Gestão de equipes remotas: 6 dias essenciais e importância para a empresa!

Foto de hitesh choudhary no Pexels
A pandemia trouxe diversas mudanças para muitos  setores da economia, e uma das grandes transformações foi a popularização do trabalho remoto. Porém, junto a esta nova modalidade, um grande desafio foi apresentado: a gestão de equipes remotas.Inspeção diária, controle de horários e atividades, reuniões presenciais, toda essa realidade do dia a dia do ambiente corporativo precisou ser adaptada. Agora, a rotina conta com horários flexíveis e líderes que consigam tornar o contato online cada vez mais “humano”, vencendo as barreiras da tecnologia!

Se você é gestor e ainda não tem confiança em realizar a gestão à distância, ou quer dicas para tornar essa atividade mais eficaz, você está no artigo certo!

Veja os principais assuntos:

Boa leitura!

Como é o trabalho remoto na prática?

A pandemia de Covid-19 pegou as empresas de surpresa e fez com que muitas delas aderissem ao trabalho remoto sem o mínimo de preparo para isso. O que há pouco tempo era apenas uma tendência, virou realidade para boa parte do mercado.

Nesse novo cenário, o trabalho remoto surgiu como uma alternativa para a manutenção da economia mundial! Diferente do que muitas pessoas ainda pensam, trabalho remoto não é apenas home office – ele vai além. O trabalho remoto significa trabalhar de qualquer lugar.

Esse modelo dá a liberdade e a autonomia para que você entenda como e onde  performa e produz melhor. Pode ser trabalhando em casa, em um café, em uma biblioteca ou um coworking, por exemplo.

O trabalho remoto já demonstra ser bastante positivo e aprovado por alguns profissionais. Em mais de um ano de pandemia, muitas empresas consolidaram o home office como modelo de trabalho no país.

Uma pesquisa da Workana, plataforma que conecta freelancers a empresas, mostra que, mesmo quando a pandemia acabar, a intenção de 84,2% dos líderes entrevistados é continuar com o trabalho remoto.

E existem inúmeras vantagens neste modelo de trabalho. Além de aumentar a produtividade e reduzir o estresse da equipe, a empresa também consegue contratar os melhores candidatos sem ter a limitação geográfica como empecilho.

Para tudo isso acontecer, é necessário preparar não apenas as equipes, mas também os líderes. Isso porque a cultura do trabalho remoto é muito importante, exigindo disciplina e ainda mais profissionalismo para que ele seja bem executado.

O que é a gestão de equipes remotas?

Que a liderança tem um papel fundamental para o bom desempenho do seu time, isso ninguém tem dúvida. E com times remotos isso se torna ainda mais importante.

Ter a flexibilidade e adaptabilidade necessárias para acompanhar a equipe a distância é fundamental, afinal, a gestão remota tem responsabilidades assim como a gestão presencial.

Preparar o seu time para atingir as metas, fortalecer a confiança entre a equipe e criar um ambiente propício para o trabalho são algumas atribuições do líder de equipes remotas.

É importante destacar que o papel do líder de equipe remota é bem semelhante ao do líder presencial. Manter o time motivado e criar a cultura do feedback, por exemplo, são tarefas dos dois modelos. A principal diferença é que o líder a distância precisa adaptar a rotina e suas ferramentas para cumprir esses pontos da mesma forma, e sem perder a excelência.

Com uma boa gestão de times remotos, você pode promover o envolvimento de toda a equipe, estabelecer uma relação colaborativa entre os colegas e permitir que metas e objetivos sejam alcançados.

Entretanto, essa atuação manifesta diversos desafios. Por conta disso, é importante desenvolver formas inteligentes de administrar talentos, de modo que as atividades sejam executadas com dinamismo, qualidade e eficiência.

Qual a importância de fazer uma boa gestão de equipes remotas?

