Uma das mais importantes exigências de uma boa gestão de negócios é a correta análise de gastos organizacionais, o que inclui compreender a diferença entre custo e despesa. Embora, frequentemente, confundidos, os termos abordam questões distintas e devem ser contabilizados apropriadamente para controlar o fluxo de caixa da empresa.
Custo é o valor gasto com bens e serviços para produzir outros bens e serviços. E despesa é o valor gasto para administrar e sustentar o funcionamento da organização, sem que tenham impacto direto no processo de produção.
Por isso, se você quiser saber mais como ter um fluxo de caixa mais organizado, recomendamos a leitura de: “Fluxo de caixa: o que é, qual a importância e como fazer”
Pode parecer um pouco complicado inicialmente, mas você ver que é bem mais simples do que imagina. Saber a diferença entre custo e despesa é essencial para que se tenha uma boa gestão financeira. Acompanhe este post e aprenda suas definições, aplicações e classificações! Boa leitura!
O que são custos?
Assim como dissemos, custos são os gastos relativos ao que é produzido pela empresa, seja uma mercadoria ou um serviço. Em outras palavras, o investimento dado a produção de todo bem e serviço de vinculação direta com a atividade-fim da empresa.
Alguns exemplos de custos são:
- mercadorias compradas para revenda;
- salários e encargos dos trabalhadores de uma linha de produção (mão de obra);
- matéria-prima;
- gastos gerais de fabricação;
- embalagens;
- depreciação de máquinas e equipamentos;
- energia elétrica aplicada na produção;
- manutenção;
- materiais de conservação e limpeza para fábrica;
- viagens ligadas à empresa.
O que são despesas?
As despesas englobam valores essenciais investidos na organização para garantir o seu funcionamento. Ou seja, gastos e recursos relacionados às funções administrativas, comerciais, marketing, finanças, dentre outros.
As despesas não contribuem diretamente para a geração de novos itens que serão comercializados pela empresa, mas estão associadas às operações que permitem que eles sejam produzidos.
Alguns exemplos de despesa são:
- contas de água, luz e internet;
- aluguel do prédio;
- materiais de escritório;
- infraestrutura;
- refeição fornecida para os funcionários;
- folha de pagamento;
- benefícios e bonificações;
- compra de materiais de escritório;
- processo de divulgação.
Como saber a diferença entre custo e despesa?
Para que a diferença entre custo e despesa fique ainda mais clara, sugerimos que a cada gasto, você faça as seguintes perguntas:
- Eliminando este gasto específico, a produção do meu produto será afetada?
- Se este gasto em questão for eliminado, o funcionamento da empresa como um todo será prejudicado?
Confira alguns exemplos dessa distinção na prática.
Considere o investimento em publicidade e propaganda. Esse tipo de gasto não pode ser considerado um custo porque a sua eliminação não afeta a produção de estoque da empresa. Contudo, prejudicará a organização porque provavelmente as vendas cairão pela falta de divulgação. Portanto, é uma despesa.
Veja mais um exemplo, considere os investimentos com a compra de papel para a produção de embalagens. Se esse gasto for eliminado, os produtos finais serão afetados pela falta de um recipiente de proteção. Ou seja, trata-se de um custo porque está diretamente relacionado ao estoque e a produção da empresa.
Como classificar os custos e as despesas?
Além das distinções conceituais, ainda é possível classificar a saída financeira relativa aos custos e as despesas em fixas ou variáveis. Entenda a seguir.
Custos ou despesas fixas
Estes são os gastos que independem do volume produzido ou vendido. Em outras palavras, são os investimentos feitos periodicamente sem alteração por consequência do desempenho comercial da organização.
Um exemplo de custo fixo é o salário da força de trabalho, que deve ser honrado mensalmente. Já um exemplo de despesa fixa é o aluguel do espaço físico da organização. Independentemente dos resultados financeiros, o pagamento será cobrado.
Custos ou despesas variáveis
Esta classificação por sua vez é a que sofre influências do volume produzido ou vendido pela empresa. Isto é, um produto que não tenha uma boa aceitação no mercado, por exemplo, pode ter sua produção interrompida temporariamente ou definitivamente, afetando o estoque e a oferta comercial da organização.
Um exemplo de custo variável é a contratação provisória de mão de obra extra para atender a demandas mais volumosas em um período do ano. A empresa deverá investir mais recursos e mexer no seu fluxo de caixa para oferecer essa condição. Já um exemplo de despesa variável é a bonificação da PLR (Participação nos Lucros e Resultados). Quando a empresa oferece esse benefício, esse ganho é variável pois está diretamente ligado aos resultados comerciais.
Por que é importante saber a diferença entre custo e despesa?
Entender a diferença entre custo e despesa é muito importante para a contabilidade de uma organização, já que seus conceitos e classificações estão diretamente ligados aos ganhos e perdas. De modo geral, conhecer suas aplicabilidades é parte fundamental para conduzir a gestão financeira da empresa.
Dentre os principais benefícios da correta apuração da diferença entre custo e despesa, ganha destaque a análise da margem de contribuição dos produtos. Em outras palavras, é possível identificar o valor do lucro por produto. Ao retirar do seu faturamento bruto os gastos com deduções de venda e custos de produção ou compra, o valor de sobra pode ser identificado.
Essa margem de contribuição é um indicador indispensável para avaliar a validade comercial de produção de um bem ou serviço. E como é identificada considerando as despesas administrativas da empresa, sua avaliação é estratégica.
Conhecer os custos e as despesas ajuda os gestores a melhorarem os preços e, consequentemente, o lucro com as vendas de tais mercadorias e atividades.
Para não se confundir mais, uma dica é guardar palavra-chaves relacionados com cada um dos conceitos. Custos estão sempre ligados à produção e despesas com à administração do negócio; custos relacionam-se com a atividade-fim, despesas com a funcionalidade organizacional.
Viu só? É bem mais simples do que você imaginava. Compreender a diferença entre custo e despesa é extremamente importante para garantir que a gestão financeira da sua empresa esteja correta e possa estrategicamente contribuir para uma melhora no cenário competitivo.
