Pare de jogar o tempo da empresa fora. Veja o Guia atualizado de Gestão do Tempo

Quantas vezes você desejou que o dia tivesse mais de 24 horas para poder dar conta de todas as tarefas no trabalho?

Todos temos dias em que tudo ocorre como esperado, o tempo parece suficiente para realizar todas as tarefas. Entretanto tem dias que o tempo parece correr não dando para terminadas nada, são justamente nesses dias que desejamos que o tempo pare ou que o dia tenha mais de 24 horas.

Mas será que se o dia tivesse mais horas, você realmente conseguiria fazer tudo? Certamente não, provavelmente você só teria mais tarefas a executar. A verdade é que temos suficiente, então porque nem sempre conseguimos fazer todas as tarefas?

Existem diversos fatores, mas na maioria dos casos o acúmulo de tarefas está relacionado a forma com o qual gerenciamos o nosso tempo.

Eu sei que você já deve ter ouvido falar sobre gestão de tempo, mas será que você sabe aplicar essa técnica corretamente.

Gerir o tempo no trabalho é uma tarefa mais difícil do que se acredita ser, principalmente para profissionais de recursos humanos, isso porque na rotina desses setor envolve uma série de atividades burocráticas e que demanda de conhecimento sobre as leis.

Mas uma coisa é certa, de um jeito ou de outro precisamos dar conta das nossas atividades juntamente com aquelas tarefas que vão surgindo inesperadamente. É aí que entra a gestão do tempo.

Neste artigo vou te mostrar algumas técnicas e ferramentas que ajudam a otimizar as rotinas e tornar as tarefas do dia a dia mais prática.

Para começar confira alguns assuntos que vamos ver ao longo do artigo.

  • O que é gestão de tempo;
  • Como se relaciona com a gestão da produtividade?
  • Métodos e técnica de gestão do tempo;
  • Aplicativos que ajudam a organizar tarefas;
  • Como manter a organização no local de trabalho?
  • Gestão de Tempo x Gestão de Ponto;
  • Gestão do tempo para colaboradores que fazem Home Office;
  • Se você quer otimizar os processo conheça o PontoTel.

O que é gestão de tempo

Gestão do Tempo ou Gerenciamento do Tempo é o processo de priorização e organização do trabalho para otimizar o tempo que o profissional gasta para realizar cada tarefa.

Essa gestão envolve o planejamento e a execução para melhorar e aproveitar o tempo, o que resulta em uma maior produtividade e eficiência no trabalho.

Em outras palavras é uma técnica de organizar a rotina de um profissional de acordo com a prioridade das tarefas e o tempo que deve ser levado para realizadas. Mas preciso te alertar que para o bom gerenciamento do tempo requer uma mudança de foco e comportamento.

Muitas pessoas acreditam que o fato do profissional estar ocupado é a prova de que ele está sendo produtivo. A verdade é que nem sempre estar ocupado é o mesmo que ser eficaz.

Um exemplo disso é quantas vezes você passou o dia começando tarefas, mas não conseguindo concluí-las ao longo do dia. Seja por que foi interrompido, por ter perdido o foco ou por ter ocorrido um imprevisto.

Nesse momento sempre surge aquela pergunta “O que eu poderia ter feito melhor?”

Certamente você deu o seu melhor, mas o que realmente pode ter faltado é um bom planejamento de suas tarefas.

No mundo corporativo é comum termos que pensar e agir rapidamente, temos sempre que dividir nosso tempo para realizar diversas tarefas que surgem no dia a dia. Mas será que tudo é realmente urgente e precisa ser feito para ontem?

Acredite você vai se surpreender ao descobrir que podemos usar o tempo a nosso favor e isso significa priorizar as atividades que realmente precisam ser feitas para ontem e realizar as menos importantes no momento certo.

Lembre-se ser produtivo nem sempre significa realizar diversas atividades ao mesmo tempo ou ficar até mais tarde no escritório para terminar alguma tarefa. Ser produtivo está mais relacionado a gestão do tempo do que vocẽ imagina.