Desde o início das medidas de isolamento social por conta da pandemia de Covid-19, a tecnologia permitiu, ainda mais, a manutenção dos vínculos de trabalho para longas distâncias. O acesso via rede está praticamente consolidado nas companhias. Com ele, profissionais, de qualquer localidade do globo, podem executar tarefas e projetos sem estarem fisicamente na empresa.

Uma gestão humanizada certamente é aquela que escuta suas equipes remotas de forma constante. O canal de diálogo deve estar sempre aberto para sanar dúvidas ou acolher queixas e outras necessidades.

É importante que este canal funcione de fato e que a equipe se sinta amparada quando precisar. Para isso, pode-se deixar disponível um número de telefone para conversa. As reuniões de equipe também são importantes para que os colaboradores consigam falar sobre suas expectativas.

Este diálogo deve levar em conta também o suporte que o colaborador precisa para alcançar seus resultados. Ele está com alguma dificuldade no processo? A gestão humanizada deve estar atenta a isso para auxiliá-lo a cumprir as tarefas com tranquilidade e assertividade.

Também é muito importante dar um retorno positivo quando este colaborador atinge seus resultados. O reconhecimento é fundamental para que ele se sinta parte da equipe, ainda que esteja trabalhando remotamente.

Outra questão importante para o trabalho remoto é que a gestão se preocupe com o oferecimento de uma infraestrutura adequada para a execução das tarefas de sua equipe. Nem sempre as pessoas dispõem de um escritório ou um espaço mais privativo em casa. Por isso, a equipe gestora deve fornecer a infraestrutura necessária para tornar o ambiente mais aconchegante para o trabalho.

O ideal é que ainda possam oferecer dicas sobre como conseguir manter o foco e a disciplina na modalidade remota. A organização de um espaço ajuda a dar mais concentração e também melhora a qualidade de vida durante o expediente.

Principais desafios na gestão de equipes remotas

Comunicação, colaboração, gestão do tempo e solidão são os principais desafios da gestão de equipes remotas, especialmente no cenário atual, em que ainda enfrentamos tempos de isolamento social.

Apesar de 89% dos líderes e executivos considerarem que passaram a valorizar mais os vínculos familiares depois do confinamento, a pesquisa realizada pela ISE Business School, aponta que 23% deles têm sérias dificuldades para estabelecer fronteiras entre a dedicação ao trabalho e a família.

Além dos desafios pessoais, também se destacam algumas dificuldades bem específicas da liderança e gestão de equipes remotas:

  • A comunicação fica mais truncada;
  • Gestores têm maior dificuldade em acompanhar os processos, na mesma medida em que os colaboradores sentem-se desmotivados ao perder a visão do todo nos projetos nos quais participam;
  • A dificuldade de interação e colaboração acarreta em problemas no engajamento da equipe remota;
  • Os processos tornam-se mais lentos, justamente pela dificuldade em trocar e comunicar.

A pesquisa da ISE Business School revela que, ainda que haja muitas dificuldades, diversas habilidades já foram desenvolvidas até este momento, derivadas das novas condições de trabalho remoto. Os entrevistados mencionaram que já se sentem melhor estruturados para os seguintes aspectos:

  • Resiliência (capacidade de aceitar e superar problemas);
  • Flexibilidade;
  • Gestão do tempo;
  • Autodisciplina;
  • Confiança;
  • Construção de uma relação mais honesta entre chefes e equipes remotas.

5 dicas essenciais para uma boa gestão de equipes remotas

Para dar exemplos práticos sobre a boa gestão de equipes remotas, selecionamos 5 dicas essenciais. Confira:

Planejamento

Com um planejamento, você orienta os funcionários enquanto eles atuam fora da empresa. O material — que pode ser disponibilizado virtualmente — deve incluir o novo formato de trabalho e a informação sobre a possibilidade de exercer tarefas fora do expediente comercial (quando for necessário), como é o caso de equipes de vendas no e-commerce.

