Evitar erros no controle de férias é uma das principais tarefas do RH. A CLT tem muitas regras quando se trata do descanso remunerado, por isso é preciso redobrar os cuidados para não errar nos cálculos ou perder prazos. Qualquer falha pode trazer grandes prejuízos em multas ou ações trabalhistas para a empresa.
Para ajudar você a reduzir esse risco, explicamos neste post os principais erros no controle de férias e como a sua empresa pode evitá-los. Quer saber mais? Confira tudo a seguir!
O que é controle de férias?
Controle de férias é a gestão de tudo o que envolve o descanso remunerado dos colaboradores, o que inclui datas, pagamentos, prazos e distribuição de demandas. Para cumprir essa tarefa com eficiência, o RH deve encontrar um método de trabalho à prova de falhas, já que as exigências da CLT a esse respeito são bastante severas.
Nesse cenário, é imprescindível contar com o apoio da tecnologia. Hoje, existem no mercado diversos softwares capazes de otimizar a rotina do RH, reduzindo o volume de tarefas manuais e tornando o departamento mais estratégico. É possível facilitar processos como recrutamento, admissões, desligamentos e, é claro, a gestão de férias, como veremos a seguir.
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Quais são os principais erros no controle de férias?
A melhor maneira de evitar os principais erros no controle de férias é conhecê-los de antemão. Assim fica mais fácil se antecipar e implementar ações que tornem o trabalho do RH mais eficiente.
Confira abaixo as falhas mais frequentes que as empresas cometem nessa atividade e as melhores formas de contorná-las.
1. Usar planilhas de preenchimento manual
Este é um dos erros no controle de férias mais perigosos, porque muitos profissionais ainda enxergam as planilhas como grandes facilitadoras de processos. Por um bom tempo isso foi verdade, mas com o surgimento dos sistemas de automação, as planilhas ficaram obsoletas.
Apesar de pouco óbvios, os problemas de usar tabelas de preenchimento manual podem custar caro para a empresa em longo prazo. E isso não acontece só no controle de férias, mas também em outras rotinas operacionais, como gestão de benefícios e folha de pagamento.
Planilhas não contam com alertas automáticos de férias a vencer nem geram relatórios instantâneos. Também não podem ser customizadas especificamente para a gestão de férias, como acontece nos softwares de RH. Assim, o responsável pelo preenchimento precisa incluir fórmulas manualmente e ser meticuloso para não errar nos cálculos.
Já em uma plataforma como a Xerpa, por exemplo, os dados ficam armazenados na nuvem e o preenchimento dos deles é simples e intuitivo. Todas as principais informações podem ser visualizadas já na página inicial, o que facilita o acesso e torna a rotina do RH mais ágil.
Por isso, se a sua empresa utiliza planilhas manuais para fazer o controle de férias, estude a implementação de um software digital. Modernizar os processos é o melhor caminho para melhorar os resultados do departamento.
2. Deixar a tarefa apenas com a contabilidade
Terceirizar completamente o controle de férias a um escritório de contabilidade é um risco que a sua empresa não precisa correr. Ninguém conhece melhor a organização do que seus líderes e seus colaboradores. Sendo assim, é fundamental ter um controle interno mínimo de todos os processos, sobretudo quando se trata de um assunto tão importante.
No entanto, a importância de bons contadores na gestão de férias é inegável. O ideal é encontrar um equilíbrio e ter os papéis do RH e da Contabilidade bem delimitados e claros nessa tarefa. O software da Xerpa, inclusive, é capaz de integrar os dois departamentos, facilitando a troca de informações entre as partes.
Com isso, é possível se prevenir contra impactos negativos de eventuais falhas de terceiros, como cálculos equivocados, demora na obtenção de informações e perda de prazos, entre outras situações.
3. Informações desatualizadas
Deixar de atualizar o histórico dos funcionários é um dos erros no controle de férias mais comuns nas organizações. Informações erradas sobre os salários e férias anteriores dos colaboradores podem culminar em problemas graves por conta de um descuido simples.
Mais uma vez, contar com um bom software de RH pode salvar a empresa deste tipo de enrascada. Como tudo é automatizado, fica mais difícil cometer erros por esquecimento, garantido que não haja surpresas no cumprimento das obrigações trabalhistas.
4. Não planejar o período de férias
Por lei, o aviso de férias deve acontecer com pelo menos 15 dias de antecedência, mas esse prazo é ultrapassado com frequência nas empresas devido à falta de organização. Tenha em mente que o planejamento é parte fundamental de uma boa gestão de férias.
Acontece muito de os gestores diretos esquecerem o vencimento das férias do funcionário e precisarem correr quando o segundo vencimento já está às portas. Nesses casos, o profissional é avisado apenas um dia antes sobre a sua condição, sendo é obrigado a aceitar a data de descanso imposta pela empresa.
Com um software de automação adequado nada disso acontece. Os gestores são notificados com muita antecedência quando o período aquisitivo do funcionário chega perto do final.
Além disso, por meio de análise de dados é possível identificar padrões e prever em que época cada funcionário vai pedir férias. Com isso, o gestor consegue se antecipar à solicitação e organizar as demandas da equipe para que ninguém fique sobrecarregado na ausência do colega em descanso.
5. Não conhecer as regras da CLT
Dentre todos os possíveis erros no controle de férias, o mais grave é não conhecer as regras da CLT. Os membros do RH devem estar sempre atentos à lei e a eventuais mudanças nas regras de férias. Caso contrário, a empresa fica sujeita a multas e processos por puro desconhecimento da equipe responsável.
Por exemplo: quando um colaborador não tira férias em 12 meses após o vencimento do período aquisitivo, a empresa é obrigada a conceder o descanso remunerado pagando em dobro o valor devido. Já imaginou arcar com um prejuízo dessa magnitude por simples falta de informação?
Também há penalidades previstas em acordos sindicais para cada categoria específica. Por isso, além da CLT, é necessário ficar atento a tudo o que foi combinado com esses grupos, para não enfrentar problemas no futuro.
Agora que você já está preparado para evitar erros no controle de férias, é hora de colocar o que aprendeu em prática. O primeiro passo é implementar um software de automação. Com todas as funcionalidades que apresentamos ao longo do artigo, as plataformas digitais são a melhor saída para reduzir erros e aumentar a eficiência da gestão de férias!
Gostou do artigo? Deixe um comentário contando para a gente como você faz o controle de férias na sua empresa. Estamos à disposição para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto! Além disso, caso você tenha interesse em conhecer a plataforma da Xerpa, clique aqui e agende uma demonstração.
