Marcação de ponto pelo celular descubra porque adota na sua empresa

Já pensou como é realizar a marcação de ponto pelo celular?

Sem aquela fila de funcionários esperando para bater ponto, sem manutenção de relógios de ponto, sem a necessidade de trocar as bobinas do relógio ou retirar papel atolado, sem funcionários reclamando que o leitor de biometria não está funcionando.

Parece um sonho não é? Pois essa já é a realidade de muitas empresas.

O Século 21 é marcado por tecnologias inovadoras, então porque não podemos incluir o controle de frequência nesse cenário?

Bom, num mundo corporativo ideal, gerenciar as jornadas de trabalho dos funcionários deveria ser uma tarefa fácil, afinal basta cada colaborador anotar os horários de sua entrada, pausa para almoço e saída, fácil não é mesmo?

Mas a realidade está longe disso, e para algumas empresas fazer esse controle se torna uma tarefa quase impossível. Além dos problemas citados acima, ainda temos que lembrar que em algumas empresas os funcionários trabalham externo, e controlar a jornada por meios convencionais é impossível para esses casos.

Mas calma, estamos no século 21 e as empresas não precisam mais sofrer com essas situações, e justamente por isso quero falar com você sobre o controle de ponto pelo celular.

Mas antes de nos aprofundarmos neste tema, confira alguns tópicos que serão abordados ao longo do texto.

Agora sim estamos prontos, vamos lá?

Como funciona o Controle de Ponto pelo Celular

Não é novidade que os celulares revolucionaram a forma de nos relacionarmos, não apenas nas relações pessoais, mas também nas profissionais. Hoje é possível fazer diversas atividades por meio de celulares, incluindo fazer as marcações de ponto.

O controle de ponto pelo celular é similar a um sistema de controle de ponto tradicional: onde o colaborador deve registrar o ponto ao iniciar o seu dia de trabalho e fiscalizar o seu ponto ao final de sua jornada.

Apesar de ter suas similaridades, o controle de ponto pelo celular é 100% mais seguro, uma vez que ele possui mecanismos de segurança mais modernos do mercado, como o reconhecimento facial, voz e senha.

Mas não se preocupe, a seguir vou mostrar na prática como bater ponto por um celular utilizando o aplicativo de ponto líder do mercado.

Bata o ponto no celular Aplicativo Pontotel (Android e iOS)

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Para realizar a marcação, os colaboradores precisam acessar o aplicativo do PontoTel, e na tela inicial encontrará as opções para marcar o ponto, sincronizar e mostrar pontos batidos.

Para registrar o horário de entrada, pausa para almoço ou saída, o colaborador terá que clicar na opção de bater ponto, e logo ele será direcionado para a tela onde deverá digitar sua senha pessoal e intransferível.

Como medida de segurança, o sistema pedirá para ele confirmar sua identidade. Após essa confirmação, ele poderá escolher qual tipo de marcação ele está realizando, entrada, saída ou pausa para almoço.

Após escolher o tipo de marcação, ele será redirecionado a uma tela para confirmar a marcação por meio do registro de foto ou voz, e pronto, o ponto será registrado com sucesso!

A sincronização do registro de ponto e o sistema de tratamento e gerenciamento é feito automaticamente e em tempo real, basta o aparelho estar conectado a alguma rede de internet. Ou seja, poucos segundos após finalizar a marcação, a informação poderá ser consultada pelos gestores ou equipe de recursos humanos.

A sincronização em tempo real é um dos maiores diferenciais dos sistemas de controle de ponto pelo celular em relação ao ponto tradicional.

Isso porque nos modelos tradicionais a equipe de RH precisa esperar até o fim do período para coletar as informações do ponto por meio de um pen drive. Com o ponto via celular a informação fica armazenada na nuvem, o que possibilita ser acessada de qualquer lugar.

