o que é, aprenda a ler e fazer um holerite!

Holerite é um documento que demonstra todos os recebimentos de um funcionário em uma empresa durante um determinado período. Nessas quantias, incluem-se tanto os vencimentos, que são os valores devidos ao trabalhador pelas empresas, quanto os descontos, que incluem os valores retirados do salário do colaborador por questões legais e fiscais.

Você sabe o que é holerite? Esse documento, também muito conhecido como contracheque, é obrigatório e mensal, sendo também muito importante no dia a dia da empresa e também para o cobrador.

No entanto, em pequenas empresas, é comum que não exista um departamento de recursos humanos. Por isso, tarefas simples como a elaboração do holerite, podem trazer muita dor de cabeça para o empregador.

Além disso, para os próprios funcionários, esse documento pode ser sinônimo de dores de cabeça. Já que muitas vezes ele é confuso e não mostra corretamente para onde está indo nosso dinheiro ,e se a remuneração está sendo paga da maneira correta.

Por isso, criamos esse post para ajudar a sanar as dúvidas sobre o que é holerite e como fazê-lo mensalmente, além de mostrar como ler esse documento sem perder nenhum detalhe. Confira nosso guia completo com tudo sobre o holerite!

O que é holerite?

A palavra holerite tem origem no sobrenome do norte-americano Herman Hollerith, que, no século 19, criou um sistema de registro de dados, que usava cartões perfurados para processar informações dos empregados.

Com essa modernização, foi possível processar uma infinidade de informações sobre os colaboradores de forma rápida e mais organizada. Por isso, com o tempo, essa técnica se tornou bastante popular, tanto que faz parte do vocabulário empresarial até os dias de hoje.

Atualmente, o holerite é um documento que descreve todos os valores que estão relacionados a atuação de cada funcionário na empresa.

Neles, estão descritos tanto os vencimentos, que são os valores que as empresas devem aos colaboradores, quanto as outras quantias que foram descontadas por elas desses profissionais. Dentre elas estão impostos, valores de vale-transporte e outros benefícios corporativos.

Além disso, no holerite é necessário inserir outras informações pessoais, tais como:

• CPF;
• RG;
• nome;
• endereço;
• cargo;
• planos de saúde;
• provisão de férias;
• entre outros itens.

Vale lembrar que também é obrigatório adicionar o valor do salário bruto e líquido nas informações do contracheque.

Para que serve o holerite?

O holerite serve para o controle dos valores relacionados aos funcionários, tanto para a empresa, como para os colaboradores. Ele é essencial para que sejam registradas todas as movimentações financeiras geradas no mês trabalhado.

Para os colaboradores, o documento serve como comprovação financeira para diversos trâmites, como abertura de contas e financiamentos.

Além disso, é uma garantia de que o trabalhador está recebendo o salário correto, uma vez que os valores acordados devem estar de acordo com esse demonstrativo.

Já para as empresas, o contracheque serve como o registro de todos os vencimentos, descontos e bônus de seus funcionários, para fins fiscais e trabalhistas. Já que comprova que a empresa está cumprindo com as suas obrigações legais.

Ou seja, em resumo, podemos dizer que o holerite serve para assegurar que as duas partes, empregador e empregado, estão de acordo e em cumprimento de suas responsabilidades, além de registrar os valores pagos.

Como ler um Holerite?

Ler um holerite tem muito em comum a ler uma conta de luz: tem vários itens estranhos que parecem complicados. Mas que se você não entender como funciona, podem fazer você perder dinheiro sem nem saber.

Como acreditamos que todo mundo acha o dinheiro algo muito importante, estamos aqui para ajudar você a entender como o seu dinheiro entra e também para onde está indo, em questão de impostos e taxas.

Aqui está um exemplo para você observar e entender todos os detalhes do contracheque. Se preferir, pode também pegar um dos seus. Confira a seguir os campos mostrados no documento e o que eles significam:

Modelo de holerite

Estas são as partes de um Holerite:

