O estoque é vital para o sucesso de empresas de todos os tipos e tamanhos, pois representa uma parte significativa do capital de giro. Quando se trata deste assunto, qualquer falha pode gerar sérios prejuízos para o negócio. Por isso, é fundamental que o empreendedor e a equipe saibam como fazer gestão de estoque de forma eficiente.
No entanto, dependendo do porte da organização e dos recursos disponíveis, essa tarefa pode se tornar um grande desafio. Pensando nisso, explicamos neste artigo os principais passos para fazer um controle de estoque efetivo no dia a dia. Quer saber mais? Confira a seguir!
O que é gestão de estoque?
Gestão de estoque é o processo de monitoramento dos itens adquiridos e armazenados pela empresa. Esse controle garante que a organização consiga atender às demandas dos clientes sem acumular prejuízos, seja por escassez ou excesso de materiais.
Quando a empresa não sabe como fazer gestão de estoque, aumentam os riscos de perdas financeiras expressivas.
>> Para saber mais sobre finanças corporativas, confira este outro post do blog:
Controle financeiro na empresa: o que é e como fazer? <<
Se o estoque tem menos itens que o necessário, a empresa não consegue atender aos pedidos e cumprir seus prazos, o que acarreta em perda de clientes e baixa lucratividade.
O contrário também é um problema: quando há muitos itens estocados sem demanda para consumi-los, esse capital de giro fica parado, o que significa desperdício de dinheiro e materiais.
Além disso, uma gestão de estoque ineficiente também facilita fraudes, desorganização, compras em duplicidade e problemas de atendimento. Por isso, um controle adequado é uma das melhores maneiras de cortar custos na empresa e tornar seus processos mais dinâmicos.
Como fazer gestão de estoque com eficiência?
O bom gestor de estoque é capaz de prever a demanda para o próximo pedido, estando sempre preparado para atender aos clientes.
Os passos para que tudo saia como planejado são:
- utilize um software de gestão;
- tenha um estoque de segurança;
- faça inventários periódicos;
- faça atualizações de entrada e saída imediatamente;
- integre o estoque aos demais departamentos.
A seguir, saiba mais sobre essas dicas valiosas e eleve seu nível de organização.
Utilize um software de gestão
Cadernos de registros e programas domésticos de tabelas e relatórios ficaram no passado. Para otimizar a gestão de estoque e torná-la mais confiável, é essencial contar com um software rápido e completo.
Implemente um sistema capaz de agregar banco de dados, planilhas e relatórios de maneira inteligente e prática, automatizando o máximo possível o controle de estoque.
Todos os itens devem ser catalogados eletronicamente, com suas datas de compra e posição no almoxarifado registrados no programa. Ter esses dados organizados e facilmente acessíveis evita perdas e facilita a rastreabilidade dos produtos.
Outra vantagem do software de gestão de estoque é a possibilidade de planejar novas compras com mais precisão. Basta programar alertas para quando as quantidades baixarem, utilizando esse recurso para verificar a necessidade de adiantar ou adiar novas compras.
Tenha um estoque de segurança
Jamais faça a compra de materiais seguindo as previsões de vendas ao pé da letra. O ideal é sempre adquirir uma quantia extra, já que fatores externos podem surpreender o seu negócio com uma demanda adicional inesperada.
Embora exageros sejam prejudiciais, essa margem segurança é uma das partes mais importantes de como fazer gestão de estoque com eficiência.
O tamanho do estoque extra vai depender do tipo de produção e da qualidade dos fornecedores. Quanto mais ágeis e confiáveis eles forem, menor será a necessidade de manter muitos itens no estoque de emergência.
Por outro lado, se a sua empresa precisa de matérias-primas que requerem maior prazo de entrega, você pode precisar de uma compra maior para assegurar tranquilidade.
Faça inventários periódicos
Mesmo com o auxílio de um software de gestão de estoque, os inventários periódicos continuam sendo extremamente importantes para a organização das compras e armazenamento dos itens.
É normal que, no dia a dia, algo saia do lugar ou deixe de ser registrado de forma adequada. Inventários frequentes ajudam a resolver esses problemas de forma imediata, mantendo o estoque sempre organizado e em pleno funcionamento.
Uma boa estratégia para inventários é dividir o estoque por zonas e deixar cada uma a cargo de um funcionário.
A equipe do almoxarifado deve ser bem treinada nos processos de catalogação e armazenagem, além de ser composta por pessoas de confiança. Afinal, é com esse time que você deverá contar para cuidar do estoque da melhor forma possível.
Faça atualizações de entrada e saída imediatamente
Sabe a máxima “não deixe para depois o que você pode fazer agora”? Ela também vale para a gestão de estoque da sua empresa.
Logo depois de uma compra ser feita, o registro de materiais em estoque deve ser atualizado imediatamente pela pessoa responsável. Isso evita que o trabalho se acumule e reduz as chances de esquecimentos, que podem provocar falhas sérias no processo.
Imagine uma compra inteira esquecida no canto do almoxarifado por falta de registro. O resultado disso é a realização de uma nova compra feita de forma desnecessária, gerando desperdício, acúmulo de itens e prejuízo financeiro.
Integre o estoque aos demais departamentos
O estoque não pode se tratado como uma área isolada da empresa. Pelo contrário: sua integração com outros departamentos é primordial para o sucesso do negócio.
Por exemplo: se o setor de vendas detectar uma tendência de alta na demanda de determinado produto, o estoque precisa ser comunicado imediatamente, para que possa responder com agilidade.
Afinal, tudo é interligado: se o vendedor promete um prazo ao cliente e o estoque não é capaz de cumprir, isso significa um problema dos grandes para ambos os departamentos e para a empresa como um todo.
Agora que você já sabe como fazer gestão de estoque na empresa, que tal colocar o que aprendeu em prática? Faça uma análise de como o processo funciona hoje na sua organização e procure implementar as medidas que citamos ao longo do artigo. Dessa forma, você conseguirá reduzir custos e melhor a qualidade dos seus serviços de forma exponencial!