Outra vantagem dos sistemas de controle via celular é que eles registram o ponto online e offline, sendo assim sua empresa não precisará se preocupar caso haja algum problema com a internet nos locais de trabalho.

Mas antes de mostrar mais funcionalidades desse modelo de sistema, vamos ver o que a legislação diz sobre esse tipo de controle de ponto.

Controle de ponto pelo celular é legal

Uma das perguntas mais comuns quando falamos de controle de ponto no celular é sobre sua legalidade. Já adianto que sim, esse modelo de sistema é reconhecido pela legislação, por meio da portaria 373/2011.

Mas para abordarmos o que determina a portaria, primeiro temos que entender o que diz a legislação em relação ao controle de jornada.

Em 1943 foi sancionado a Consolidação das Leis de Trabalho, que determinava as regras para  as relações trabalhistas, entre elas as especificações sobre a jornada de trabalho.

O artigo 74, § 2 º da CLT, determina que, para estabelecimentos com mais de 10 funcionários, o controle de jornada de trabalho é obrigatório e pode ser feito por meio de sistemas de controle de ponto: manual, mecânico ou eletrônico.

Entretanto, a Medida Provisória 801, agora lei n° 13.874, foi aprovada em setembro de 2019 e alterou alguns pontos da legislação trabalhista, determinando por exemplo que essa exigência passa a ser válida apenas para empresas com mais de 20 funcionários.

Se sua empresa se enquadra nesse perfil, não tem o que fazer, o controle das horas trabalhadas passa a ser obrigatório.

Dessa forma, podemos dizer que existem duas formas de ponto eletrônico: o da portaria 373 do MTE e o da portaria 1510.  Vale ressaltar que uma portaria não substitui a outra, a verdade é que a portaria 373 é um complemento da 1510.

Você deve estar se perguntando qual a diferença entre as duas portarias? Então confira a seguir.

  • Portaria 1510 do MTE: Foi criada em 2009 para instituir regras e obrigações para a adoção de sistemas de registro eletrônico da jornada dos funcionários, também conhecido como REP’S.
  • Portaria 373 do MTE: Ela foi instaurada em 2011, pelo Ministério do Trabalho (MT) como uma alternativa para regulamentar os novos modelos de sistema de controle de ponto.

O intuito dessa nova portaria é inserir novas tecnologias na prática de controle e gestão de jornada de trabalho. Dessa forma, ela instaura regras para a adoção de controle de ponto alternativos, como os Aplicativos de Ponto e os Web Pontos.

Veja algumas das especificações da portaria:

  • Os sistemas alternativos de ponto eletrônico não podem restringir a marcação de ponto de forma alguma;
  • É vedado aos sistemas alternativos de controle de ponto a marcação automática de horários;
  • É proibido também exigir autorização antecipada para a marcação de ponto em casos de sobrejornada (horas extras);
  • A empresa não pode, em hipótese alguma, alterar ou eliminar o registro feito pelos colaboradores;
  • O sistema alternativo de controle de jornada deve estar disponível no local de trabalho;
  • Trazer a identificação do empregador e do empregado, para fins legais;
  • Permitir a extração das informações do registro de ponto e a impressão das marcações realizadas pelos trabalhadores de maneira fiel e inalterável.

Agora que você viu que os controles de ponto por celulares são legalizados, deve estar curioso para saber sobre como adotar um sistema de controle de ponto por aplicativo. Então vamos ver?

Qualquer celular pode fazer controle de Ponto?

Uma das principais vantagens do controle de ponto por celular é que ele pode ser instalado em qualquer modelo de celular, tablet ou via web ponto para computadores.

Entretanto, caso a empresa opte pela utilização do aplicativo de ponto ou webponto para o registro das marcações, é essencial respeitar todas as especificações da lei, tais como:

  • garantir que o sistema não tenha nenhum tipo de restrição à marcação do ponto eletrônico;
  • garantir que a marcação não seja automática;
  • não admitir a exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada;
  • não alterar ou eliminar os dados registrados pelo funcionário no meio alternativo utilizado.

