Toda companhia, dentro de seu planejamento anual, precisa fazer a estimativa do seu orçamento. Dentre as diversas formas de realizar este cálculo, o orçamento contínuo é um dos mais usados atualmente, por todas as empresas, inclusive as inovadoras, como as startups.
Enquanto, tradicionalmente, o orçamento é desenvolvido entre os meses de setembro e outubro, o orçamento contínuo é refeito todos os meses, trimestralmente ou, no máximo, semestralmente.
Analisando a estimativa de custos, despesas e receitas com esta maior frequência, muitos são os benefícios que uma empresa pode ter, como, por exemplo, a rápida correção de erros e o aprimoramento de boas estratégias internas.
Desse modo, além da empresa adquirir um controle mais rígido sobre as suas finanças, também pode trabalhar de modo a tornar a sua gestão financeira cada vez mais assertiva. Com isso, as possibilidades de crescimento e ascensão no mercado aumentam consideravelmente.
Neste artigo, vamos entender melhor sobre o orçamento contínuo, como aplicá-lo e quais são as suas vantagens e desvantagens em relação a outros modelos frequentemente usados nas empresas. Não perca!
O que é o orçamento contínuo?
O orçamento contínuo – ou rolling forecast, como também é conhecido – é um método para o controle de receitas e despesas no qual realiza-se uma análise muito mais frequente nas revisões orçamentárias da empresa. O objetivo é comparar o que foi planejado com o que foi realizado em certo período.
O grande diferencial deste procedimento é o fato de que, por ser aplicado continuamente, resulta em uma visão muito objetiva dos resultados no orçamento da companhia. Dessa forma, as tomadas de decisão passam a ser mais precisas, dinâmicas e com maiores possibilidades de êxito.
Tudo isso evita com que falhas sejam repetidas a longo prazo, além de possibilitar que as mudanças necessárias sejam implementadas com mais facilidade e o negócio tenha mais estabilidade e credibilidade no mercado.
Por que adotar o orçamento contínuo?
Adotar o orçamento contínuo garante uma gestão orçamentária mais ágil e ajustável, o que é ótimo para reagir rapidamente a imprevistos. Com uma revisão mensal, trimestral ou semestral do orçamento pré-estimado pela empresa, a detecção de sucessos e fracassos é muito maior.
Desta forma, a constituição ou a aplicação de novas estratégias para os próximos meses podem ser feitas com mais rapidez e menos impactos.
Com essa simples atitude, todos os processos financeiros da empresa se tornam mais ágeis, o que automaticamente resulta em um aumento dos lucros e na menor possibilidade de erros, falhas e demais problemas.
Maior engajamento
Além disso, o engajamento e o comprometimento dos gestores se tornam muito maiores.
Isso porque esse contato e esse compromisso frequente que eles devem ter com a revisão do orçamento, demanda uma responsabilidade e um empenho ímpares para a estruturação de toda a área administrativa e financeira da empresa. Estes campos, consequentemente, afetam todos os outros segmentos de uma empresa.
Instruções e diretrizes que são definidas e distribuídas para todas as “veias” da empresa são o que ditará a forma e o ritmo de trabalho dos colaboradores por um certo período.
Por isso, manter os líderes cientes de informações específicas sobre o orçamento também é importantíssimo, além, é claro, do recolhimento de feedbacks dos mesmos em relação às condições, facilidades e dificuldades para alcançar as metas necessárias.
Melhora na produtividade
Quando a equipe está ciente dos gaps e déficits da companhia, aprenderá a trabalhar de modo a diminuir os processos e torná-los mais enxutos, rápidos e eficientes.
Dentro desse cenário, ocorre a economia de matéria-prima, o que resulta também em um menor gasto do capital de giro.
Ou seja, através do orçamento contínuo é possível trabalhar melhor, gastando menos e ganhando muito mais.
>> A transformação digital é uma realidade dentro da sua empresa? Saiba mais sobre o assunto no artigo Transformação Digital: o que é, por que sua empresa deve investir? e inicie já essa mudança! <<
Como funciona o orçamento contínuo?
O orçamento de uma empresa é construído com base em diversos fatores que influenciam na situação financeira da companhia.
Dentro dele precisam ser considerados todos os gastos, recebíveis e possíveis fechamentos, para que adquira-se uma visão completa sobre o cenário da corporação para os próximos meses.
