Modelo de projeto: aprenda a elaborar!

Por meio de um bom modelo de projeto, os seus funcionários podem estabelecer novas ideias de maneira mais orgânica, harmônica, ágil e precisa — qualidades que só têm a agregar à rotina da empresa. Para tanto, vale a pena conhecer o passo a passo mais eficaz para colocar em prática no dia a dia e, assim, colher esses benefícios. Veja o que você vai poder analisar ao longo deste post para estabelecer um modelo de projeto:

• identifique as informações importantes;
• defina uma EAP (estrutura analítica de projetos);
• monte o cronograma;
• estabeleça os responsáveis e o papel de cada um;
• apresente o modelo de trabalho passo a passo;
• simule as atividades

Tendo em vista que o ROI de todo tipo de campanha corporativa pode ser monitorado, é importante saber o quanto a sua empresa investe (ou desperdiça) ao implementar novas ideias. E é aí que o modelo de projeto pode fazer toda a diferença nesse tipo de trabalho.

Com essa base estrutural para a elaboração de novas ideias, os responsáveis podem economizar muito tempo, entre a teoria e a prática, além de garantir mais precisão e assertividade nas escolhas.

Isso oferece muito mais benefícios, inclusive, se o modelo de projeto puder ser replicado em ações e áreas similares. Do contrário, convém pensar na consolidação de mais modelos de acordo com as características de cada departamento e/ou objetivos.

Vamos ver como isso funciona na prática? Então, basta acompanhar-nos ao longo da leitura deste post!

O que é modelo de projeto?

Estamos falando, aqui, de uma estrutura que reúne informações essenciais para a elaboração de um trabalho específico.

Por exemplo: se a sua empresa procura por uma padronização nas ações motivacionais, independentemente do departamento, o modelo de projeto pode ser usado por todos os líderes e colaboradores afim a de um bom gerenciamento.

Assim, ele só vai complementar o documento com informações relativas às suas próprias equipes, objetivos e necessidades. Perceba que o fluxo de trabalho, as etapas e as funções inerentes ao processo já estão estabelecidos. E é aí que todos saem ganhando com o uso do modelo de projeto.

Por falar em sair ganhando e em gerar mais motivação e engajamento dos colaboradores, aproveite para conferir, após esta leitura, como o Xerpay pode ser usado para promover a motivação dos funcionários!

Como montar um modelo de projeto?

Quer montar o seu modelo de projeto e, assim, dar início a uma padronização muito valiosa para o desenvolvimento corporativo? Então, siga o passo a passo que reunimos especialmente para isso!

Identifique as informações importantes

Vai começar uma nova ideia a ser implementada — seja em curto, médio ou longo prazo? Pois então, faça uma reunião com os responsáveis pelo projeto para identificar as informações mais relevantes para a elaboração do trabalho.

Aqui vão alguns dos dados que consideramos fundamentais para compor um novo projeto:

• o nome do projeto;
• o tipo de trabalho que vai ser realizado;
• a justificativa para a sua implementação;
• o objetivo a ser concluído;
• o que vai envolver o programa;
• a área (ou setor) executora ou mesmo os responsáveis pelo projeto;
• o escopo;
• as premissas.

Isso facilita a identificação, visualização e compreensão do que se trata o trabalho. No modelo de projeto, vale deixar esses campos em branco para que cada responsável preencha-os de acordo com seus objetivos.

Defina uma EAP (estrutura analítica de projetos)

A estrutura analítica de projetos consiste no mapeamento de todo o processo de maneira antecipada. Tudo no campo teórico, ainda, o que permite uma observação mais crítica e analítica do trabalho.

Consequentemente, o gestor e os outros responsáveis conseguem avaliar a melhor tomada de decisão para cada etapa do projeto.

Monte o cronograma

Quanto tempo vai durar o projeto? Qual é o resultado estimado, e em quanto tempo? Saiba isso tudo antes mesmo de fazer a primeira etapa de execução para que os responsáveis saibam exatamente o que fazer, onde fazer, como fazer e o tempo exato de conclusão para cada atividade.

Um cronograma é fundamental, não apenas no modelo de projeto, mas em qualquer trabalho. Isso gera uma demanda, um prazo e compõe o senso de urgência para que seus colaboradores aprendam a lidar melhor com o tempo disponível para cada trabalho realizado.

Estabeleça os responsáveis e o papel de cada um

Conheça o perfil de cada colaborador — seus pontos fortes e de melhoria — e saiba como eles podem ser determinantes para a conquista do objetivo.

Isso facilita a delimitação de responsáveis e a delegação de atividades para cada funcionário de maneira precisa e adequada às qualidades deles. Algo que agrega mais valor à execução do trabalho.

Apresente o modelo de trabalho passo a passo

Hora de colocar a estrutura em pilares que vão nortear os responsáveis em cada etapa do projeto. Para isso, mostre o passo a passo adequado (ainda que teórico) do percurso a ser tomado ao longo da atividade.

Isso, como já dissemos, mostra o papel de cada um, e também o tempo que eles têm para a realização de cada trabalho. Um diferencial e tanto para não sobrecarregar os profissionais do setor de RH e também para posicionar os líderes a respeito do andamento de cada uma das etapas desenhadas.

Simule as atividades

Antes de colocar em prática, que tal simular as etapas previstas no modelo de projeto?

Assim, é possível analisar o que pode funcionar e aquilo que levanta dúvidas a respeito da eficácia. Sem falar em eventuais riscos e imprevistos que não foram diagnosticados previamente.

Entenda, então, o quanto isso pode ajudar para que os seus colaboradores não enfrente adversidades surpresas, quando o trabalho estiver sendo colocado em prática.

Qual é o segredo do sucesso de um modelo de projeto?

Agora que já vimos tudo o que você precisa para montar um modelo de projeto, etapa por etapa. Que tal considerar também algumas dicas que podem ajudar na composição de uma ideia muito mais rica?

Para isso, reunimos algumas sugestões:

• adote visão estratégica para rebater as ideias e, com isso, ter um pensamento crítico sempre em exercício;
• faça com que a liderança também se envolva, sempre monitorando o acompanhamento do projeto;
• registre cada uma das etapas e, também, os pontos positivos e de melhoria — pois sempre há espaço para lapidar o modelo de projeto;
• crie planos alternativos para que a tomada de decisão, diante de um problema, seja mais ágil e assertiva.

E você? Já teve que lidar, alguma vez, com o modelo de projeto para ser implementado na sua empresa? Compartilhe as suas experiências e opiniões conosco, no campo de comentários deste post, para que possamos expandir esta prazerosa discussão!