Frotas: tudo sobre e como fazer um bom gerenciamento.

O ramo de transportes terrestres tem crescido bastante nos últimos anos, e com isso, houve também um aumento de tecnologias desenvolvidas para o setor. Dentre elas, podemos citar os sistemas de gestão de frotas. 

Esse tipo de gerenciamento faz com que a empresa consiga prestar um serviço de qualidade, além de reduzir custos operacionais, controlar despesas e manter a sua frota sempre funcionando. 

Afinal, um veículo da frota parado ou operando em má condições, representa um grande prejuízo seja a frota própria ou terceirizada

Mas, engana-se quem pensa que a gestão de frotas é uma tarefa fácil, ela exige muito trabalho e processos consolidados para que possa operar sem dificuldades. E como dissemos no início, a boa notícia é que hoje em dia já é possível contar com softwares informatizados que ajudam nesse cuidado com a gestão de frota.

Por isso, nesse texto vamos falar sobre a gestão de frotas e como a sua empresa pode fazer um bom uso de seu principal ativo, aqui falaremos sobre:

Boa leitura!

O que significa frota?

Quando falamos sobre gestão de frotas precisamos entender primeiro o que significa frota. Apesar de ser bastante comum seu conhecimento para quem é do ramo de transportes, para algumas pessoas esse conceito ainda é um pouco desconhecido. 

Uma frota veicular, significa um conjunto de veículos, esses veículos podem ser motocicletas, vans, caminhões, carros de passeio e tudo que diz respeito ao transporte terrestre. 

As frotas veiculares podem ser utilizadas em diversos meios, desde transportadoras que emprestam seus veículos para prestação de serviços, até mesmo empresas que precisam transportar seus produtos e apostam na frota própria. 

E a gestão desses veículos podemos entender como gerenciamento de frotas, função essa extremamente necessária para esse ramo que está sempre em movimento. 

Vamos explicar melhor no próximo tópico.

O que é gestão de frotas?

A gestão de frotas pode ser resumida no trabalho de administração dos veículos de uma empresa. 

Ela existe para cuidar da frota veicular e garantir sempre o melhor serviço, buscando a otimização de viagens, prevenção de acidentes, cuidados no dia a dia do motorista e redução de custos operacionais. 

Uma gestão de frotas pode ser dividida em três partes:

  • Gestão de ativos – Que são os veículos da frota;
  • Gestão de insumos – Tudo que a frota precisa para funcionar como por exemplo, combustível;
  • Gestão do comportamento – Que consiste nos dados sobre o comportamento dos motoristas da frota. 

Para garantir uma boa gestão de frotas é preciso estar atento a todos esses pontos ao mesmo tempo, pois a soma deles é o que garante o bom funcionamento da frota veicular. 

Como funciona a gestão de frotas?

A gestão de frotas pode funcionar de formas diferentes, variando de empresa para empresa. Por muito tempo essa gestão foi feita a partir de planilhas, que eram alimentadas por gestores de frotas.

Hoje em dia o gestor de frota ainda é muito presente, contudo, ele conta com sistemas inteligentes que monitoram o dia a dia da frota. Então ele não precisa mais se preocupar em preencher os dados em uma planilha, o que acaba ajudando em sua rotina, pois, muitas vezes as planilhas só suportavam dados básicos, sem muitas complexidades. 

Já com o uso de sistemas de gestão de frotas, o trabalho do gestor se torna mais rápido, estratégico e eficiente, os sistemas avisam quando é necessário realizar manutenções nos veículos, controlam os custos e produzem dados para a tomada de decisões. 

No geral, a gestão de frotas é focada em uma programação para que os veículos estejam sempre em bom estado e seus condutores sempre disponíveis. 

Por que fazer a gestão de frotas?

imagem de duas pessoas em um veículo

Para empresas que possuem frotas veiculares a gestão de frotas é muito importante, pois, um veículo parado ou apresentando falhas representa prejuízos e perda de receitas. 

Preparamos a seguir os principais motivos para a realização do gerenciamento de frotas, são eles:

Controle sobre os ativos 

Os veículos de uma empresa são o seu principal ativo, afinal, é a principal ferramenta de trabalho. Uma transportadora, por exemplo, precisa ter sempre uma boa frota para que possa prestar seus serviços aos clientes.

Por isso, é papel da empresa que possui a frota, ter controle sobre seus ativos, ela 

precisa ter os seus veículos em dia para que os motoristas possam desempenhar sua função. 

E isso inclui, conhecer os veículos, saber seu tempo de vida útil, prazos de revisão, fazer manutenções preventivas, estar sempre pensando na frente para não ser surpreendido com problemas nos veículos, e cuidar para que ele esteja sendo utilizado de forma correta.

Controle sobre os custos

Assim como em um estabelecimento comercial, a gestão de custos é crucial para a sobrevivência do negócio. Os custos também são um dos motivos para se fazer uma gestão de frotas, saber quanto está sendo gasto é crucial para destinar as receitas corretamente, e até mesmo enxugá-las quando for preciso. 