Sabendo disso, acompanhe os ítens a partir dos quais o orçamento contínuo é estruturado:
- Fontes de renda;
- Despesas fixas;
- Despesas variáveis;
- Custos fixos;
- Custos variáveis;
- Entradas de capital e
- Saídas de capital.
Geralmente, é feito um planejamento dos próximos 12 meses e, a cada revisita mensal, trimestral ou semestral, os meses seguintes aos últimos já estimados também são criados. É o que dá sentido à constante atualização que o orçamento contínuo propõe.
Informações necessárias no orçamento contínuo
É importante lembrar que todo orçamento visa entregar as seguintes informações às empresas (de acordo com o seu porte e da complexidade do segmento):
- Balanço patrimonial;
- Demonstração do resultado;
- Demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados, podendo ser substituído pela demonstração das mutações do patrimônio líquido;
- Notas explicativas, incluindo a descrição das práticas contábeis;
- Demonstração dos fluxos de caixa;
- Demonstração do valor adicionado, se divulgada pela entidade.
Entregues todas estas informações aos gestores, chega a hora de analisá-las. É neste momento que o diferencial do orçamento contínuo acontece: metas, estimativas, correções e medidas de emergência são avaliadas e, a partir dos resultados, são redefinidas para os meses subsequentes.
Análise das informações recebidas
Para a análise podem ser escolhidos diversos formatos, os quais envolvem desde um passo a passo detalhado dos números anotados até o cálculo de uma porcentagem de recebíveis para o cenário futuro.
Sendo assim, é necessário que os gestores financeiros compreendam qual metodologia funciona melhor para o seu caso, sempre de acordo com os dados que precisam fornecer a diretoria.
A partir desta investigação, além de entender melhor como a empresa está performando, estimula-se um comportamento pró-ativo na maneira de trabalhar dos gestores.
Entendendo detalhadamente como cada área da empresa está em relação às suas receitas, custos e despesas, os debates e as ações para o alcance de melhorias são mais ricas e assertivas. E com certeza chegarão mais perto de atingir as metas estimadas para os próximos meses.
Como implementar esta forma de gestão na empresa
Sabendo o que é o orçamento contínuo e as consequências positivas que ele pode acarretar para a companhia, fica evidente que trazê-lo a sua empresa é um ato que trará diversos benefícios.
Tratando sobre a sua implementação, toda empresa que deseja trazê-lo para a prática deve levar duas importantes premissas em consideração: a transformação da cultura organizacional e o uso da tecnologia. É sobre estes dois temas que vamos discutir agora. Confira passo a passo como adotar essa metodologia na sua empresa:
A transformação da cultura organizacional
O orçamento contínuo geralmente é a metodologia aplicada em empresas com uma cultura organizacional mais ágil, que testa rápido, acerta ou erra rápido e conserta ou aprimora rápido.
Por isso, para implementar esta forma de gestão na empresa é essencial essa transformação no dia a dia do trabalho. É interessante deixar claro para os colaboradores, de forma estratégica, quais são os desafios orçamentários da empresa para os próximos períodos.
A partir do conhecimento dos dados orçamentários e do entendimento dos desafios que estes dados impõem, os líderes devem estimular e dar o suporte necessário para os colaboradores se apropriarem daquelas metas.
Dosar as tomadas de decisões, de acordo com as expertises de cada área, faz com que o melhor seja entregue por todos os agentes atuantes nos negócios da empresa.
Ou seja, a aplicação do orçamento contínuo também tem influência direta na produtividade da empresa. Com ela, os colaboradores trabalham de maneira mais organizada, com foco total no resultado de produção.
O uso da tecnologia
O aprimoramento do que chamamos de SIGE, Sistema Integrado de Gestão Empresarial, também muito conhecido como ERP, em inglês Enterprise Resource Planning, é uma realidade por se tratar de uma inovação que tem recebido muitos investimentos atualmente. Estes sistemas são grandes aliados dos gestores orçamentários.
Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial reúnem, verificam e processam informações de todas as áreas de uma empresa. Geralmente disponibilizam os resultados das análises em um dashboard intuitivo que facilita muito tanto as comparações com períodos anteriores, quanto às estimativas para os próximos meses.
Muitas são as startups que estão aprimorando estes sistemas e incorporando o método ágil de trabalho na tecnologia.
Com informações bem estruturadas de forma tão rápida de todas as áreas da empresa – financeiro, compras, RH, marketing, produção, vendas, logística etc – os relatórios necessários para a aplicação do orçamento contínuo acabam sendo gerados muito mais assertivamente.