Como se relaciona com a gestão da produtividade?

gestao de tempo como se relaciona com a gestao da produtividade

Antes de te mostrar como a produtividade está relacionada a gestão de tempo, precisamos esclarecer equívoco muito comum sobre o tema, produtividade não está atrelada a quantidade de atividades, produtos ou processos realizados.

Quando ouvimos falar sobre produtividade a primeira coisa que relacionamos é o tema a números, ou seja, o total de tarefas um funcionário consegue produzir por dia. Isso acontece pois a produtividade sempre foi utilizada por setores de produção.

Mas preciso te lembrar que o os tempos mudaram e hoje a produtividade é inserida em todos os setores, logo ela não pode ser relacionada apenas números, podemos dizer que produtividade é o desempenho dos profissionais ou equipes.

Você deve estar pensando e o que produtividade tem a ver com gestão do tempo?

Tem tudo a ver, afinal você sabe a diferenciar uma tarefa urgente de uma tarefa importante?

Essa parece uma pergunta bem simples, mas você se surpreenderia com a quantidade de profissionais que devido a quantidade de tarefas do dia a dia acabam se confundindo e priorizando as tarefas importantes ao invés das urgente. Por isso vamos esclarecer a diferença entre as duas.

A tarefa urgente é aquela no qual o prazo para realizá-la geralmente é mais curto. Esse é o tipo de tarefa que faz parar tudo o que está fazendo para ser prioridade. Geralmente são tarefas que caso vocẽ perca o prazo pode prejudicar um processo ou levar a empresa ter prejuízos.

Já a tarefa importante além de ter um prazo maior para ser realizada, é o tipo de tarefa que se necessário você poderá estender o prazo sem causar prejuízos ou prejudicar os processos da empresa.

Mas, vale ressaltar que não é porque ela pode ser estendida que você deve deixar de fazê-la, muito pelo contrário se você procrastinar ou ficar adianto realizar essas tarefas, uma hora ou outra ela vai passar a ser tornar urgente.

O mais importante nisso que eu te falei é compreender que no mundo corporativo, se os profissionais não souberem priorizar suas tarefas, todo o desempenho da empresa fica comprometido.

Nesse caso a produtividade não está relacionada a quantidade de tarefas realizadas, mas no cumpriomento dos prazos e planejamento necessários para que os processos nunca parem.

A gestão de tempo e a produtividade portanto não significa encontrar maneiras de trabalhar mais, mas de fazer o uso correto do tempo que se tem disponível. Por isso anota essas 3 dicas para se ter um bom gerenciamento do seu tempo.

  • Gestão de tempo diz respeito ao tempo que é gasto nos lugares certos para fazer as tarefas certas;
  • Gestão do tempo está relacionada ao reconhecimento das prioridades, obrigações e sua agenda;
  • Gerenciar o tempo é beneficiar também todas as áreas da sua vida.

Qual a importância da gestão do tempo e produtividade para as empresas brasileiras

gestao de tempo como se relaciona com a gestao da produtividade

Todo ano o Guia Você S/A divulga a lista das 150 melhores empresas para se trabalhar, entre os critérios de análise estão a boa gestão de pessoal e o clima organizacional.

Você se surpreenderia ao descobrir que cada vez mais empresa brasileiras têm apostado em programas de melhorias do bem estar.

De acordo com o relatório de Tendências Globais de Capital Humano de 2018 divulgado pelo site Época Negócios, 61% das empresas entrevistadas afirmam que os programas de melhoria ajudam a produtividade e os resultados financeiros.

Funcionários motivados produzem 50% mais do que aqueles que estão desmotivados. Mas lembre-se que acima eu expliquei que produtividade não está relacionada apenas a quantidade, mas também a qualidade.

Vale ressaltar aqui, que para propor uma qualidade de vida melhor muitas empresas têm modificado a forma na qual enxerga e trata seus funcionários, criando uma cultura organizacional voltada para uma gestão mais humana.

Essa mudança de cultura tem se mostrado muito positiva e produtiva para as organizações, e é aí que entra a gestão do tempo, uma vez que quando as empresas mudam a forma da qual gerenciam seus funcionários elas oferecem recursos para que seus gerencie seu tempo de forma mais eficaz.

