Planejamento, controle e execução, essas são três palavras essenciais para o sucesso de uma empresa. Não à toa elas são a base da chamada gestão de informação empresarial, tão essencial nos dias de hoje.
Isso porque, quem detém um leque de informações sobre o mercado e o próprio negócio consegue tomar decisões mais assertivas. Uma vez que os fluxos de trabalho se tornam mais produtivos e eficientes.
A gestão de informação empresarial não só é essencial para os bons momentos, mas é um ponto de suporte nos períodos de crise. Afinal, fica mais fácil tomar uma decisão quando se tem a informação correta em mãos, advinda da gestão de informação empresarial.
Neste conteúdo vamos falar sobre a importância na gestão de informação empresarial, principalmente nos tempos de crise como o atual, em função do coronavírus, e dar dicas de como implementá-la. Confira!
O que é gestão de informação empresarial
Podemos explicar a gestão de informação empresarial como um ciclo de atividades que engloba fluxos de trabalho para uma melhor tomada de decisão. Ela considera fatores internos e externos e pode abranger dados de vendas, financeiro e rotinas em geral.
Com a gestão de informação empresarial se potencializa o poder de otimização e eficiência do fluxo operacional de ponta a ponta. Já que ela simplifica o processo de comunicação e elimina etapas que podem ser desnecessárias
A gestão de informação empresarial tem por objetivo:
- Buscar informações;
- Identificar o que é relevante e irrelevante;
- Processar e adequar às informações;
- Armazenamento de dados quando necessário;
- Compartilhamento de informações corretas ao consumidor.
Levando em conta cada um desses passos, que passam por setores distintos o tempo todo, as decisões têm uma base mais sólida e podem ser tomadas no momento exato. Até por isso, que a gestão de informação empresarial é tão importante nos momentos de crise.
Pois, os setores podem expor exatamente a realidade em que se encontram, com base nas informações colhidas ao longo do tempo. Influenciando até mesmo nas comunicações que serão feitas ao consumidor com base no momento em questão.
Dicas para implementar a gestão de informação empresarial
A implementação da gestão de informação empresarial, principalmente nos tempos de crise, pode contribuir para que a empresa não se precipite ou erre em decisões. Para lhe ajudar a tornar esse modelo real separamos algumas dicas.
Faça o bom uso da tecnologia
A automatização de fato é uma grande aliada da gestão de informação empresarial. Por meio dela, as informações, via softwares de gestão, estão à mão de forma mais rápida e ampla, no chamado “tempo real”.
Saiba mais sobre os softwares de gestão no nosso artigo: “Software de gestão: porque ele é muito importante para a sua empresa”.
Isso não só faz com que os acessos e compartilhamentos sejam mais rápidos, mas entrega uma gama maior de informações aos gestores e líderes em tempos difíceis. Dado que muitas vezes as tomadas de decisão precisam ser rápidas e assertivas.
Realize uma integração de sistemas
A integração de sistemas é um dos passos para tornar a gestão de informação empresarial mais eficiente. De fato, quando os processos são integrados há uma segurança e uma eficácia maior no compartilhamento e armazenamento dos dados.
Portanto, opte na sua organização por sistemas que conversem entre si, até porque dessa forma você pode ter dados mais precisos de áreas diversas, integrados em um só lugar.
Isso diminui a chance de erros e o fluxo e as rotinas se tornam mais simples, posto que esse cenário é fundamental para enfrentar uma crise, que não admite erros na estratégia.
Determine regras no processo
Definir quem pode acessar, visualizar ou alterar qualquer tipo de registo é fundamental em um processo de gestão de informação empresarial. Pois, assim as informações ficam mais seguras e podem contribuir de fato com o funcionamento dos processos.
Esse tipo de regra/definição evita confusões na comunicação interna e cada profissional sabe exatamente suas responsabilidades dentro do fluxo de trabalho. Ter papéis definidos pode de ser de grande valia quando se enfrenta momentos de crise.
Preze pela integridade dos dados
Uma boa gestão de informações empresarial passa por um passo que é crucial nesse processo, a conferência de dados. Comunicar da forma correta impacta tanto a comunicação interna como externa.
Uma informação incorreta pode colocar dias, meses e até mesmo anos de trabalho no lixo. Portanto, é fundamental se atentar a integridade e veracidade do que foi colhido. Um controle sobre essas informações pode ajudar sua empresa a usá-la no momento certo e da forma correta.
Até porque em tempos de crise o que mais fará valer é a sua imagem perante os consumidores e funcionários. Ser verdadeiro é a melhor opção sempre com seus clientes.