Se a empresa não tem controle sobre o quanto os seus veículos gastam, não pode cobrar adequadamente por seus serviços e não é capaz de gerar lucros, e esse controle só é alcançado com o gerenciamento de frotas. 

Prevenção de acidentes

Segundo dados do Painel CNT de Consultas Dinâmicas de Acidentes Rodoviários, no ano de 2020 o país registrou 14 mortes nas rodovias federais a cada dia. Sendo cerca de 5 mil acidentes causados apenas por falhas ou problemas no veículos, e mais de 20 mil acidentes causados por falta de atenção de condutores e pedestres. 

Esses números servem para mostrar ainda mais a importância da prevenção de acidentes, que pode ser controlada por meio da gestão de frotas, fazendo o uso  da tecnologia que consegue monitorar os hábitos dos motoristas, saber se ele está descansando conforme a necessidade da viagem, se está fazendo uma direção segura, entre outras informações. 

Segurança jurídica

A gestão de frotas também garante mais segurança jurídica, já que ela une a coleta de dados à prevenção e a gestão de comportamento. Quando a gestão é bem feita, os motoristas são bem treinados, e os veículos estão constantemente em perfeitas condições de uso. 

E além disso, a empresa tem mais atenção às regras da legislação trabalhista, já que existem leis que preveem regras para a jornada de trabalho dos motoristas, então é importante que a empresa saiba se os motoristas estão realizando as devidas pausas e a empresa está agindo conforme manda a legislação. 

Outro ponto importante que traz segurança jurídica através da gestão de frotas, é o 

gerenciamento de riscos. Essa parte da gestão atua de forma preventiva na contratação dos motoristas, fazendo um compilado de informações sobre a vida profissional dele de acordo com seus antecedentes. 

Então é importante conhecer quem irá trabalhar para a empresa para evitar problemas futuros, e essa ação faz parte da gestão de frotas. 

Vantagens de uma boa gestão de frotas

Podemos citar inúmeros benefícios de se fazer uma boa gestão de frotas, mas entre as principais vantagens com certeza precisamos destacar o planejamento estratégico, a redução de custos e a segurança.

Vamos explorar mais. 

Planejamento estratégico 

Uma boa gestão de frotas permite criar um planejamento estratégico com maior precisão, isso inclui:

  • Plano de manutenções preventivas ou corretivas;
  • Plano para revisões nos veículos;
  • Planejamento de renovação de frotas.

Além da análise de dados para agir de acordo com as necessidades da frota, podendo verificar os veículos que estão consumindo mais combustível, os motoristas com mais infrações entre diversos outros dados. 

Redução de custos 

Os custos para se manter uma frota cresce a cada dia, por isso a gestão de frotas tem um grande objetivo em manter os custos equilibrados assim como eliminar custos desnecessários. 

Por isso, com um controle mais eficiente de percurso, de gastos com combustível e direção dos veículos, a tendência é a redução de custos. Fora as manutenções preventivas, que acontecem antes do problema aparecer e se tornar mais um gasto para a empresa. 

Em resumo, quando a empresa faz uma boa gestão de sua frota veicular a redução de custos é quase certa. 

Mais segurança

Por fim, o gerenciamento de frotas também garante mais segurança uma vez que cuida melhor dos veículos, faz um trabalho de prevenção de acidentes, treina os condutores e aposta sempre na análise de dados para entregar o melhor serviço. 

Agora que já entendemos o que é, e quais as principais vantagens da gestão de frotas, vamos entender um pouco mais sobre como fazer uma gestão de frotas.

Como fazer uma boa gestão de frotas?

imagem de um homem dirigindo um caminhão

Cada empresa pode conduzir a sua gestão de frotas da maneira que mais se adequa aos seus objetivos e ao seu porte. Contudo, as dicas a seguir se encaixam no mesmo objetivo que é fazer uma boa gestão de frotas. 

Para isso, elaboramos três passos iniciais que irão puxar todo o resto, para fazer uma boa gestão de frotas, sua empresa precisa:

  • Ter bons gestores de frotas;
  • Fazer um mapeamento geral da situação;
  • Ter uma boa política de frotas;
  • Utilizar ferramentas para gerar dados sobre sua frota.

Vamos começar explicando sobre o gestor de frotas. 

Tenha um bom gestor de frotas

O gestor de frotas é a figura mais importante da gestão de frotas, é ele quem vai pegar todos os dados gerados e montar as estratégias para sua empresa alcançar os objetivos. 

Contudo, para isso, os seus gestores de frotas precisam ser pessoas que conhecem o mercado, conhecem bem a sua empresa e seu ramo de atuação, tecnologias disponíveis, entre outras ferramentas que possam tornar o trabalho melhor.  

Além disso, ele precisa ter um perfil mais técnico e analítico, ele vai precisar saber analisar os dados, ser capaz de dar treinamento aos motoristas, palestras sobre prevenção de acidentes e saber atuar em conjunto com outras áreas.

