Devido à pandemia de Covid-19, muitas empresas adotaram o trabalho remoto para que os colaboradores possam respeitar o isolamento social. Com todo mundo em casa, surgiu um novo desafio: como minimizar o impacto dessa nova realidade nos processos internos?
Para isso, é necessário montar um kit home-office para funcionários, permitindo que eles executem suas tarefas da mesma maneira que no trabalho presencial. É preciso considerar todas as variáveis envolvidas na questão, como o conforto, os equipamentos e os softwares necessários para realizar as atividades.
Neste post, listamos tudo o que a sua empresa precisa incluir no kit home office para funcionários. Se interessou? Confira a seguir!
O que é o kit home office para funcionários?
O kit home office para funcionários é um conjunto de medidas pensadas para atender às necessidades dos colaboradores no trabalho remoto, minimizando o impacto da nova rotina nas condições de trabalho.
Essa prática é fundamental para garantir que os funcionários atuem de forma confortável, segura e produtiva. Afinal, mudar de ambiente sem o devido apoio da empresa pode causar uma série de imprevistos, como:
- desconforto por falta de estrutura física;
- falta de equipamentos e materiais;
- impossibilidade de acesso a documentos importantes;
- exposição e vazamento de dados sigilosos.
Algumas empresas já estão mostrando como ter sucesso ao implementar o kit home office para funcionários. É o caso do Nubank, que adotou o trabalho remoto como padrão para os seus cerca de 2.600 colaboradores em São Paulo, Berlim, Cidade do México e Buenos Aires.
Além de garantir todos os equipamentos necessários para a realização das tarefas, a empresa está enviando cadeiras ergonômicas para as residências dos funcionários, com o intuito de garantir o conforto durante o expediente.
Considerando o momento de pandemia, a fintech também oferece aos colaboradores o apoio de especialistas em saúde mental e máscaras de proteção facial, mesmo que eles não precisem se deslocar para o trabalho.
Quais itens não podem faltar no kit home office para funcionários?
Montar um bom kit home office para funcionários requer pensar em todas as necessidades que o colaborador pode ter no trabalho remoto: desde um computador com todos os softwares que ele utiliza até ferramentas para criar, editar e compartilhar documentos online.
Confira uma lista com os itens que não podem faltar para garantir o bom desempenho da sua equipe no home-office:
- equipamento adequado;
- cadeira ergonômica;
- itens de papelaria;
- software de videoconferência;
- armazenamento na nuvem;
- criação de documentos online;
- sistema para escanear documentos;
- ferramenta de assinaturas digitais.
1. Equipamento adequado
Para dar apoio aos colaboradores no trabalho remoto, é essencial que a empresa forneça todo o equipamento necessário para a realização das atividades, como computador, teclado e mouse, entre outros.
O papel da equipe de TI neste momento é fundamental. É indispensável que o departamento defina políticas específicas para essa situação, como o uso de VPN para acesso à máquinas e a elaboração de guias de boas práticas para preservar a segurança da informação.
Também é preciso garantir que todos os softwares e acessos estejam funcionando corretamente antes de liberar o colaborador para o home-office, além de oferecer um suporte à distância eficiente para caso haja algum problema com os equipamentos.
2. Cadeira ergonômica
A qualidade da cadeira muitas vezes não é levada em conta quando se fala em trabalho remoto, mas esse é um item influencia diretamente no bem-estar do colaborador.
Quem já passou horas e horas sentado em um lugar desconfortável sabe o quanto isso prejudica a coluna. Muitas vezes, a dor é tanta que fica difícil se concentrar no trabalho, gerando uma queda significativa de produtividade.
Por isso, antes de liberar os colaboradores para o trabalho remoto, pergunte se eles têm cadeiras apropriadas em suas residências. Caso a resposta seja negativa, envie a cadeira que ele usa no escritório para a casa dele. Assim, você garante o conforto do colaborador no dia a dia e o ajuda a preservar sua saúde física.
