O departamento de Recursos Humanos e o Departamento Pessoal desempenham funções distintas em uma organização, embora inter-relacionadas.
Como todo mundo sabe, o setor de RH é essencial para alavancar o sucesso da empresa. Suas atividades pautam ações estratégicas, como a atração de uma força de trabalho talentosa, o gerenciamento das competências e habilidades desses instrumentos de valor, além da gestão de processos burocrático. E são, justamente, esses processos que chamamos de funções do Departamento Pessoal.
As principais funções do departamento pessoal são:
- Representação junto aos órgãos oficiais e fiscais;
- Gestão de dados;
- Elaboração da folha de pagamento;
- Administração da jornada de trabalho;
- Gestão de licenças e férias;
- Efetivação do processo demissional.
O DP desempenha atividades de grande responsabilidade, pois é sua a atribuição da relação legal entre empregador e empregado.
Neste post vamos apresentar, detalhadamente, as principais funções do Departamento Pessoal e como otimizá-las. Acompanhe e entenda a sua importância para o cenário organizacional.
Qual a diferença entre RH e DP?
É muito comum que as pessoas confundam suas atividades ou, ainda, acreditem que sejam a mesma coisa. Embora trabalhem diretamente com os colaboradores em atividades inter-relacionadas, os departamentos atuam de maneiras distintas.
O setor de RH desempenha função estratégica, ocupando suas atividades com processos de recrutamento e seleção de novos profissionais capacitados para contribuir com os avanços da empresa.
Além disso, o gerenciamento futuro dessa força de trabalho, a oferta de treinamentos, o estímulo a motivação dos colaboradores, dentre outras atividades, são responsabilidades do mesmo.
Outra função essencial é a gestão do relacionamento entre empresa e funcionário. E é aí que entra o DP! Ele é o responsável pela gestão legal desse relacionamento, cuidando de processos mais burocráticos ligados à legislação trabalhista.
É o DP que cuida da elaboração da folha de pagamentos, do cálculo para o pagamento do INSS e do FGTS, controle de benefícios, emissão e gestão de documentos, controle de ponto, gestão de férias, controle de atestados e passivos trabalhistas, dentre outros.
Quais as funções do Departamento Pessoal?
Representação junto aos órgãos oficiais e fiscais
O DP atua como principal representante da empresa junto aos órgãos do governo e sindicalistas, por isso precisa dominar conhecimentos sobre as leis voltadas para o trabalhador. É função do departamento:
- receber e gerenciar os registros de passivos trabalhistas;
- realizar o repasse da cobrança do imposto anual das atividades sindicais;
- emitir documentos para os órgãos fiscais, tais como a Guia da Previdência, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- acompanhar o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- as declarações da CIPA, dentre outros.
Também é uma das funções do Departamento Pessoal representar o empregador na Justiça do Trabalho, caso existam ações movidas por funcionários ou ex-funcionários.
Gestão de dados
No processo admissional de novos colaboradores é preciso receber e emitir documentos para formalizar a contratação.
O DP é responsável pela gestão desses dados, garantindo que estejam corretos, legíveis e organizados. Ele deve fazer as anotações na carteira de trabalho, folha de ponto, de pagamento, dentre outros, para assegurar a correta integração do profissional.
Esse trabalho de gestão de documentos é feito até o momento da rescisão contratual, garantindo que toda documentação esteja adequada.
Elaboração da folha de pagamento
Uma das mais importantes funções do Departamento Pessoal é a elaboração da folha de pagamento, que envolve o gerenciamento dos salários, benefícios, décimo terceiro, recolhimento de taxas, imposto de renda, dentre outros.
O DP deve certificar que os cálculos estejam corretos e cumpram com as normas estabelecidas pelos órgãos federais. No caso dos benefícios, a atenção deve ser redobrada, já que o cálculo dependerá do acordo feito, individualmente, com cada funcionário.
