Até alguns anos atrás, as empresas precisavam prestar informações sobre suas rotinas de trabalho para diversos órgãos governamentais. Isso significava gasto de tempo, redundância nas tarefas e maior chance de erros. Com o eSocial, esse cenário ficou para trás: o objetivo da plataforma é justamente centralizar toda a comunicação entre empregadores e Governo.
Com isso, as empresas ganham em praticidade, e a fiscalização é mais objetiva e ágil. Já para os trabalhadores, um dos grandes benefícios é que essa e outras iniciativas relacionadas à transformação digital nos processos trabalhistas proporcionam mais segurança no cumprimento de direitos.
Quer entender melhor? Neste post, abordamos os principais pontos sobre o eSocial, desde a criação da plataforma até o seu funcionamento e forma de acesso. Continue a leitura e confira!
O que é o eSocial?
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Basicamente, é uma plataforma que integra toda a comunicação entre empresas e Governo sobre dados de colaboradores e rotinas de trabalho.
No eSocial, entram informações dos setores de custos, finanças, recursos humanos, segurança e saúde do trabalho, entre outros. O que a empresa coloca lá pode ser acessado por órgãos como o Ministério do Trabalho e Previdência (MTPS), a Receita Federal (RF) e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
O resultado disso é que há mais segurança jurídica, agilidade e transparência no trato com informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Alguns dos impactos são:
- viabilizar a garantia de direitos dos trabalhadores;
- simplificar o cumprimento de obrigações burocráticas das empresas, já que tudo ocorre no mesmo local;
- eliminar a redundância de informações e, assim, otimizar processos gerenciais e governamentais.
Em 2007, foi criado o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), considerado uma prévia do eSocial e um indicativo de que os processos fiscais começaram a ser modernizados no país. Mais tarde, o Governo quis ampliar a digitalização de informações para os aspectos trabalhistas e previdenciários.
A intenção era reduzir a burocracia enfrentada pelas empresas. Afinal, até então, os dados das rotinas de trabalho precisavam ser apresentados a diversos órgãos, como a Receita, a Previdência e a Caixa Econômica.
Foi aí que o eSocial começou a ser idealizado, sendo instituído oficialmente por meio do Decreto nº 8.373/2014. Após várias prorrogações no cronograma de implementação, o Sistema começou a ser utilizado para valer em 2018, passando por diversas etapas — as fases finais de implementação se dão na metade de 2022.
- Os grupos de implementação obrigatória
Como dito, o eSocial vem sendo implementado gradualmente desde 2018. As etapas são divididas por grupos de empregadores que devem prestar informações no Sistema. Eles são 4:
- Grupo 1 — empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões por ano;
- Grupo 2 — demais entidades empresariais com faturamento de até R$ 78 milhões por ano e que não sejam optantes pelo Simples Nacional;
- Grupo 3 — empresas optantes pelo Simples Nacional, além de produtores rurais, entidades sem fins lucrativos e empregadores pessoa física;
- Grupo 4 — órgãos públicos e organizações internacionais.
Como você pode ver, a obrigatoriedade do eSocial abrange todos os tipos de empregadores, incluindo desde as grandes até as pequenas e microempresas, além de Microempreendedores Individuais (MEI) que têm empregado.
- Documentação encontrada no eSocial
Por meio do eSocial, as empresas podem substituir 15 prestações de informações ao Governo. Ficam centralizados por lá:
- a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- o Livro de Registro de Empregados (LRE);
- a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- a Comunicação de Dispensa (CD);
- a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), agora na versão de carteira de trabalho digital;
- o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- o Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
- o Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
- a Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
- a Guia da Previdência Social (GPS);
- as folhas de pagamento.
Além disso, é no eSocial que também são unificadas as informações a respeito da Saúde e da Segurança do Trabalho (SST), incluindo as comunicações de acidentes, os Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) para monitoramento da saúde dos trabalhadores e os relatórios de condições e riscos ambientais.
Quais são os benefícios da plataforma?
Diante de tudo que você já leu até aqui, fica fácil perceber o quanto o eSocial é vantajoso, não é? Afinal, seu principal objetivo é simplificar processos burocráticos.