1. Identificação da Empresa e do Funcionário: Aqui você vê o nome da empresa, junto do endereço e CNPJ ou CEI. Você também vê a identificação individual de cada funcionário, junto dos códigos de registro dele nos arquivos da empresa.
2. Código de referência de cada um dos itens que compõe a sua remuneração. A utilidade maior é para a contabilidade da empresa.
3. Descrição: Nome de cada item que compõe a sua remuneração. Descreveremos os tipos diferentes a seguir.
4. Referência: a quantidade sobre a qual o valor é calculado. Por exemplo, no holerite acima há 29 unidades do Salário do Mês – o que indica que este funcionário faltou dois dias no mês de Agosto de 2015 e portanto receberá salário referente a 29 dias.
5. Vencimentos: Também chamados de Proventos, aqui é listado o dinheiro que entra na sua remuneração.
6. Descontos: Aqui é listado o dinheiro que sai da sua remuneração, como impostos, benefícios e outros que explicaremos em detalhes.
7. Dados bancários: Aqui vem escrito em qual conta você receberá o depósito. Avise o quanto antes ao Departamento Pessoal se houver erros!
8. Totais: Aqui é onde você vê o total do que entrou, o total do que saiu e o total final que irá cair na sua conta.
9. Cálculos: acompanhe aqui os resultados de cálculo dos impostos e quanto será depositado para você na conta do FGTS.
10. Recibo: Você assina essa parte e devolve à empresa. A assinatura não é obrigatória se você recebe depósito em conta do salário.

O que significa cada vencimento?

Agora que você já conhece todos os pontos que um contracheque contém, vamos entrar em detalhes e mostrar o que significa cada vencimento do holerite.

Observá-los com atenção é importante para quem quer saber quanto de dinheiro está entrando na conta e para entender se o empregador está cumprindo com todas as responsabilidades e valores estipulados no contrato.

Continue lendo e saiba o que significa cada vencimento do seu holerite:

Salário Base

Também chamado de Ordenado, o Salário Base é aquele valor de salário mostrado ao contratarem o colaborador, aquele que contém no contrato de trabalho. Ele é o valor que representa o que a empresa paga todo mês pelo serviço do colaborador – justamente aquele que o empregado negociou.

Esse conceito designa parte do salário fixo, sem contar com outros benefícios que o colaborador possa ter obtido durante o mês.

Os benefícios adicionais, que devem ser desconsiderados para o cálculo do salário base, podem incluir:

• o recebimento de comissões por vendas;
• bonificações;
• pagamento de horas extras por trabalhar em dias de feriado ou descanso;
• adicional noturno, entre outros.

Adiantamento de Salário

Caso você receba salário de 15 em 15 dias, você pode receber isso descrito em um ou dois holerites a cada mês, dependendo do tipo de organização do RH da sua empresa.

Quando você recebe dois holerites, o primeiro deles vem apenas descrito o adiantamento de salário – que é a primeira metade do salário que vem no meio do mês. O segundo vem mais completo, com os valores todos descritos e com o adiantamento contando como um “desconto” já que ele já foi pago.

Caso receba um holerite só, ele vem também com todos os valores descritos e com o desconto do adiantamento. Em ambos casos, estará detalhado que você recebeu seu salário em duas parcelas e o valor relativo a cada uma delas.

Comissão

A comissão é outro item que pode aparecer no holerite do trabalhador, ela funciona como um valor extra, adicional ao salário pago pela empresa.

Ele é muito comum em cargos de vendas, é pago de acordo com a sua performance que aumenta conforme você bate determinadas metas ou atinge outros objetivos estipulados por você e pela empresa.

Gratificações

Já a gratificação é um bônus não relacionado necessariamente à performance. Ele é um valor concedido a um funcionário como gratidão à sua colaboração ou como prêmio aos resultados do trabalho.

Um exemplo disso é que, caso você esteja em posição de Cargo de Confiança, vem descrito neste campo os 40% adicionais relacionados à função.

Hora Extra

São horas trabalhadas além da jornada de trabalho combinada com o empregador. Ou seja, uma extensão das atividades do colaborador para um período extra.

O valor recebido por elas é de 50% a mais do que o valor da hora normal. Desta forma, se o salário do colaborador conta como 10 reais a hora, quando você fizer hora extra, você recebe 15 reais a hora.

Muitas empresas trabalham com outras modalidades como o banco de horas para controlar as horas extras, que neste caso são trocadas por tempo de folga ao invés de dinheiro. No entanto, ainda assim, constam no holerite do trabalhador.

Adicional Noturno

O adicional noturno é um acréscimo no valor da hora trabalhada para os profissionais que possuem parte ou a totalidade de sua jornada em período da noite ou, ainda, aqueles que tem horas extras após o período diurno.

Por exemplo, se um funcionário trabalha das 22 às 5 da manhã, ele recebe um adicional de 20% sobre o seu salário bruto, que consta como adicional noturno no holerite.

As horas trabalhadas de noite também são contadas de jeito diferente: a cada 52 minutos e 30 segundos conta como se fosse uma hora inteira, o que influencia no tamanho da jornada, horas extras, etc.

