A contabilidade para lojas apresenta desafios e cenários diferentes do processo contábil de outros negócios, como o de prestadores de serviços, por exemplo. Por causa disso, muitos comércios encontram dificuldade para lidar com as suas obrigações fiscais.
Uma das características que difere uma loja de outras empresas é o volume de entrada e saída de dinheiro. Um comércio em um ponto movimentado de uma cidade de médio porte com 200 mil habitantes, provavelmente fecha mais de 300 vendas por dia, dependendo do segmento.
Por esse motivo, o fluxo de caixa é muito intenso e pode ser difícil lidar com toda a contabilidade do negócio. Se esse é o seu caso, confira como fazer a contabilidade para lojas em poucos passos.
1. Defina o regime tributário correto de contabilidade para lojas
O primeiro elemento para uma boa gestão de contabilidade para lojas é determinar qual o regime tributário correto para o seu comércio. Isso dependerá de alguns elementos básicos, como o seu segmento de atuação e volume de vendas.
Por exemplo, mesmo sendo comércio, não dá para comparar uma joalheria com uma loja de roupas infantis. Afinal, o produto de uma custa R$5.000,00 e o da outra custa R$50,00.
Para ter o mesmo faturamento, a loja de roupas precisaria vender 100 peças a cada venda da joalheria. A quantidade de trabalho é muito assimétrica.
Em razão disso, existem regras para diferentes tipos de lojas, com mudanças nas alíquotas de imposto em cada uma delas. Vale a pena estudar e fazer a simulação de qual o melhor sistema para o seu comércio.
Dessa forma, é possível economizar um pouco mais ao evitar pagar tributos desnecessários, tornando o seu negócio mais enxuto e competitivo.
2. Entenda as exigências dos governos locais para lojas
Para que uma loja opere no Brasil, precisa lidar com as determinações e exigências de três esferas governamentais: a federal, a estadual e a municipal. Por conta disso, é possível que um mesmo comércio tenha uma vida mais fácil na cidade X e mais difícil na cidade Y.
Um exemplo: o governo do Estado de São Paulo exige que comércios instalem um SAT Fiscal em seus estabelecimentos para operar no estado. A mesma loja aberta em outro estado não precisaria fazer isso.
Claro, o SAT Fiscal facilita a vida contábil da empresa ao criar um registro digital de todas as vendas e enviar automaticamente para a Secretaria da Fazenda, o que poupa trabalho fiscal.
No entanto, é uma obrigação que não existe em outros lugares. Por isso, é importante ter em mente quais as exigências específicas do seu estado e cidade antes de começar a cuidar da sua contabilidade para lojas.
3. Estabeleça um sistema de escrituração contábil eficaz
Um dos principais desafios da contabilidade para lojas é a escrituração contábil. Trata-se de um projeto de registro de todas as movimentações financeiras da empresa, ou seja: todas as vendas, compras e pagamentos.
Já é possível imaginar o tamanho do problema, não é mesmo? Uma loja que venda 100 produtos por dia tem 3.000 itens para registrar na sua escrituração contábil por mês (fora pagamentos de salários, contas e fornecedores).
Diante disso, é importante criar um sistema que ajude a controlar a escrituração contábil do comércio, fazendo-o todos os dias no horário do fechamento ou sempre de manhã, por exemplo, antes de abrir a loja.
4. Monte uma rotina contábil que funcione bem na sua loja
Por falar nisso, nem toda loja tem a mesma rotina. Novamente, podemos citar o exemplo de uma joalheria e uma loja de roupas infantis. De um lado, provavelmente existem vendedoras em um sistema de competição e rotação, enquanto do outro não.
Além disso, a expectativa é que uma loja venda 1 produto por dia e a outra venda 100. Por isso, são contextos bem diferentes.
Isso significa que nem toda estratégia ou rotina funciona para todas as lojas. São cenários muito diferentes. No entanto, é preciso encontrar o esquema contábil que funcione melhor para o seu comércio, de modo a facilitar a sua vida fiscal.
5. Contrate um especialista em contabilidade para lojas
O trabalho de contabilidade para lojas é muito grande. São muitos itens a serem calculados, muitas exigências e muitos documentos a serem preenchidos. Isso pode ser sufocante para quem não entende do assunto, e quer apenas empreender.
Portanto, a melhor alternativa é contratar um especialista no assunto para assumir a sua contabilidade. Não trata-se de um custo, mas sim de um investimento. A lógica é simples: cada hora que você gasta fazendo a contabilidade, é uma hora a menos de trabalho na loja.
Em um mês, você pode perder 20, 25, ou talvez mais horas, sendo que poderia usá-las trabalhando e estabelecendo estratégias para aumentar suas vendas na loja.
O ganho de produtividade ao confiar as tarefas contábeis nas mãos de um especialista é enorme e ultrapassa o valor pago ao profissional.
Seguindo esses 5 passos, você conseguirá lidar com a contabilidade para lojas de maneira fácil, transformando uma tarefa difícil em um ponto forte do seu comércio.