Para o Governo, esse é um grande passo na transformação digital, responsável por minimizar desafios de infraestrutura na gestão de informações por todo país. Assim, é mais fácil realizar a fiscalização, reduzir erros e, sobretudo, garantir o cumprimento de direitos previdenciários e trabalhistas.
Já para as empresas, a grande vantagem do eSocial está na otimização do cumprimento de obrigações — tudo acontece no mesmo local e de forma digital. Entenda melhor os benefícios desse sistema!
O eSocial integra as demandas de diversos órgãos públicos, facilitando o acesso e o controle de processos fiscais, previdenciários e trabalhistas no país. O que a plataforma faz é eliminar a redundância de dados — afinal, ela substitui diferentes declarações que continham as mesmas informações.
Isso torna a fiscalização mais ágil e objetiva, sem contar que simplifica os processos internos que impactam diretamente o cumprimento de direitos trabalhistas. Ainda, a segurança digital do eSocial proporciona a redução no risco de fraudes e crimes tributários.
Com o eSocial, a rotina de diversos departamentos é otimizada. Tudo por ser feito pela internet, com toda a segurança e em poucos cliques. A redução da burocracia significa muito para a produtividade das empresas, além de ser responsável por mitigar erros que poderiam até mesmo levar a sanções e multas.
Em termos práticos, o eSocial:
- elimina a necessidade de transmitir as mesmas informações para diversos órgãos;
- aumenta a segurança no envio e no armazenamento de dados;
- substitui processos manuais e demorados por tarefas informatizadas;
- proporciona maior simplicidade para conferir dados enviados e corrigir erros.
Por fim, o eSocial também é vantajoso para os trabalhadores. Afinal, como já dito, a centralização de informações ajuda a tornar os processos previdenciários e trabalhistas mais confiáveis e transparentes. Além disso, a transformação digital da qual faz parte o eSocial também se estende a outros aspectos que ajudam a reduzir a informalidade no mundo do trabalho.
Como entrar no eSocial?
Para entrar no eSocial, é importante ter atenção às fases do cronograma de implementação. Em 2022, praticamente todos os processos gerenciais já devem ocorrer na plataforma.
Para acessar o Sistema, você precisa ter uma conta no Gov.br — para tanto, basta acessar a página de login do eSocial e seguir os passos indicados na tela em “Primeiro acesso”. Existem dois módulos para acessar:
- web geral — deve ser utilizado por empresas e empregadores pessoa física. Aqui, é necessário ter um certificado digital, a tecnologia que permite a identificação eletrônica de uma pessoa física ou jurídica;
- eSocial simplificado — é o módulo que não exige o certificado digital, com acesso somente por código de acesso e senha. Está disponível para empregadores domésticos, segurados especiais e MEIs.
Porém, vale a pena reforçar que, mesmo nos casos em que o certificado digital não é obrigatório, esse recurso proporciona muitas vantagens até mesmo para pessoas físicas.
Por meio dele, é possível acessar sistemas restritos, assinar documentos eletronicamente com validade jurídica, enviar mais facilmente o Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), entre outras funcionalidades.
- Funcionamento da plataforma
Todas as informações prestadas no eSocial são chamadas de “eventos” e se dividem em 4 grupos principais: Eventos de Tabela, Eventos Não Periódicos, Eventos Periódicos e Eventos de SST — estamos falando basicamente de qualquer fato jurídico-trabalhista.
Veja o que se enquadra em cada um deles!
- Eventos Iniciais e de Tabela
Assim que o empregador entra no eSocial, ele precisa preencher os Eventos Iniciais, que nada mais são do que as suas informações gerais. Entram aqui dados de identificação, classificação fiscal, estrutura administrativa, entre outros. Além disso, o contato inicial com a plataforma exige que o empregador cadastre todos os empregados ativos.
Já os chamados Eventos de Tabela são aqueles que complementam as informações iniciais e devem ser cadastrados assim que o empregador implementar o Sistema. São exemplos:
- Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos (S-1005);
- Tabela de Horários/Turnos de Trabalho (S-1050);
- Tabela de Ambientes de Trabalho (S-1060).