Administração da jornada de trabalho
Uma gestão eficiente da carga horária dos colaboradores permite que o cálculo e, principalmente, o pagamento de horas extras seja feito sem erros. E que a identificação de horas faltantes seja, devidamente, negociadas e compensadas, e a frequência laboral seja registrada.
Com isso, o DP garante que a empresa esteja segura contra entraves que podem onerar as suas atividades.
Gestão de licenças e férias
DP também gere as ausências. Ele gerencia os atestados, licenças, afastamentos, acidentes de trabalho, e claro, as férias.
Conforme cada caso e necessidade, o DP deve atualizar a folha de pagamento e intermediar os processos com os órgãos públicos.
No caso das férias, é função do Departamento Pessoal administrar a liberação do período de descanso de todos os colaboradores, considerando a realidade de cada setor e os períodos em que a equipe completa se faz indispensável.
Como a cada período de 12 meses de trabalho firmadas em contrato asseguram até 30 dias de férias para o empregado, o DP deve monitorar o cumprimento desse direito para evitar problemas legais e o pagamento de multas.
A quantidade de dias liberados para cada colaborador, a época, o valor pago, tudo deve ser controlado pelo DP.
Efetivação do processo demissional
O processo demissional é responsabilidade do RH estratégico, que comunica o desligamento do colaborador. O DP é o responsável pela organização da documentação necessária e pelo cálculo dos direitos (décimo terceiro proporcional, férias, FGTS, acréscimos proporcionais ao tempo de trabalho, multa, seguro desemprego, dentre outros).
O departamento também dá baixa na carteira de trabalho ou contrato vigente, indicando todos os dados necessários para que o processo seja feito de forma justa, respeitosa e humana.
Como otimizar as atividades do DP?
A solução é simples: empregando tecnologia! Alguns softwares de gestão em DP oferecem funcionalidades que otimizam todas as atividades operacionais e gerenciais do setor.
Confira alguns desses recursos digitais que essa tecnologia pode oferecer:
Processo admissional digital
Alguns softwares oferecem a possibilidade de arquivar dados cadastrais em nuvem, facilitando e agilizando o processo admissional.
Gestão de dados digital
Com os documentos arquivados em nuvem, os principais dados ficam centralizados em uma única plataforma. A consulta de informações ganha velocidade e a elaboração de arquivos oficiais exatidão.
Folha de Pagamento automatizada
A automatização da elaboração da folha de pagamento também é um dos benefícios do emprego da tecnologia. Com isso, erros manuais são eliminados.
Ponto digital
Não só praticidade, a tecnologia também oferece segurança. Alguns softwares de RH trazem o ponto digital, que verifica a veracidade do usuário e dá precisão as marcações do tempo.
Gestão de férias digital
Outro recurso digital facilitador é a gestão de férias digital. Com os dados do histórico de férias do colaborador arquivados, o RH é capaz de gerir o processo de liberação com mais presteza.
Integração com a contabilidade
Alguns softwares ainda trazem a possibilidade de integrar a contabilidade. Assim, ambos setores usufruem da mesma base de dados, garantindo que o fluxo informacional seja seguro.
Processo demissional digital
Com os documentos arquivados em nuvem e verificados por ferramentas como o eSocial, o processo demissional é feito com mais segurança, tanto no quesito legal quanto financeiro.
As funções do Departamento Pessoal são cruciais para o sucesso de qualquer organização. E uma boa gestão, hoje, já não pode ignorar os recursos digitais.
Com o emprego da ferramenta certa, as atividades ganham velocidade, a equipe produtividade e os erros são, praticamente, eliminados. A adoção da tecnologia no DP influencia a eficiência dos processos e garante o cumprimento da lei.
Faça uma pesquisa consistente e conheça as opções de softwares de gestão em RH disponíveis no mercado. Opte pela mais adequada e otimize agora mesmo as funções do Departamento Pessoal da sua empresa.
