Quando o assunto é gestão empresarial, é comum que líderes e empreendedores tenham um conhecimento maior em relação à documentação e às normas que precisam ser atendidas quando a empresa está em um funcionamento. Porém, o mesmo não pode ser dito quando se trata de uma empresa inativa.
Na prática, nem todos que estão à frente de um negócio têm conhecimento de que uma empresa inativa também necessita cumprir determinados requisitos legais, mesmo que suas operações tenham sido interrompidas.
Como esse é um tema de grande importância e que pode interessar a muitos empreendedores e empresários, preparamos um artigo completo para mostrar qual documentação precisa ser entregue por empresas inativas. Acompanhe!
Quando uma empresa é considerada inativa?
O primeiro ponto que precisa ser esclarecido é sobre a própria inatividade da empresa. Afinal, muitos empresários acreditam que a simples interrupção das funções do negócio é suficiente para caracterizar a inatividade — o que não é verdade.
Além disso, a burocracia enfrentada na hora de formalizar o fechamento da empresa, com a baixa do CNPJ, é um fator que desestimula os empresários a executar o procedimento de forma correta. Com isso, é muito comum a manutenção do negócio nos registros e sistemas da Receita Federal, mesmo que, na prática, as operações tenham sido encerradas.
Dessa forma, é fundamental que você entenda quando um negócio é considerado inativo para a Receita Federal do Brasil. Indo direto ao ponto, uma empresa é tida como inativa a partir do mês em que não for verificado nenhum tipo de atividade operacional, patrimonial ou financeira — o que também inclui aplicações no mercado de capitais —, e essa situação perdure por todo o ano-calendário.
Quais são as declarações obrigatórias para a empresa inativa?
Um grande erro cometido por empreendedores é não formalizar o encerramento das atividades da sua empresa, acreditando que a ausência de movimentação bastará para interromper a geração de tributos e outras obrigações.
Porém, durante o período em que a empresa permanece sem atividade, mas regularmente constituída junto à RFB, continua havendo a incidência dos fatos geradores de tributos, bem como de obrigações acessórios. Isso acaba não sendo atendido pelo responsável legal da empresa, justamente, por acreditar que ela já se encontra encerrada.
Como pontuado, a inatividade só ocorre a partir do mês em que se verifica a ausência de atividades de cunho operacional, não operacional, patrimonial ou financeiro, e essa situação permaneça ao longo de todo o ano-calendário. Nesse caso, a empresa fica desobrigada da entrega mensal do DACON e da GFIP.
Porém, a empresa inativa não está isenta de todas as suas obrigações. Por exemplo, mesmo nessa condição, há a obrigatoriedade de entrega da chamada Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais da empresa inativa — ou, simplesmente, “DCTF inativa” —, que teve sua regulamentação alterada recentemente pela Instrução Normativa RFB nº 2.005 de 29 de janeiro de 2021.
Segundo o art. 3º da mencionada Instrução Normativa:
Art. 3º São obrigados a apresentar a DCTF mensalmente:
I – as pessoas jurídicas de direito privado em geral, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas;
II – as unidades gestoras de orçamento dos órgãos públicos, das autarquias e das fundações de quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios;
III – os consórcios que realizam negócios jurídicos em nome próprio, inclusive na contratação de pessoas jurídicas e físicas, com ou sem vínculo empregatício;
IV – os fundos de investimento imobiliário a que se refere o art. 2º da Lei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999;
V – SCP, observado o disposto no § 2º do art. 2º; e
VI – as entidades federais e regionais de fiscalização do exercício profissional, inclusive a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB).
Quais documentos devem ser apresentados?
Caso o empresário ou os sócios não tenham mais interesse na continuidade das atividades da empresa, o procedimento adequado é solicitar a baixa definitiva do CNPJ, formalizando a desconstituição da empresa. Esse é um procedimento que pode ser feito de forma espontânea, gerando seus efeitos imediatamente após a confirmação do encerramento das atividades pelo órgão competente.
Por outro lado, caso esse procedimento não seja realizado, a baixa do CNPJ só ocorrerá automaticamente após cinco anos de inatividade da empresa. Para proceder com a baixa espontânea do CNPJ, é preciso solicitar esse serviço junto ao órgão no qual a inscrição está ativa, podendo ser na esfera federal, estadual ou municipal.
Além disso, é necessário providenciar as certidões de débitos de tributos federais, FGTS e, também, a certidão negativa da Junta Comercial, para concluir o procedimento de baixa do CNPJ. É importante esclarecer que a empresa que tenha débitos em aberto também pode solicitar o encerramento das suas atividades. Porém, nesse caso, os débitos deverão ser assumidos pelo empresário ou pelos sócios da empresa.
Outro ponto relevante se refere às pequenas empresas. Em geral, a contabilidade de PME’s tem algumas especificidades, especialmente, quando enquadradas no Simples Nacional. Apesar disso, o procedimento de baixa do CNPJ é o mesmo para esse tipo de negócio. Ou seja, o titular da empresa precisa providenciar toda a documentação citada.
Como as soluções da Soluti podem facilitar esse processo?
Um dos grandes entraves enfrentados pelos empresários na hora de formalizar o encerramento das atividades da empresa sempre foi a burocracia. No entanto, com o apoio da tecnologia, nos últimos anos, esse cenário vem sendo alterado.
Atualmente, as Juntas Comerciais de alguns estados já modernizaram suas atividades, digitalizando serviços importantes. Entre eles, inscrição inicial no CNPJ, alterações contratuais e o próprio encerramento das atividades, com a baixa do CPNJ. Isso significa que o usuário pode ter acesso aos serviços de forma remota, via internet.
Contudo, para explorar essas vantagens e facilidades oferecidas pelas Juntas, é necessário dispor de um Certificado Digital válido, no padrão ICP, emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada junto ao ITI. É justamente nesse ponto que a Soluti pode contribuir com o empresário.
Dentro do seu portfólio de produtos e serviços, a Soluti trabalha com diferentes tipos de Certificado Digital, oferecendo o que há de mais eficiente, versátil e seguro no uso dessa ferramenta. Com os Certificados da Soluti, é possível ter acesso aos serviços digitais da Juntas Comerciais, simplificando muito o processo de abertura, alteração e encerramento de empresas.
Além disso, o Certificado Digital também é uma das bases para otimizar processos, como a assinatura de contratos digitalmente, e o cumprimento de uma série de obrigações junto ao Fisco, por meio do Portal e-CAC e do Gov.br. Além de garantir mais praticidade, economia e mobilidade, a tecnologia de Certificação Digital oferece segurança e validade jurídica aos atos praticados eletronicamente.
Por fim, como vimos, mesmo no caso da empresa inativa, existem algumas obrigações e responsabilidades que permanecem válidas até a baixa definitiva do CNPJ. Por isso, é muito importante que o empreendedor esteja atento às exigências legais e formalize o encerramento de maneira adequada, evitando a incidência de tributos.
