Programa de integração, acolhimento e engajamento de novos funcionários, que acontece após o recrutamento e seleção, o onboarding passou por grandes desafios neste ano, tendo que ser reinventado pela área de RH responsável. A óbvia migração para o online, porém, não foi a única mudança no processo, como ficou claro no webinar “Onboarding, do tradicional ao online e disruptivo”, realizado pela ABRH-SP no início de dezembro.
Participaram do evento Gabriele Marques, analista de RH (T&D) da Lojas Torra, e Karen Monterlei e Fernanda Magalhães, ambas agile experts e trainers da Knowledge 21 (K21). Maria Cristina Lopes Rodrigues, diretora Comercial e de Grupos de Estudos da ABRH-SP Centro Oeste, foi a moderadora do webinar.
Gabriele falou do desafio de adaptar o processo de onboarding para o meio digital diante de um cenário completamente diferente e inesperado. “Mesmo com a pandemia, tivemos contratações, então precisamos parar e pensar para reestruturar tudo e ver o que seria possível fazer”, relembrou. Vale destacar que a Lojas Torra conta com e-commerce, centros de distribuição, financeira, três shopping centers e 68 lojas distribuídas pelo Brasil, com um total de 4 mil colaboradores, sendo 80% deles em lojas.
A saída para adaptar o onboarding, segundo Gabriele, foi utilizar recursos e ferramentas disponíveis, a exemplo do Smartleader, plataforma de LMS que reúne todos os treinamentos da empresa, e o iSpring, ferramenta de construção desse conteúdo de LMS. “A gente aproveitou isso tudo para montar a nova integração.”
O conteúdo acessado pelo novo colaborador é bem completo: parte institucional (ideologia da empresa e informações mais amplas sobre o negócio, incluindo a história); Código de Ética; princípios, competências, processos de desenvolvimento; ações de responsabilidade social; benefícios, parcerias, ponto digital, estilo de roupa, entre outros temas.
O processo de onboarding passou a incluir também chamadas de vídeo do RH antes e depois do acesso ao conteúdo, e o envio dos resultados do HumanGuide, ferramenta de assessment aplicada na fase de recrutamento, que, depois da contratação do colaborador, passa a ser utilizada para ajudá-lo tanto na questão profissional quanto pessoal. Além disso, depois de 45 dias, começou a ser feita uma pesquisa que avalia desde o funcionamento dos equipamentos eletrônicos até o clima da empresa, bem como o processo de integração, por exemplo, se faltou alguma informação nesse onboarding online.
Aprendizados
“O onboarding digital surgiu, em primeira instância, para apagar um incêndio. Depois, se transformou em um processo que a gente pretende continuar e aprimorar cada vez mais. Já estamos revisitando o modelo atual e fazendo um novo modelo para 2021 com muitas novidades e mais interação para proporcionar o sentimento de pertencimento e engajamento desde o início da chegada do novo colaborador. Temos que garantir que o conteúdo seja adequado para cada um sem perder o senso de unidade enquanto empresa. Garantir que todos tenham acesso à mesma informação, ainda que de formas diferentes”, explicou Gabriele.
Para ela, o principal aprendizado desse processo foi abrir a mente para novas técnicas, novos processos e ferramentas, sem deixar de lado o calor humano. “A gente teve a preocupação de fazer as chamadas de vídeo com os novos colaboradores para não perder o contato humano e garantir que a primeira impressão fosse fantástica.”
Na visão de Fernanda, o onboarding significa muito mais ouvir e acolher do que julgar e dar respostas. Entender com a pessoa como acontece o processo dela de aprendizado, o perfil, se é mais ou menos extrovertida, e aos poucos ir provocando o aculturamento mais rápido dentro da organização. “Com um onboarding bem-feito, acolhedor e humano, a gente consegue abraçar esse indivíduo para que ele se integre mais rápido e possa ser ele mesmo, se encaixando naquela cultura”, disse.
A K21 tem um onboarding bastante mesclado ao processo de Recrutamento e Seleção, tanto é assim que, ao ser identificado um perfil interessante, que faça sentido para a empresa, a pessoa é convidada para experenciar a K21 durante alguns dias a fim de viver a realidade de um cliente, as entregas e os desafios reais.
“Isso tudo é feito sem nenhum vínculo. Funciona como se fosse um freelancer, um trabalho de consultoria que a pessoa vem fazer para a gente, inclusive porque a remuneramos pelas horas e dias que ela passa aqui”, esclareceu Fernanda. “Escolhemos um contexto específico, um cliente que faça sentido para que a gente consiga tirar dela o melhor. Explicamos os desafios, os perfis que ela vai encontrar e, no dia a dia, vamos nos dando feedback, inclusive ela para nós sobre todo o processo.”
Vale destacar, de acordo com Karen, que todos do time cuidam muito dessa pessoa. “O interesse do time é que ela seja consistente, tenha conhecimento, força, facilidade de convivência e comunicação. Aconteceu o caso de uma pessoa que passou a semana e disse não ter condições nem estar preparada para trabalhar na K21, mas entendia que a semana havia sido um aperfeiçoamento que ela nunca tinha feito antes. A gente busca essa transparência e essa honestidade.”
Karen destacou também outro aspecto: o quanto esse acolhimento da pessoa que está chegando à empresa dá o tom de como a relação vai ser construída com a liderança. Para ela, o papel do líder no processo de onboarding é extremamente importante também para entender como a pessoa gosta de aprender. “Às vezes, ela chega à empresa e tem de ler uma série de coisas, mas talvez aquela forma não seja a melhor para ela aprender. Talvez conversando com alguém ou ouvindo uma informação facilite muito mais. Isso passa por um valor essencial, que é o interesse genuíno pelo outro”, concluiu.
Fonte: Assessoria de Comunicação ABRH-SP – 28 de Dezembro de 2020
