Você já ouviu falar no movimento paperless? Esse conceito ganha cada vez mais adeptos ao redor do mundo, justamente, por contar com relevantes vantagens para os negócios. Afinal, um ambiente corporativo repleto de armários de arquivos, pastas com documentos e papel no lixo se torna cada vez mais obsoleto.
Paperless é uma cultura organizacional voltada para a gestão eficiente e a redução de custos que visa à criação de um ambiente mais organizado e sustentável, por meio da redução do uso de papel.
Se você tem interesse pelo tema e quer saber mais sobre o que é paperless e quais são as vantagens de adotar esse conceito, continue a leitura deste post, em que apresentamos as principais informações sobre o assunto. Não perca!
O que é paperless?
A palavra paperless, traduzida do inglês, quer dizer “sem papel”. Como a própria nomenclatura indica, esse movimento prega uma gestão voltada para a economia de papel, especialmente, no ambiente de trabalho.
No melhor cenário do conceito paperless, todo o uso de papel deveria ser abolido. No entanto, nos casos de empresas em que isso não é possível, o ideal é reduzir o seu consumo ao máximo. Para tanto, é preciso aderir aos meios digitais, a fim de obter processos menos burocráticos, mais tecnológicos e, portanto, com menos papéis.
Assim, uma empresa que aplica esse conceito em suas diretrizes é uma companhia que diminuiu de maneira drástica o consumo e o uso de papel em suas atividades cotidianas. Essa tarefa pode ser realizada por meio da digitalização de documentos ou pelo armazenamento em arquivos digitais, tanto online quanto offline.
Além disso, todos os processos relacionados a troca de informações também devem acontecer nos meios eletrônicos e virtuais, desde a comunicação até as questões burocráticas. Para que uma empresa se torne paperless é preciso que a sua cultura organizacional seja reestruturada.
Assim, as pessoas passam a usar cada vez menos o papel para fazer rascunhos, imprimem menos e, até mesmo, assinam documentos legais importantes digitalizados. Ou seja, é preciso que haja uma alteração no comportamento dos profissionais e uma adequação na infraestrutura da companhia.
Mais uma expressão que é cada vez mais usual é a “going paperless”, que pode ser vista como uma substituição dos meios antigos para uma cultura sem papel (total ou parcial). Para tanto, é preciso que ocorra uma transição de processos, documentos e práticas para o ambiente digital.
Dessa maneira, podemos dizer que o conceito de empresa paperless é uma ação definitiva para entrar de uma vez por todas no mundo digital, livrando-se da papelada e, consequentemente, dos potenciais problemas que ela traz.
Quais são as suas vantagens?
Agora que você já sabe o que é o conceito paperless, vamos apresentar, a seguir, por que você deve aderir a essa tendência!
O consumo de papel costuma ser um gasto relevante, mas desnecessário para as empresas. Isso porque, além de comprar folhas, também é preciso arcar com os custos das máquinas e tintas para a impressão, assim como a manutenção de todo o espaço usado para armazenar os documentos.
Ao aderir ao movimento paperless, esses custos podem ser diminuídos, já que basta usar os meios digitais para reduzir a papelada. Você vai economizar, inclusive, em espaço físico na empresa — local que pode ser usado para expandir a equipe, por exemplo.
Se a empresa não realizar um controle muito rígido, os arquivos de papel podem ser manuseados por qualquer indivíduo. Isso pode ser um problema relevante para a companhia, pois é mais propício ao vazamento de informações sigilosas.
Já na gestão paperless, como vimos, os documentos devem ser armazenados virtualmente. Portanto, é possível protegê-los por meio de senhas, criptografia e antimalwares, o que torna o acesso aos documentos digitais restrito, e apenas indivíduos autorizados podem visualizá-los e fazer modificações.
Dessa maneira, eles ficam protegidos de invasões externas e acessos não permitidos internamente, já que o gestor pode configurar as permissões de cada profissional. Além disso, sempre que uma pessoa abrir um arquivo, a ação fica registrada. Mais um ponto importante é que, ao ter os seus documentos digitalizados, em caso de roubo ou incêndio, por exemplo, a informação da empresa não é perdida.
Um dos benefícios mais relevantes de aderir ao paperless é a proteção ao meio ambiente. O processo de fabricação de papel requer a derrubada de diversas árvores, exige um grande consumo de água e, ainda, gera poluição atmosférica, por conta da emissão de compostos nocivos, como sulfeto de hidrogênio, cloro, óxido de nitrogênio e dióxido de enxofre.