Adicional de Periculosidade

O adicional de periculosidade é um valor devido ao empregado exposto a atividades que constituam um risco à saúde do colaborador.

São periculosas as atividades ou operações, onde a natureza ou os seus métodos de trabalhos configure um contato com substâncias inflamáveis ou explosivos, em condição de risco acentuado.

Se você trabalha em condições perigosas, como com explosivos, inflamáveis, linhas de eletricidade vivas etc há um adicional de 30% sobre o salário bruto.

Adicional de Insalubridade

Se você trabalha em ambientes que apresentam risco à saúde como com ruído, calor ou frio excessivo, agentes químicos ou biológicos, e outros riscos, pode haver um adicional baseado no valor do salário mínimo.

Há três graus de insalubridade previstos pelo Ministério do Trabalho. Então, o valor pago irá depender de suas condições de trabalho, sendo, assim, possível ganhar 10%, 20% ou 40% de adicional conforme o nível de periculosidade presente.

Vale lembrar que esse adicional não é um benefícios concedido ao trabalhador, mas um direito assegurado pela legislação vigente.

Descanso Semanal Remunerado (DSR) ou Repouso Semanal Remunerado (RSR)

Como uma parte do do salário bruto se refere a dias de descanso – por exemplo, fins de semana e feriados – caso haja horas extras e comissões, elas também recebem um extra referente ao fim de semana.

Existem também outros itens que são muito específicos de alguns tipos de trabalho, ou benefícios como auxílio moradia, auxílio creche, ajuda para compra de medicamentos e outros. Somando tudo isso, temos o total de vencimentos ou proventos, que é simplesmente uma soma de tudo que entrou.

Quais são os descontos?

Agora que entendemos quais são os itens mais comuns que descrevem o dinheiro que entra, chegou a hora de entendermos o que sai do seu dinheiro todo mês, ou seja, os descontos.

Muitas vezes, é esse o valor que assusta os colaboradores, já que imaginam que receberão um salário, mas o valor que entra em conta é muito menor por causa dos descontos.

Para que não haja essa confusão, confira quais são os descontos obrigatórios que devem constar na folha do trabalhador. Os descontos obrigatórios são:

Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)

O valor pago à Previdência é um imposto (INSS) que tem como objetivo cobrir gastos do governo com programas de assistência e aposentadorias, proporcionando assistência para quem utiliza o sistema previdenciário.

São descontados de 8 a 11% do salário base todo mês. A taxa varia de acordo com a sua remuneração – quanto mais ganha, mais paga. O seu holerite mostra no final qual foi o valor base usado para o cálculo.

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

O Imposto de Renda Recolhido na Fonte se refere ao valor que o empregador é obrigado a reter antes mesmo de pagar o salário ao empregador e já repassar diretamente à Receita Federal.

Esse desconto no salário do colaborador pode variar de zero (isento) a 27,5% da sua renda, baseado em quanto você recebe. Importante: aqui, é considerado para cálculo o valor total de vencimentos e não apenas o salário base.

Ou seja, se você recebe benefícios e adicionais, eles também tem incidência de Imposto de Renda. O seu holerite mostra, no final, qual foi o valor base usado para o cálculo, bem como também a faixa de desconto em que você caiu.

Contribuição Sindical

Os artigos 578 e 579 da CLT, até outubro de 2017, previam o pagamento de valores à título de contribuição sindical pelos que participassem das categorias econômicas, ou profissionais ou das profissões liberais, representadas por esses sindicatos.

No entanto, a Lei da Reforma Trabalhista e a Medida Provisória 873/2019, alteraram os artigos que versavam sobre essa questão. Então, passou-se a estabelecer que a contribuição só deve ser paga segundo as condições abaixo:

• O empregado deverá requerer o pagamento da contribuição sindical, autorizando de forma prévia (POR ESCRITO), voluntária, individual e expressa, conforme dispõe o art. 579 da CLT;
• A autorização deverá ser feita de forma individual (preferencialmente contendo nome, cargo, setor, CPF, CTPS e PIS do trabalhador) e diretamente para o sindicato.
• A autorização deverá ser feita de forma individual (preferencialmente contendo nome, cargo, setor, CPF, CTPS e PIS do trabalhador) e diretamente para a empresa.

Este valor é repassado ao sindicato, ao governo e a algumas outras iniciativas e equivale a um dia de trabalho. Ele é descontado apenas uma vez por ano – ou no mês de março, ou depois disso caso o colaborador troque de emprego.

Vale-Transporte

Caso você opte por ir à empresa de transporte público, é feito um desconto de até 6% do salário. O desconto pode ser menor se o custo for menor que os 6%, aliás.