3. Itens de papelaria
Blocos, post-its, cadernos e canetas são itens corriqueiros que podem fazer falta na mudança do trabalho presencial para o remoto. Por isso, não se esqueça de incluí-los no kit home-office para funcionários, garantindo que todos tenham acesso ao mesmo material que utilizam em seu dia a dia no escritório.
Dessa forma, os colaboradores não precisam pagar do próprio bolso por itens de papelaria que utilizam em horário comercial.
4. Software de videoconferência
Um bom software de videoconferência é uma adição essencial no kit home-office para funcionários. Afinal, não é porque todos estão trabalhando remotamente que as reuniões com equipes, parceiros e clientes precisam ser canceladas.
Hoje, há diversos programas que possibilitam a realização de reuniões à distância com ótima qualidade de áudio e vídeo. Entre os mais conhecidos estão o Google Hangouts, Zoom, Skype e Teams.
Cada um deles tem os seus diferenciais, mas em geral esses aplicativos possuem modalidades gratuitas, com funções mais básicas; e pagas, que permitem incluir um número maior de pessoas na conversa.
Pesquise as alternativas oferecidas no mercado, escolha a mais adequada para as suas necessidades e defina um programa padrão para todas as reuniões remotas da empresa.
>> Quer saber mais sobre o que utilizar no home-office? Confira este outro post do blog: Quais são as melhores ferramentas para o trabalho remoto? <<
5. Armazenamento na nuvem
Se o armazenamento de arquivos na nuvem já era uma solução interessante, agora que o trabalho remoto virou regra ele se tornou indispensável.
Em sistemas como o Google Drive e o Dropbox, todos os documentos e arquivos do negócio ficam armazenados em um banco dados online, que pode ser acessado por qualquer dispositivo conectado à internet.
Dessa forma, os colaboradores consegue organizar e acessar suas tarefas com muito mais praticidade, além de o risco de perder documentos ser muito menor.
6. Criação de documentos online
Outra facilidade dos sistemas na nuvem é a criação e compartilhamento de documentos online.
Com essa tecnologia, não é mais necessário repassar planilhas, apresentações e arquivos de texto por e-mail sempre que alguém fizer uma alteração. Basta criar o documento online e incluir uma permissão a todos que precisarem editá-lo.
Todos os ajustes são feitos ali mesmo, na plataforma, e salvos automaticamente. Além disso, no histórico é possível controlar todas as alterações feitas pelos colaboradores com acesso ao arquivo, garantindo que nenhuma versão pré-existente daquele arquivo seja perdida.
7. Sistema para escanear documentos
Fora do escritório, os colaboradores dificilmente terão acesso a um scanner para digitalizar documentos físicos. Por isso, é interessante incluir no kit home office para funcionários um aplicativo para escanear documentos, como o CamScanner.
Esse tipo de ferramenta permite digitalizar documentos tirando uma foto da versão impressa com a câmera do celular. O aplicativo processa a imagem e faz todas as otimizações necessárias para que a imagem seja apresentada com a melhor qualidade possível.
Além disso, também é possível incluir assinaturas e marcas d’água para enviar cópias para outros colaboradores e clientes de forma profissional.
8. Ferramenta de assinaturas digitais
Sem scanner, fica impossível trabalhar com contratos que precisam de assinaturas feitas à mão, certo? Errado. Aplicativos como o DocuSign e o D4Sign chegaram para facilitar esse processo e são adições fundamentais no kit home office para funcionários.
Com eles, é possível assinar documentos importantes usando apenas o computador, sem necessidade de impressora, papel e caneta.
Agora que você já sabe como montar um kit home office para funcionários, que tal colocar o que aprendeu em prática? Fique atento às necessidades dos colaboradores e garanta que ele tenha tudo o que precisa para desempenhar um bom papel no trabalho remoto. Dessa forma, você conseguirá reduzir os impactos da mudança e manter a produtividade em alta.