Mantenha os dados organizados
A gestão de informação empresarial depende completamente de uma boa organização dos dados. De nada adianta ter um grande número de informações privilegiadas se você não sabe como acessá-las ou usá-las.
Isso pois, quanto mais informações você colher maior a necessidade de separar o que é proveitoso e o que não é. Pois, uma estruturação do processo de gestão de informação empresarial necessita que tudo esteja à vista.
As informações precisam ser acessadas de forma rápida, possibilitando uma otimização do tempo e não o contrário. Visto que categorizar e organizar corretamente as informações permite o uso das mesmas de forma assertiva, ainda mais quando se está em crise.
Aperfeiçoe a comunicação interna
Uma boa comunicação externa depende primeiramente do sucesso da comunicação interna. Sendo assim, a gestão de informação empresarial precisa ser eficaz internamente para que então flua corretamente no mercado.
É impossível, então, deixar de lado uma dedicação a mais pela comunicação interna da empresa.
Até porque o funcionamento da gestão de informação empresarial é dependente da eficiência deste fluxo de trabalho que preza por normas, objetivos e um compartilhamento de dados que seja visível às equipes.
Tenha em mente que seus colaboradores são os pontos de partida de uma comunicação eficaz e dependem de um processo de trabalho/comunicação interna eficiente.
Pois só assim, sua empresa conseguirá tomar decisões corretas e as repassará da forma exata, ainda mais em momentos de crise, que exige paciência, consciência e preparo.
Otimize os trabalhos e rotinas
Otimizar os processos diminui as burocracias e faz com que as informações obtidas em cada execução de tarefa possa ser utilizada de forma estratégica. Na gestão de informação empresarial diminuir o tempo de trabalho burocrático é parte relevante para os resultados.
Mas você deve estar se perguntando como realizar essa otimização.
A resposta não é tão simples, porém, existem pequenas mudanças diárias na rotina que podem ser decisivas para que você pare de perder tempo e consequentemente dinheiro e se prepare caso ocorra uma crise.
A partir de hoje, para que sua gestão de informação empresarial, seja eficaz, faça:
- Uma reorganização do fluxo de tarefas;
- Uma padronização dos processos;
- Uma delimitação de quem faz o que e de quem é a palavra final;
- Uma organização sobre tarefas relevantes e irrelevantes.
Sem dúvida, que em tempos de crise, seguir os passos acima pode facilitar uma tomada de decisão por mais difícil que ela seja. Já que não será uma decisão precipitada e no chute, mas com embasamento.
Os benefícios da gestão de informação empresarial
Uma vez que já sabemos como implementar a gestão de informação empresarial na empresa, vamos agora falar sobre as principais vantagens desse cenário.
Custos reduzidos: gerir bem a informação faz com que os processos se tornem mais corretos e consequentemente tudo que é desnecessário seja cortado. Evitando que os investimentos em produção ou manutenção sejam executados sem prévio planejamento.
Controle de informação: a amplitude que a gestão de informação empresarial permite, principalmente graças à automatização, facilita os acessos aos dados, compartilhamentos e diminui as chances de erros no fluxo de trabalho, afinal, os dados estarão sempre em mãos.
Maior eficiência financeira: em tempos de crise ser eficiente no controle de gastos é fundamental. Com uma gestão de informação empresarial o fluxo de trabalho é mais eficiente e os gastos são otimizados de forma mais responsável, respeitando a saúde financeira.
Aprimoramento do fluxo de trabalho: Um processo de gestão de informação empresarial diminui os processos manuais e burocráticos e otimiza o tempo na execução das tarefas. Sem contar que apresenta indicadores estratégicos para as tomadas de decisão e acesso mais rápido a essas informações.
Satisfação do cliente: com uma tomada de decisão mais assertiva, a gestão de informação empresarial impacta diretamente em estratégias que motivam a satisfação do cliente. Em tempos de crise, a gestão do cliente, é fundamental para a fidelização dos mesmos.
O papel da gestão de informação empresarial
A gestão de informação empresarial tem um papel importante na rotina das organizações. Atualmente há uma grande necessidade de unir eficácia com rapidez. Assim, a implantação de um processo que melhore o fluxo de trabalho pode efetivamente unir esses dois itens.
Outro ponto importante, principalmente em tempos de crise, é a necessidade de se ter uma gestão responsável, que preze pela saúde financeira. Com a gestão de informação empresarial todas as decisões são tomadas com base em dados concretos.
Mesmo em crise, nenhuma decisão será precipitada e cada setor terá um controle maior sobre o seu próprio funcionamento.
Até porque na gestão de informação empresarial os dados estão sempre à frente dos gestores que podem permitir uma visão macro sobre o que a empresa necessita.