Além disso, o descarte dos papéis, depois que eles são usados, também gera problemas, tanto pelo despejo no lixo quanto por causa dos produtos químicos que são adicionados às folhas, como solventes, tintas e carbono.
É válido destacar, ainda, os impactos da própria extração da madeira para a obtenção da celulose, que é usada como insumo para a fabricação de papel. Apesar de boa parte dessa madeira ser proveniente de florestas de manejo sustentável, parte expressiva do material é obtida pela prática de desmatamento, e conta com origem clandestina.
Dessa maneira, as empresas paperless contribuem positivamente para o ecossistema ao não colaborar com esse tipo de exploração de recursos naturais.
- Recuperação das informações
Ao armazenar os seus arquivos e documentos de maneira física, uma empresa corre muitos riscos, pois basta um incêndio ou uma chuva forte para que a documentação seja perdida. Já na gestão paperless, todos os dados ficam salvos em servidores — em geral, com armazenamento em nuvem —, o que evita perdas.
Mais um ponto importante é que é mais fácil realizar backup para atualizar e recuperar documentos antigos. Para encontrar um arquivo, por exemplo, é preciso apenas realizar uma busca que, em poucos segundos, ele será encontrado. Já nos casos em que é preciso atualizar as informações dos clientes, basta inserir os novos dados.
Ao armazenar documentos de maneira digital, a implementação de rotinas de governança corporativa se torna mais rápida. Isso porque é muito mais fácil lidar com arquivos em formatos eletrônicos do que físicos, pois é possível realizar pesquisas e utilizar as informações dos arquivos de forma mais eficaz.
Além disso, com a digitalização, se for preciso apurar fatos em casos de suspeita de desvios ou corrupção, essa modalidade está menos sujeita à adulteração. Portanto, é mais confiável.
A redução de custos proporcionada pela gestão paperless que vimos anteriormente, além de liberar espaço nas dependências físicas da companhia, também favorece o orçamento da empresa. Com mais recursos disponíveis, torna-se possível investir na melhoria dos seus processos e em maneiras mais eficazes de produção.
Assim, a diminuição do uso de papel é, inclusive, uma maneira indireta de obter vantagem competitiva, já que ela costuma representar uma relevante diminuição dos custos.
A vantagem competitiva proporcionada pela gestão paperless pode se tornar ainda maior, pois as empresas que contam com responsabilidade ambiental costumam ter uma imagem melhor perante o público.
Uma evidência de valorização das companhias que demonstram preocupação com o planeta é o Índice de Sustentabilidade Empresarial da Ibovespa (ISE B3). Ele lista somente as empresas que seguem protocolos rígidos de respeito ao meio ambiente em suas atividades.
Esses negócios, por sua vez, costumam ter um valor de mercado superior àquelas que não fazem parte dele. Assim, tornar-se paperless pode ser uma maneira de ingressar no grupo das empresas sensíveis à causa ambiental — o que pode ser, até mesmo, uma estratégia empresarial.
Como o Certificado Digital está alinhado com esse movimento?
Quando uma companhia adere ao movimento paperless e passa a trabalhar por meio eletrônico, ela deve contar com um Certificado Digital para que seja possível ter total segurança e tranquilidade. A Certificação Digital é importante para o controle, pois evita possíveis ataques cibernéticos ou roubos de identidade.
O Certificado Digital, em geral, apoia profissionais (como médicos, contadores e advogados) a cumprirem com demandas de forma digital, como ao assinar prontuários, receitas médicas, petições, pareceres , procurações, exercer a contabilidade online e assumir responsabilidades da contabilidade no ambiente online.
O Certificado Digital favorece uma maior agilidade no processo de validação digital, além de gastar menos papéis e dispensar burocracias em cartórios, por exemplo. Hoje em dia, existem diferentes tipos de Certificados Digitais capazes de atender a todas as demandas e negócios. Assim, contar com essa certificação é, sem dúvidas, uma tecnologia muito benéfica para a sua empresa.
Agora que você já sabe o que é paperless e entendeu quais são as suas vantagens, deve ter notado os motivos pelos quais esse movimento dominou empresas ao redor do mundo, não é mesmo? Nesse sentido, é relevante que as companhias acompanhem essa tendência para não perderem participação no mercado e para poderem usufruir de todos os benefícios da redução da papelada nos negócios.
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