O Controle de Horas Extras também é feito?

Já imaginou ter um sistema de ponto que realiza a captação das marcações, o tratamento e a gestão tudo em único lugar? Com o PontoTel isso já é possível.

O PontoTel é um sistema robusto que uniu todas as etapas da gestão de ponto em um só lugar. Com essa ferramenta, você pode fazer a gestão das horas extras, banco de horas, faltas, atrasos e muito mais com apenas poucos cliques.

O sistema permite que os próprios colaboradores façam o tratamento de seu ponto no fechamento da sua empresa, além de também poderem corrigir os pontos inconsistentes, inserir motivos para alteração e inserir pendências.

Lembra que mais acima eu falei sobre a sincronização automática do registro de ponto para o sistema de tratamento?

Com essa funcionalidade fica mais fácil gerenciar  e calcular as horas extras dos funcionários, afinal o gestor tem todas as informações em tempo real, ou seja, os tipos de horas extras realizadas são separadas por dias úteis, sábados, domingos e feriados.

E em caso de mal funcionamento do controle de ponto?

Como vimos acima a lei é bem rigorosa em relação ao funcionamento do controle de ponto, e é justamente por isso que as empresas precisam ficar atentas ao tipo de sistema que irão adotar.

Digo isso pois apesar da tecnologia auxiliar na otimização dos processos, temos que lembrar que imprevistos acontecem, e nesse caso não seria diferente! No dia a dia podem surgir situações que atrapalham o registro do ponto, seja por mau funcionamento, queda de energia ou emperramento de papel, e existem alguns casos onde encontrar uma solução não é tão simples.

Você deve estar se perguntando: quer dizer que os sistemas de ponto são falhos e vão trazer problemas para minha empresa?

Não é bem isso. Por muitos anos as empresas tiveram apenas uma solução tecnológica em relação ao controle de jornada, que eram os relógios de ponto.

Entretanto, esses sistemas apresentavam diversos problemas operacionais, confira alguns deles a seguir:

Ajuste de horários

Apesar dos relógios de ponto serem sistemas eletrônicos, vale ressaltar que esse tipo de sistema não configura os horários de forma automática. Ou seja, fica como responsabilidade o departamento de RH assegurar que os relógios de ponto estejam todos configurados com a mesma data e hora.

Pode até parecer uma tarefa simples, entretanto, até 2018, anualmente tinhamos o horário de verão, ou seja todos os anos a equipe de RH precisava trocar os horários dos relógios de ponto adiantando e atrasando conforme a chegada desta data.

Agora imagina uma empresa que possui diversas filiais espalhadas, no qual cada uma possui um relógio alocado. No fim das contas, esse processo que antes parecia simples, vai levar mais tempo do que esperado.

Falta de energia

A falta de energia era outro problema enfrentado nas empresas. Falta de energia é algo que sempre pode acontecer, não é mesmo? Ninguém está livre disso.

Diante dessa situação, o ponto ficava temporariamente interrompido, obrigando as empresas a adotarem medidas alternativas para que ninguém deixasse de marcar o ponto.

Uma saída muito comum nesse caso era realizar o registro de forma manual, por meio de livros ou  folha de ponto, e depois passar todas essas informações para o software de tratamento de ponto.

Imagina quanto trabalho uma simples falta de energia pode causar para uma empresa?

Leitura de Digital

Nos tópicos anteriores eu citei dois problemas que são mais pontuais, entretanto problemas com a leitura da impressão digital também é um problema que acontece diariamente.

Não é difícil encontrar um relógio de ponto com leitor biométrico, na verdade é bem comum para esse tipo de equipamento, mas o que ninguém espera encontrar em um equipamento tão moderno são as falhas no reconhecimento de impressão do funcionário.