Além de otimizar o tempo dos gestores, estes relatórios entregam análises muito mais precisas e complexas, além de não serem suscetíveis a erros.
Portanto, a combinação do aprimoramento da tecnologia no tratamento destes dados e na entrega destes relatórios com a habilidade estratégica de bons gestores definem o plano perfeito para a implementação do orçamento contínuo na sua empresa.
As vantagens e as desvantagens
Existem diversos tipos de orçamento empresarial que podem ser implementados na sua empresa.
Assim como todas as escolhas, a seleção do tipo de orçamento que a sua companhia vai adotar deve estar alinhada com a forma de trabalho, o tipo de produto ou serviço prestado e o segmento de atuação do mercado.
Quanto ao orçamento contínuo, seus resultados podem trazer ônus e bônus, equilibrados de acordo com um uso correto e assertivo do formato proposto.
Acompanhe abaixo algumas das vantagens e desvantagens que a metodologia de acompanhamento contínuo pode trazer:
Vantagens
- Para pôr em prática o orçamento contínuo, não há a necessidade de parar e reunir todos os gestores da empresa para uma grande revisão e projeção orçamentária uma vez por ano. Este processo demora alguns dias para ser concluído e demanda muito esforço dos envolvidos. Com apenas alguns dos colaboradores é possível pensar, criar e desenvolver as metas e objetivos para toda a empresa.
- O trabalho acaba sendo menos complexo, já que é realizado frequentemente. As análises que devem ser feitas com muita atenção são de poucos meses anteriores. Assim como as estimativas que devem ser determinadas, também são apenas para os próximos meses. Desta forma, não se gasta tanto tempo e trabalho para revisitar todo um controle anual e só a partir de então, tomar decisões importantes.
- O orçamento contínuo é interessante para as empresas que atuam em mercados inconstantes e que oferecem produtos com ciclos de vida curtos. Isso porque, a frequência de mudanças que estes dois fatores podem impor, são menos complicadas de serem consideradas nas projeções e estimativas do orçamento. Sendo assim, com ele é possível evitar alguns riscos financeiros, os quais podem ser prejudiciais a curto e longo prazo para a empresa.
- A alta precisão das informações também é uma vantagem considerável. Como o orçamento é revisto com muita frequência, a edição dos dados é quase que em tempo real. Esta é uma ótima maneira de garantir que a sua empresa está agindo de acordo com a evolução e as condições do mercado.
Desvantagens:
- O alto custo que a constante atualização do orçamento contínuo demanda é uma das principais desvantagens. Isso porque é essencial ter uma equipe focada em entender diariamente quais são os detalhes que determinam os principais resultados. Além, é claro, de toda a interpretação exata que deve ser feito em cima destes resultados frequentemente.
- A necessidade de comprometimento com um orçamento que deve ser tão frequentemente revisitado e alterado, demanda bastante tempo e esforço dos gestores. Ou seja, é preciso dispensar certo tempo da equipe para manter os dados sempre corretos e de acordo com o orçamento real da companhia.
- Para empresas que trabalham dentro de um mercado muito bem consolidado e com produtos de ciclos de vida longos, o orçamento contínuo talvez não faça muito sentido. Variações a curto prazo não acontecem dentro dessa realidade. Portanto, não há a necessidade de tantas mudanças no orçamento da empresa.
- O ininterrupto suporte tecnológico aos envolvidos também não pode ser esquecido. Aqui, é essencial levar em conta a complexidade e os custos envolvidos neste suporte.
Orçamento é coisa séria
O alto nível de complexidade e de importância dos dados contidos em um orçamento empresarial é de extrema importância. É justo até dizer que a forma que este controle será feito determina o sucesso ou o fracasso de uma empresa. Isso porque é a partir destes números que as decisões mais significativas são tomadas.
Por isso, deve-se analisar com detalhes todos os métodos disponíveis, pois se houver necessidade de troca, os processos de transição são muito complexos.
É importante lembrar também que a adaptabilidade da cultura da empresa ao tipo de orçamento realizado é essencial.
Faz sentido para a sua empresa adotar um método de demonstração contábil mais ágil e mutável como o orçamento contínuo? Caso a resposta seja positiva, não perca tempo e comece hoje mesmo a aplicar os processos de transição!
Este artigo foi útil para você? Receba mais conteúdos imperdíveis para te orientar na evolução corporativa assinando nossa Newsletter, não perca essa oportunidade!