Métodos e técnica de gestão do tempo

gestao de tempo metodos e tecnica

Agora que vimos a importância da gestão do tempo, quer te mostrar três dos principais métodos para realizar esse gerenciamento, eu sei o quanto é difícil criar um plano para otimizar o tempo, principalmente quando esse plano deve ser feito da noite para dia.

Por isso vou te explicar três técnicas bem fáceis para que vocẽ possa encontrar aquele que mais se adequa ao perfil da sua empresa. Mas quero ressaltar que existem diversos métodos e os que vou te mostrar a seguir são apenas os mais utilizados pelas organizações. Vamos lá?

Método Getting Things Done (GTD)

A metodologia GTD ensina por meio de 5 etapas a usar o tempo de maneira mais eficiente. Em outras palavras ela ajuda a colar umas horas a mais no dia a dia.

Essa técnica parte do princípio que quanto mais controle se tem sobre as coisa, é possível obter melhores resultados.

O método GTD utiliza 5 passos bem simples, confira:

  1. Capturar: essa etapa consiste em coletar tudo que merece sua atenção, ou seja é necessário listar todas as tarefas que precisam ser realizadas, essa primeira lista será chamada de caixa de entrada;
  2. Esclarecer: nessa etapa o objetivo é analisar cada informação que foi inserida na etapa de coleta, ou seja é nessa hora que você precisará decidir se precisa “tomar uma ação” ou “nao fazer nada”;
  3. Organizar: já na etapa de organização você deve separar as tarefas de acordo com o contexto ou projeto que ela pertence;
  4. Revisar: faça uma revisão periódica, de preferência diária ou 1x por semana, de todas as suas tarefas, compromissos e projetos organizados;
  5. Executar: Essa etapa é o momento de executar, de nada adianta organizar as tarefas se você não as fizer.

Pronto essa sãoa s 5 etapas do método GTD que ao serem realizadas no dia a dia vai garantir mais clareza, eficiência e produtividade para os processos da sua empresa.

Método Pomodoro

A metodologia Pomodoro (tomate, em italiano) é uma técnica muito conhecida nos mundo dos negócios uma vez que ela se baseia na ideia de que fluxos de trabalho divididos em blocos melhoram a agilidade do cérebro e estimula o foco dos profissionais.

Essa técnica foi criada em 1980, pelo italiano Francesco Cirillo, e se baseia na metodologia onde os fluxos de trabalho são divididos em intervalos, cada qual de 25 minutos. Essa técnica também é dividida por etapas sendo elas:

  • Listar: Criar uma lista de tarefas a serem realizadas;
  • Cronometrar: medir e programar pausas a cada 25 minutos de trabalho;
  • Trabalhar sem pausas: Separar as tarefas da lista que devem ser realizadas sem interrupções (é essencial que essa tarefa seja feita sem interrupções durante o período);
  • Pausar: assim que o cronômetro indicar que houve 25 minutos de trabalho ininterruptos, é essencial que o funcionário realize uma pausa de 5 minutos aproveitando esse tempo para fazer algo que o relaxe;
  • Retomada: após o intervalo o profissional deve retomar as atividades, para mais um período pomodoro;
  • Pausa longa: após quatro períodos pomodoros, é essencial que o funcionário faça uma pausa longa, de 30 minutos, e depois para depois retomar as atividade;
  • Tarefa concluída: apenas comece uma atividade após o término de tarefa que está sendo realizada, e após cada atividade finalizada, risque a tarefa da lista inicial.

Método Kanban

O método Kanban é uma técnica de gerenciamento que visa a eficiência da produção e otimização dos processos.

Em outras palavras essa metodologia poderia ser descrita como uma técnica de como se planejar melhor no dia a dia.

A metodologia Kanban consiste em agrupar tarefas em quadros, dividindo por listas. Esse método pode ser feito manualmente ou por meio de softwares, que auxiliam na organização e descrição de cada que deve ser realizada e transferida conforme o andamento do seu processo.

Uma das vantagens do método kanban é que ele pode ser adotada facilmente por qualquer empresa e qualquer departamento.

Fonte: PontoTel

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