Este valor, além de ser descrito na folha de pagamento, não leva em conta outros benefícios como horas extras, adicionais e até comissões pagas ao empregado.

Caso o valor descontado tenha um percentual inferior à 6% do salário base, os valores serão descontados de forma proporcional ao salário. Vale lembrar que se o colaborador for demitido, o percentual de 6% será descontado proporcionalmente do salário do trabalhador em relação aos dias de trabalho cumpridos.

Caso o empregado tenha recebido o vale- transporte logo no início do mês, o empregado deve devolver os vales restante à empresa. Caso isso não aconteça, o dinheiro referente aos vales-transporte serão descontados de seu salário.

Faltas

Ao se tratar de faltas, se houver uma justificativa devidamente esclarecida para o empregador, não há desconto no holerite. O colaborador deve avisar sobre o problema com antecedência ou, caso não seja possível, buscar esclarecer a questão o mais rápido que conseguir após a falta.

Se o empregado faltar e não justificar, a empresa está liberada para descontar as faltas no holerite do trabalhador. Ao se tratar de atrasos, há uma certa tolerância definida pela CLT para o desconto: 5 a 10 minutos diários, segundo o 1º do artigo 58 da CLT, Lei nº 10.243/2001. Após esse período, as penalidades ficam à cargo da empresa.

Pensão Alimentícia

Existem vários métodos de pagamento de pensão e um deles é descontado diretamente na fonte, quando a empresa recebe ordem do oficial de justiça.

Neste caso, a empresa já faz o desconto, deixa escrito no holerite e repassa o valor para a pessoa que recebe a pensão.

Caso o método de desconto de pensão alimentícia que o colaborador pague não seja descontado na fonte, ele não constará no contracheque do colaborador.

Contribuição Assistencial, Confederativa ou Negocial

Esta contribuição pode constar no contracheque do colaborador, mas é feita à parte e é opcional. O cálculo dela varia de acordo com o sindicato que te representa. Ou seja, ela é similar a contribuição sindical.

Geralmente, esta contribuição é usada para custear negociações da categoria. Alguns sindicatos oferecem também descontos e benefícios para quem paga esta contribuição. Esses descontos e benefícios vão desde ajuda legal, em caso de rescisão, até desconto em cinemas, colônia de férias, consulta médica entre outros.

Vale-Alimentação e Refeição

Como as empresas não são obrigadas a fornecer alimentação, cada empresa segue um padrão diferente ao oferecer este benefício. É comum descontar uma percentagem do vale ou um valor determinado para cobrir os custos de refeitório, por exemplo.

No entanto, uma vez que esse benefício é concedido pelo empregador, ele passa a ter uma natureza salarial. Sendo, assim, considerado como parte do salário devido para todos os efeitos legais. Como regulamentado no Artigo 458 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT):

“além do pagamento em dinheiro, compreende-se no salário, para todos os efeitos legais, a alimentação, habitação, vestuário ou outras prestações in natura que a empresa, por força do contrato ou do costume, fornecer habitualmente ao empregado”.

Outro ponto importante para observar no holerite é se esse valor não está sendo maior que 20% do salário-contratual, este que é o limite determinado por lei para esse desconto.

Plano de Saúde

Aqui também não há muito padrão e varia muito de uma empresa para outra. Muitas cobram uma porcentagem, outras não cobram do titular mas cobram dependentes, e outras ainda cobram só quando o colaborador usa.

Lembre-se, muitas vezes as empresas dão a opção de adesão ao plano de saúde da empresa por uma taxa mensal. Então, certifique-se dos valores antes de aceitar essa proposta no ato de sua contratação.

Seguro de Vida

Usado como um apoio à família do colaborador em caso de falecimento ou acidente de trabalho. Geralmente, no seguro de vida cobram um valor bem baixo que é praticamente simbólico – em torno de 10 reais – ou, muitas vezes, nem cobram do colaborador.

Vale lembrar que em caso de estágios, este seguro é obrigatório. Por isso, quase sempre é descontado da remuneração do colaborador. Ele pode ser pago mensalmente ou anualmente, descontando-se direto na conta salarial do trabalhador.

Previdência Privada

Caso a empresa tenha um plano de previdência privada, ele já é descontado no holerite também. Geralmente é calculado com uma porcentagem sobre o salário base do colaborador.

Atualmente, as empresas oferecem basicamente duas opções de plano de contribuição para a previdência privada: os instituídos e os averbados.