Faça um panorama geral

É importante que a sua empresa faça um panorama de seu estado atual, dados como:

  • Quantos veículos possui a frota;
  • Qual a quilometragem dos veículos;
  • Quais os gastos atuais (combustível, pneus, peças);
  • Como andam as revisões e manutenções dos veículos; 
  • Como é a pontuação dos motoristas;
  • Quais os problemas mais recorrentes. 

Todas essas informações são pertinentes para montar um novo plano, e consequentemente iniciar uma boa gestão de frotas. 

Tenha uma boa política de frotas

A política de frotas é o documento que vai fazer tudo funcionar de acordo com o planejamento da sua empresa, ele traz diretrizes para o bom uso dos veículos das frotas, regras sobre o dia a dia e qualquer outra informação que amarre as pontas soltas e não deixe espaço para mal entendidos. 

Essa política deve ser elaborada pelo gestor de frotas, que é a pessoa com todo o conhecimento sobre a rotina da frota. 

Contudo, ele deve elaborar essa política junto ao departamento de recursos humanos e jurídico, já que o RH tem conhecimento sobre a gestão de pessoas e o jurídico tem conhecimento legal, o que garante um documento mais completo. 

Outra coisa importante de ressaltar sobre a política de frotas, é que ela deve ser feita para o seu negócio, coerente com as necessidades da sua empresa e com as ferramentas atuais. 

Utilizar ferramentas para gerar dados sobre sua frota

Por fim, precisamos falar sobre as ferramentas que ajudam no gerenciamento de frotas. 

Hoje em dia a tecnologia voltada para o setor de transportes terrestres é bastante ampla, já existem computadores de bordo, telemetria, câmeras de segurança, rastreadores e claro, os softwares de gestão de frotas. 

Todas essas ferramentas ajudam na sua gestão, elas trazem dados sobre o dia a dia da frota, e o gestor não precisa mais recorrer a planilhas pois, os dados são mais precisos. A seguir, falaremos de duas ferramentas que são essenciais para gestão de frotas, a telemetria e os sistemas de gestão de frotas. 

Telemetria

Não podemos falar de gestão de frotas sem mencionar a telemetria, grande aliada no gerenciamento de frotas.

Essa tecnologia capta os dados do veículo através de sensores, então ela é capaz de captar a velocidade, o consumo de combustível, o modo que o motorista dirige, freadas e acelerações bruscas, desgaste de pneu entre outras informações sobre a condução do motorista. 

Ela traz dados sobre o dia a dia da frota, e consegue deixar a empresa mais perto do motorista, pois consegue monitorar as infrações, velocidade, rotação de motor e saber se ele está fazendo uma condução segura. 

Tudo isso, ajuda a prevenir acidentes e manutenções prematuras, já que dados sobre a condução estão diretamente ligados à vida útil do veículo. 

Alguns sistemas mais avançados conseguem até mesmo emitir alertas em tempo real para os motoristas. Sendo capaz de avisar quando estão próximos de rotas críticas (com maior ocorrência de acidentes), ou quando ele está dirigindo de maneira equivocada. 

Funciona quase como um copiloto do motorista e ajuda a sua empresa a fazer o monitoramento em tempo real do veículo, dando muito mais segurança ao motorista e à frota. 

Sistemas de gestão de frotas

Os sistemas de gestão de frotas fornecem para a empresa todas as informações para o gerenciamento de sua frota veicular. 

Eles são capazes de programar manutenções, fazer o controle de gastos com combustível, fornecer relatórios sobre a produtividade dos condutores, acompanhar a rotina de quilometragem rodada e até mesmo fornecer um ranking dos motoristas. 

Não para por aí, os sistemas de gerenciamento de frotas também são capazes de fazer um panorama geral de sua frota veicular, quais estão em uso, quais estão programados ou parados na oficina. 

Com certeza é uma forma muito mais prática de fazer a gestão de frotas. Mas qual o melhor sistema? Veja a seguir!

4 Melhores empresas de gestão de frotas

O mercado de softwares de gestão de frotas é muito amplo,  e existem diversos sistemas, contudo, alguns deles podem se destacar, são eles:

Todos esses sistemas oferecem um grande controle sobre a sua frota, com painéis de acompanhamento e telemetria. 

Agora, sabe uma outra tecnologia que pode ser sua aliada na gestão de frotas? O controle de ponto online!

Conclusão

A gestão de frotas é essencial para sua empresa, com ela, o serviço pode ser otimizado, os custos podem ser reduzidos e a eficiência operacional pode ser elevada. 

Assim como em outros setores, a tecnologia é grande aliada do gerenciamento de frotas e propõe ainda mais ferramentas para auxiliar nessa gestão. 

Nesse texto, vimos um pouco mais sobre como funciona o gerenciamento de frotas e suas principais vantagens, também vimos que o ponto móvel online pode ser um grande aliado na gestão de jornada dos motoristas. 

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Fonte: PontoTel

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