Como o nome indica, são os eventos que não têm data programada e que precisam ser cadastrados no momento em que a situação ocorrer, como:
- Admissão de Trabalhador (S-2190);
- Alteração de Contrato de Trabalho (S-2206);
- Treinamentos, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações (S-2245);
- Desligamento (S-2299);
- Informações do FGTS por trabalhador (S-5503).
Já os Eventos Periódicos são aqueles que fazem parte das rotinas trabalhistas mensais e, por isso, têm data fixa — essas informações devem ser transmitidas sempre até o dia 07 do mês seguinte. São exemplos:
- Benefícios Previdenciários — RPPS (S-1207);
- Pagamentos de Rendimentos do Trabalho (S-1210);
- Contribuição Sindical Patronal (S-1300).
Por fim, os Eventos de SST devem ser preenchidos pelo empregador conforme os prazos a seguir:
- Comunicação de Acidente de Trabalho (S-2210) — em até 1 dia útil após a ocorrência e, em caso de óbito, imediatamente;
- Monitoramento da Saúde do Trabalhador (S-2220) —até o dia 15 do mês seguinte, sempre que houver uma avaliação clínica admissional, periódica ou demissional;
- Condições Ambientais do Trabalho (S-2240) — também têm o dia 15 do mês subsequente como prazo-limite.
- Necessidade do certificado digital
Como você viu, o acesso ao eSocial exige o uso do certificado digital na maior parte dos casos. Mas você sabe o que é esse recurso? Em termos simples, é a identidade virtual de uma pessoa ou empresa. Ele funciona como uma senha ou um documento, porém, com uma tecnologia avançada de criptografia.
Assim, as tarefas realizadas com o certificado digital são altamente seguras e, justamente por isso, têm validade jurídica. As chaves criptográficas são obrigatoriamente emitidas por uma autoridade certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Basicamente, o que elas fazem é vincular um arquivo eletrônico à pessoa ou empresa que utiliza o certificado digital. Com isso, é possível:
- acessar sistemas restritos — como o próprio eSocial, mas também outros, incluindo o Portal e-CAC da Receita Federal, o INSS e as juntas comerciais;
- assinar documentos virtualmente — a assinatura digital realizada com o certificado adquire a mesma validade que uma assinatura feita no papel com reconhecimento de firma.
- Os tipos de certificado digital
Existem vários tipos e modelos de certificado digital, sendo que cada pessoa ou empresa pode adquirir aquele que for mais adequado para seus objetivos. Em relação ao armazenamento, ele pode ser de dois tipos:
- certificado A1 — é instalado e armazenado diretamente no computador e tem validade de até 12 meses;
- certificado A3 — é armazenado em um dispositivo externo, que pode ser um cartão inteligente (smartcard) ou um token (semelhante a um pendrive), com a vantagem de proporcionar maior mobilidade. Tem validade de 12 a 36 meses.
Já em relação aos modelos, são vários — e você pode ter até mais que um. Veja quais são os principais:
- e-CPF — identifica uma pessoa física;
- e-CNPJ — identifica uma pessoa jurídica;
- NF-e — é usado somente para a emissão de notas fiscais eletrônicas por qualquer pessoa autorizada a fazer esse procedimento, e não somente pelo titular (como ocorre com o e-CNPJ).
- As vantagens do certificado digital
O certificado digital traz muitas vantagens, sendo que o acesso ao eSocial é apenas um exemplo de como ele está associado à transformação digital para empregadores. Por meio dele, também é possível acessar o portal Conectividade Social, da Caixa, para cadastrar o PIS de novos funcionários, entre muitas outras praticidades.
Os aspectos positivos dessa tecnologia são:
- a comodidade de realizar atividades burocráticas online;
- a segurança e a integridade de informações prestadas virtualmente;
- a economia de insumos como papel e tinta de impressão;
- a sustentabilidade, justamente pelo uso mais racional de insumos.
Conseguiu tirar suas dúvidas sobre o eSocial? Como você viu, essa plataforma centraliza diversas informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, com vantagens para os órgãos governamentais, os trabalhadores e as empresas.