Quem nunca enfrentou uma fila para registrar o ponto devido ao equipamento não reconhecer a digital de algum colaborador que atire a primeira pedra.

Esse é um problema muito comum, e pode acontecer por diversos motivos, como por exemplo por características físicas, como pessoas com pele seca, úmida ou oleosa, que podem apresentar dificuldades na marcação.

Vale lembrar que existem pessoas que não tem impressão digital ou que trabalharam com atividades que desgastaram as suas impressões digitais.

Falta ou emperramento de papel

A legislação exige que todo sistema de ponto eletrônico precise emitir o comprovante da marcação do ponto. Esse papel oferece a garantia ao funcionário das horas laboradas, caso seja questionado ou perceba que a contagem do ponto foi feita de forma incorreta.

Esse processo seria muito simples se os equipamentos não apresentassem emperramento do papel. Sim, isso mesmo, esses equipamentos apresentam sensibilidade na impressão do ticket, o que pode ocasionar travamento na impressora do relógio.

Isso sem falar quando a bobina acaba, nesse caso o responsável pelo RH precisa ser avisado e direcionar uma pessoa para ir até o relógio trocar a bobina para que os funcionários possam voltar a registrar o ponto normalmente.

E como solucionar esses problemas no controle de ponto

Essa é a pergunta que não quer calar, afinal como solucionar esses problemas do sistema de ponto eletrônico?

Para que você não tenha problemas com o sistema de controle de ponto é necessário entender as necessidades da sua empresa. Por exemplo, se seu negócio encontra-se em um local onde é comum quedas de energia, sua necessidade é encontrar um sistema que esteja preparado para esse tipo de problema.

O mesmo deve acontecer com empresas que utilizam produtos químicos que podem atrapalhar os relógios de ponto de identificarem a impressão digital do colaborador, nesse caso o registro de ponto por biometria não será uma boa opção de ponto para a empresa.

Por este motivo é importante ter bem definido as necessidades da sua empresa, entretanto já adianto que os sistemas de controle de ponto alternativo são as melhores soluções do mercado e atendem à todos os tipos de necessidades.

Qual o melhor tipo de controle de Ponto?

Qual é a melhor forma de controlar a frequência dos colaboradores? Um relógio de ponto antigo ou um sistema de ponto moderno?

A resposta é um pouco óbvia, imagino que qualquer e quase todos os empreendedores escolheriam um sistema moderno, e sem dúvidas essa é a melhor escolha.

Apesar de hoje existirem três modalidades de ponto, a que mais tem chamado atenção das organizações são os sistemas online. Isso ocorre pois esse tipo de sistema permite uma gestão mais estratégia e eficaz sobre as horas trabalhadas.

Para a especialista em direitos trabalhistas Cecília Carvalho, do Escritório Bobrow Teixeira de Carvalho Advogados, as empresas tem mudado a forma de gerenciar seus colaboradores, logo surge a necessidade de investimento em tecnologias que permitem uma gestão estratégica voltada ao bem estar das equipes.

“As empresas hoje estão preocupadas em criar relações de confiança com seus funcionários. A forma encontrada para estreitar os laços é adotar um sistema moderno que garanta a informação. Além de facilitar para que o próprio funcionário consultar suas marcações”, relata

Agora que você viu os diferentes tipos de sistema de controle de ponto, já sabe como escolher o melhor sistema para sua empresa?

Temos uma solução para você

O PontoTel é um  sistema robusto de registro, tratamento e gestão de ponto que uniu todas as etapas da gestão de pessoal em um só lugar.

Ficou curioso para saber porque o sistema PontoTel é a melhor solução do mercado em controle de frequência e gestão de ponto?

Então venha saber mais – você é nosso convidado para uma demonstração exclusiva. Solicite um horário no formulário abaixo e entenda como podemos tornar a gestão de ponto na sua empresa muito mais simples e eficiente.

Fonte: PontoTel

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