permite a emissão e o gerenciamento de documentos eletrônicos desse tipo. Ela armazena e busca os documentos e faz emissão de modo rápido e com baixo custo.
Se você deseja reduzir a quantidade de erros no SPED, prepare-se para aumentar o próprio desempenho e combinar tecnologia de ponta com serviços especializados por meio de um software completo e integrado.
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