No primeiro caso, empregado e empregador contribuem com a mesma quantia. Ou seja, para cada real que o colaborador coloca no fundo, o empregador põe o mesmo valor. No segundo caso, a empresa apenas disponibiliza o plano, mas não contribui para ele.

Dependendo do modelo adotado, os descontos no holerite serão diferentes. Fique atento a esses detalhes e saiba se o seu fundo de previdência privada está funcionando da maneira correta.

Outros

Plano de Academia de Ginástica, Auxílio a escola de idiomas, etc. são itens que também podem ser descontados em folha quando oferecidos pela empresa. Além disso, podem existir programas adicionais previstos em convenção coletiva, listados aqui, e que sejam mais específicos da sua profissão.

Quantos itens podem ser descontados, não? Por isso que o valor sai tão diferente no final! Depois de somar todos os vencimentos e tirar todos os descontos, você chega na conta de salário que realmente cai na sua conta.

Além disso tudo, há ainda mais um valor que vem descrito no holerite e que não entra nessa conta: o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

Ele não é descontado do seu salário. Ele é um depósito de 8% do valor do seu salário que é feito numa conta que você só pode movimentar em caso de demissão, doença e uma série de outros motivos. Este depósito é de apenas 2% em caso de Jovem Aprendiz e estagiário não recebe o depósito.

Como fazer um holerite?

Como já vimos, há muitas nuances no processo de elaboração de um contracheque. Com diversas informações a serem registradas para que todos os direitos e deveres trabalhistas sejam cumpridos.

Por isso, criamos esse passo a passo de como fazer um holerite para simplificar esses trâmites! Siga o passo a passo como atenção, pois um pequeno erro nos cálculos ou prazos pode significar muito dinheiro perdido.

Conheça a categoria do funcionário

O primeiro passo para fazer um bom holerite é conhecer bem a categoria dos empregados da empresa. Ficar atento a esse ponto é importante porque categorias diferentes têm convenções coletivas diferentes. Ou seja, regras distintas a serem seguidas.

Assim, fazer um holerite fica bem mais fácil e se torna mais simples cumprir sua função, que é a de ser um verdadeiro histórico da vida do colaborador.

Escolha um sistema

O segundo passo também é muito importante e se resume na escolha de um sistema de apoio para registro de informações sobre os colaboradores. Com esse sistema, é possível que você realize anotações e tenha elas em mãos sempre que precisar.

Vale lembrar, ainda, que criar muitas planilhas e trabalhar com dados é uma grande parte do processo de produção dos holerites.

Por isso, para que você não acabe confundindo valores e datas, é importante ressaltar que as planilhas devem ser preenchidas com informações sobre o trabalho dos empregados, como:

• nome;
• endereço;
• número da carteira de trabalho;
• cargo e natureza da função;
• salário bruto e líquido;
• horas extras trabalhadas no mês;
• descontos de benefícios.

Além disso, essas planilhas devem ser personalizadas de forma a se adequar à realidade da empresa em questão. Ou seja, poderá conter mais ou menos dados dependendo da necessidade.

Para a gestão de todo esse processo, uma boa dica é investir em softwares especializados no processamento de dados para holerites. Isso porque eles garantirão a segurança das informações e a facilidade de acesso aos dados quando necessário.

Faça os cálculos necessários

Outro ponto importante na hora de fazer os holerites dos colaboradores é ficar atento aos cálculos e valores presentes no documento. Isso porque o contracheque pode variar bastante em função de horas extras, faltas, bônus ou outras variáveis.

Assim, para realizar o cálculo do holerite de forma correta, é essencial observar de maneira minuciosa cada ponto do contracheque do colaborador.

Faça uso da planilha e dos softwares citados no item anterior para organizar melhor todos os dados das atividades referentes ao trabalhador.

Além disso, valores adicionais como descanso semanal remunerado, adicional noturno, de periculosidade ou insalubridade também devem ser devidamente registrados e calculados.

Vale lembrar que há outro valor que pode entrar nessa conta! É o do banco de horas. Isso porque, se ele não for dado como folga no prazo adequado, essas horas se transformarão em remuneração financeira.

O holerite é útil?

Agora que você sabe o que é holerite e que ele é muito importante para o empregador e o empregado, ficou fácil entender que esse documento deve estar sempre na lista de prioridades da empresa, não é mesmo?

Ele não só é útil para o controle de informações, é também essencial para que todas as obrigações fiscais e legais estejam em ordem, para que, assim, não haja nenhuma multa ou penalidade relativa a atrasos ou não pagamento de valores.

E você, também acha que esse documento é importante para o dia a dia da sua empresa e que é essencial saber lê-lo? Comente aqui se você concorda!