Daily Meet: O que é, como fazer e qual a importância das reuniões diárias!

Foto de Kindel Media no Pexels
Já é de conhecimento geral que as empresas estão cada vez mais tentando estabelecer uma relação duradoura e estável com os seus funcionários, com o objetivo de gerar melhores resultados e uma forma disso acontecer mais rapidamente é a Daily Meet. Embora muitas companhias ainda relutem e acreditem ser trabalhoso realizar reuniões diárias, outras já perceberam que essa pode ser a melhor saída para detectar problemas e até mesmo resolvê-los de uma maneira mais fácil e direta sem ter prejuízos.

Por isso, essa questão está sendo cada vez mais visada pelas empresas que pensam em crescer e fortalecer a sua imagem, além de melhorar a comunicação com os seus colaboradores.

Entretanto, mesmo que seja um assunto bastante discutido, diversas companhias ainda enfrentam dificuldades para entender como isso realmente funciona e como essa técnica deve ser implementada.

Pensando nisso, neste artigo, falaremos sobre tudo que envolve Daily Meet, quais são as perguntas mais importantes e quais os benefícios esse método pode trazer para sua empresa.

Veja o que abordaremos:

Boa leitura!

O que é Daily Meet?

Daily Meet nada mais é do que uma reunião diária, que as empresas costumam fazer para alinhar os objetivos, saber o que está acontecendo com os funcionários e até mesmo o que precisa ser melhorado.

Mais especificamente, essa é uma metodologia que é conhecida pelo seu processo ágil, que tem como principal objetivo realizar uma reunião técnica diariamente, que é geralmente feita no início do dia com todos os presentes em pé, respondendo a três perguntas importantes que veremos mais adiante neste texto.

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, esse método foi criado para ser uma ferramenta de incentivo , melhorar a comunicação e criatividade de equipes de desenvolvimento das empresas.

Porém, hoje em dia, essa técnica pode ser usada por diversos times e não somente pelas equipes de desenvolvimento, se tornando benéfica para todas as empresas, principalmente agora com o home office em alta.

Vale dizer que a reunião diária tem o propósito de otimizar a comunicação e transparecer as etapas do trabalho de cada empregado para a equipe, e também, torna o processo de prestação de contas à gerência mais fácil.

Quais as características do Daily Meet?

A tão conhecida Daily Meet, Daily Meeting, Stand-Up Meeting, Daily Stand-Up ou Scrum Diário, é uma reunião diária, de 15 minutos, para discutir o que foi feito, qual o plano para as próximas 24 horas e o que tanto está impedindo o time de avançar dentro e até mesmo fora da empresa.

Tempo de duração curto

Como já dissemos, essa técnica não é como as outras reuniões. Isso quer dizer que ela é mais específica e tem o objetivo de identificar exatamente o problema da companhia logo de cara, por isso, acaba sendo mais curta e mais fácil.

Em média, as dailies não costumam durar mais de 15 minutos e acontecem antes que os colaboradores comecem a exercer as suas atividades do dia a dia.

Stand-up Meeting

Stand-up Meeting é um formato de reuniões realizadas na teoria Scrum, que têm características específicas, como tempo de duração curto e maior frequência.

O intuito dessas reuniões é organizar um encontro diário com todos os integrantes da equipe para trocar ideias e discutir informações sobre os projetos que estão acontecendo, bem como priorizar certas atividades.

Entretanto, elas não devem se estender por muito tempo para respeitar o prazo de duração, que é bastante curto. Geralmente, ninguém senta nessas reuniões. Todos ficam de pé para criar um senso de rapidez, estimulando um discurso mais acelerado e somente daquilo que realmente é mais importante.

Local e horário

É fundamental que a empresa encontre um local apropriado e agende um bom horário para as reuniões, para que assim as coisas possam acontecer com maior fluidez.

O ideal é que o lugar seja silencioso e com janelas fechadas, para evitar distrações. Além disso, é importante manter as portas da sala fechadas para evitar interrupções enquanto a reunião ocorre.

Depois que encontrar o local, procure agendar as reuniões sempre no mesmo lugar. Se você tem uma equipe com profissionais trabalhando de forma remota, terá que escolher um uma ferramenta de videochamada para marcar os encontros, mas a regra permanece a mesma, o espaço físico continuará sendo fechado e silencioso.

Após escolher o lugar, você deve definir um horário para realizar a Stand-up Meeting. Como já foi dito, reuniões como essas devem acontecer de preferência, logo na primeira hora da manhã, antes que os colaboradores iniciem suas tarefas.

Qual é o papel do Time Scrum no Daily Meet?

O Time Scrum tem o objetivo de incrementar e melhorar a Daily Meet, trazendo mais flexibilidade, criatividade e produtividade para os funcionários e para a empresa de uma forma geral.