O plano também precisa mostrar os cronogramas para projetos, reuniões, canais de comunicação com outros setores (como o administrativo, o financeiro e o RH), as informações para acessar o software interno da companhia, as normas de segurança para trabalho externo etc.

Dica extra: Utilize ferramentas gratuitas e de fácil acesso para esse documento, como o Google Drive e o Google Docs.

Transparência entre a empresa e colaborador

A transparência tem a ver com a comunicação e a colaboração. Especialmente se os membros da equipe não trabalham no mesmo local e perdem um pouco a referência do todo dos projetos nos quais fazem parte, é muito necessário que todos sejam completamente honestos.

Muito mais do que buscar culpados para apontar, este é o segredo para que uma equipe (remota ou não, mas especialmente remota) funcione bem enquanto time, em prol dos objetivos maiores da empresa.

Enquanto um líder responsável pela gestão de equipes remotas, você sempre deve incentivar a prática do diálogo e da transparência.

Tecnologia e ferramentas para o trabalho remoto

Para gerenciar equipes remotas, é importante estar antenado sobre tudo, mas sem exageros. Nesse sentido, a tecnologia pode facilitar essa função. Com as ferramentas corretas, é possível gerar, compartilhar e visualizar documentos, como apresentações e relatórios de desempenho.

Vale reforçar que o papel da tecnologia vai além de melhorar os contatos por meio de chats, áudios e vídeos. Ela também garante a elaboração de metodologias operacionais, cria updates ágeis e constantes sobre o andamento das tarefas, além de registrar todo o trabalho realizado.

Em um primeiro momento, reflita sobre as ferramentas que você e a sua equipe já utilizam, além de novas que possam ser incluídas na rotina de trabalho.

Para as videoconferências, por exemplo, existem diversas ferramentas no mercado, como Zoom, WhereBy e Skype. Mesmo online, você precisa garantir a qualidade da reunião como se ela fosse presencial.

Quando bem organizadas, essas ferramentas fazem toda a diferença. Mas vale lembrar: elas  devem ajudar a sua equipe. Se, por exemplo, grande parte do seu time não sabe utilizar uma ferramenta ou simplesmente não a usa porque ela atrapalha a rotina, não faz sentido mantê-la dentro dos processos da sua equipe.

 Utilizar um ponto móvel para o controle de jornada

Praticidade, agilidade e eficiência! O ponto móvel é um modelo de controle de frequência que funciona por meio de dispositivos como celulares e tablets. Ele traz mais mobilidade ao controle de ponto e permite que a marcação de ponto seja descentralizada, uma vez que só é necessário um aplicativo para registrar o ponto.

Além da diminuição de custos com equipamentos caros, o ponto móvel ainda oferece a possibilidade de acompanhamento em tempo real da jornada de trabalho dos funcionários.

 Cultura de feedback

Em alguns momentos, os talentos não se sentem à vontade para fazer críticas (sobre a liderança e seus colegas) ou dar um retorno sobre o andamento das atividades. No entanto, isso é essencial e contribui para o desenvolvimento coletivo da equipe remota.

Por isso, é importante construir uma cultura de feedback. Para isso, faça reuniões online periódicas para dar um parecer aos seus subordinados, indicar pontos de melhora e fazer elogios. Também permite que o time avalie o trabalho como um todo, tanto no âmbito pessoal quanto no operacional. Depois, utilize essas informações para otimizar seu estilo de gerenciamento e o trabalho.

Conclusão

Nesse texto, explicamos um pouco sobre o novo momento do mercado e como o trabalho remoto passou de uma tendência pouco vista no Brasil, para realidade em diversos escritórios pelo país.

Além disso, pudemos entender mais sobre esse tipo de atuação e quais as ferramentas para que líderes consigam estar próximos de suas equipes, mesmo em tempos de isolamento social.

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Fonte: PontoTel

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