Isso porque, Times Scrum são auto-organizáveis e multifuncionais. Por isso, eles têm o papel de escolher qual a melhor forma para completar o seu trabalho, em vez de serem dirigidos por outros de fora da equipe.

Os times normalmente possuem todas as competências que são necessárias e exigidas para exercer o trabalho sem precisar de outros profissionais que não fazem parte daquela equipe. Vale dizer que esse modelo foi projetado para melhorar os pontos fracos da companhia.

O que é Time Scrum?

O Time Scrum é quem lidera a reunião e inicia os assuntos que serão discutidos durante aqueles minutos. Além disso, ele também é utilizado para ressaltar o quanto é importante trabalhar em equipe, de forma estratégica e simples, para que assim possam resolver problemas mais sérios.

Aqui, os funcionários trabalham juntos para completar com sucesso as tarefas e projetos da empresa. Por isso, o Scrum é um dos métodos ágeis mais difundidos do mercado atualmente.

É importante dizer que o Scrum parte da premissa de que o conhecimento é prática. Em outras palavras, o conhecimento vem da experiência.

Contudo, a experiência tem pouco valor se não houver uma metodologia para transformá-la efetivamente em entregas de valor para a empresa, em melhorias constantes no produto ou serviço e em aprendizado contínuo.

Para garantir que isso aconteça, essa metodologia se baseia em três fundamentos:

  • Transparência: para ter certeza de que a equipe esteja na mesma página sobre os conceitos da metodologia e os resultados que são esperados;
  • Inspeção: para revisar constantemente a técnica e a evolução dos projetos e da equipe no geral;
  • Adaptação: para adequar e corrigir aspectos do processo que não estão acontecendo da forma como deveriam.

E Scrum Master?

Scrum Master é o líder de toda a equipe e é o grande responsável por defender o projeto que está sendo feito. Ele também é encarregado por garantir que todas as práticas sejam completamente seguidas, então deve estar em constante contato com o proprietário do negócio.

Além de todas as partes do processo de desenvolvimento, ele também ajuda na comunicação e faz com que o trabalho em equipe da empresa evolua.

As três perguntas do Daily Meet:

Diferentes das demais reuniões, a Daily Meet fez três importantes perguntas para que os colabores reflitam e também possam usar aquele tempo para dizer se tem algo acontecendo que eles estão tendo dificuldades para resolverem.

Nesta reunião, todos os membros da equipe respondem, com relação às suas tarefas, a três perguntas fundamentais sobre o decorrer de suas funções e é o que muitos chamam de Daily Meeting Questions:

  • O que foi feito no dia anterior;
  • O que será feito no dia em questão;
  • Se há algo impedindo a realização de algo discutido nas perguntas anteriores.

Para que elas servem?

Esta reunião serve para colocar todos os profissionais que estão envolvidos em um projeto em sintonia, evitando intercorrências causadas por falhas de comunicação e evitando futuros problemas.

Quais são os benefícios do Daily Meet?

Como já dissemos antes, realizar a Daily Meet traz muitos benefícios duradouros para a sua empresa. Isso porque, além de melhorar o trabalho em equipe e manter todos os funcionários atentos sobre o que está acontecendo dentro da companhia, as tarefas podem se tornar mais fáceis.

Por isso, nós vamos te mostrar mais alguns benefícios que essa metodologia pode trazer para o seu negócio:

Comunicação melhorada

Ter a Daily Meet na sua empresa melhora a comunicação entre os seus colaboradores e traz transparência para os processos que envolvem transmissão e recepção de mensagens de forma não ambígua, clara e limpa, o que diminui a chance de que erros aconteçam.

Planejamento individual

As reuniões diárias permitem que os profissionais tenham uma visão mais ampla do que está acontecendo na empresa e isso faz com que eles possam desenvolver um planejamento individual, além do grupal.

Isso quer dizer que, o colaborador saberá exatamente o que deve fazer e poderá se programar como achar melhor para avançar com os seus planos.

Processos mais ágeis

Assim como já dissemos antes, as conversas diárias ajudam nas resoluções dos problemas da empresa e fazem com que as tarefas se tornem mais ágeis, já que erros dificilmente serão cometidos durante o processo e o tempo será mais curto.

Conclusão

Neste artigo, falamos sobre o que é a Daily Meet, como ela funciona na prática, mostramos quais são as vantagens de implementar essa metodologia na sua empresa atualmente e também mostramos como isso pode melhorar a comunicação entre os seus funcionários.

Por isso, não pense que o universo do trabalho da programação é algo caótico. Não se esqueça que existem, hoje, diversas metodologias ágeis com o objetivo de organizar e trazer mais produtividade para sua companhia.

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Fonte: PontoTel

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