Diversificado, promissor e altamente demandado pelo mercado, o segmento contábil fornece uma série de possibilidades de atuação profissional aos que são formados em cursos nesse campo. Entre as variadas opções de trabalho, uma é abrir escritório de contabilidade — uma iniciativa bastante interessante para o contador, já que abrange o oferecimento de serviços variados, ampliando o leque mercadológico e o faturamento.
Neste post, vamos apresentar um passo a passo de como abrir um escritório de contabilidade bem-sucedido. Abordaremos o que se faz nesse tipo de estabelecimento, as exigências técnicas e legais para a abertura desse formato de negócio, os meios de atrair e fidelizar clientes, bem como dicas de administração de um escritório contábil. Confira agora mesmo!
O que um escritório de contabilidade faz
Um escritório de contabilidade tem, ao mesmo tempo, função administrativa e um papel gerencial e estratégico para aqueles que utilizam os seus serviços. Assim, esse tipo de negócio trata das questões contábeis e tributárias de uma empresa e presta outros tipos de serviço, como a otimização da gestão do fluxo de caixa, encontrando alternativas viáveis para cumprir a legislação fiscal de forma a ajudar a empresa a se sair beneficiada.
Entre as principais atribuições de um escritório de contabilidade com relação ao suporte a uma empresa estão:
- organização dos documentos necessários para o seu funcionamento;
- orientação quanto ao cumprimento de obrigações tributárias específicas;
- administração das contas;
- registro de históricos de todas as movimentações financeiras e fiscais do negócio.
A obtenção desse panorama financeiro relativo às atividades da empresa é fundamental para as suas ações futuras de controle e planejamento. Além disso, o profissional da área de contabilidade pode fornecer dados sobre o funcionamento das departamentos de um negócio, contribuindo para que os gestores os conheçam melhor, sendo capazes de administrá-los com mais eficiência.
Como abrir um escritório de contabilidade
Do ponto de vista legal, para abrir um escritório de contabilidade, o profissional deve atenção a alguns pontos. É necessário providenciar o enquadramento na Entidade Sindical Patronal e fazer o registro da empresa nos seguintes locais:
- Junta Comercial;
- Secretaria da Receita Federal (para obter o CNPJ);
- Secretaria Estadual de Fazenda e prefeitura do município (com vistas a solicitar o alvará de funcionamento).
Em seguida, temos esses outros passos obrigatórios:
- cadastramento da empresa perante a Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”;
- obtenção de licença de funcionamento junto ao Corpo de Bombeiros;
- registro do escritório no Conselho Regional de Contabilidade;
- realização da consulta de local, emissão de certidões e retirada de alvará de funcionamento na prefeitura.
Em termos de estrutura de funcionamento, é recomendável que um escritório contábil seja bem localizado na cidade e tenha os seguintes departamentos básicos:
- arquivo;
- escrita fiscal;
- recursos humanos;
- contabilidade;
- sala do contador.
É interessante que cada uma dessas subáreas esteja alocada em uma sala específica, para facilitar o trabalho dos profissionais e otimizar a organização dos espaços.
Dicas para administrar um escritório contábil
Defina estratégias
Antes de iniciar os trabalhos contábeis, é preciso definir a missão, os objetivos e os valores do escritório, de modo a estabelecer as suas estratégias de ação para colocá-los em prática. Além de ser fundamental para a administração do negócio, essa definição passa credibilidade e confiança aos clientes, que veem o escritório como uma empresa bem organizada e com propósitos delineados.
Use a tecnologia
Na era das tecnologias, é fundamental utilizá-las em favor da eficiência da administração do escritório. Os sistemas informatizados, por exemplo, ajudam no processamento de dados dos clientes, além de evitarem erros e pouparem tempo dos profissionais. Também são mais seguros e permitem o compartilhamento de informações em tempo real, aumentando a produtividade.
Outra ferramenta indispensável para o escritório é o Dopbrox, que possibilita o arquivamento de documentos em nuvem, os quais podem ser compartilhados com usuários autorizados e acessados de forma remota. Já o uso de Certificados Digitais proporcionam mais agilidade, praticidade e segurança no despacho de documentos.
Ofereça atendimento de qualidade
Um dos mais importantes investimentos na administração de um escritório contábil é a capacitação dos seus profissionais, resultando em atendimento de qualidade aos clientes. A prestação de serviços com excelência satisfaz a clientela ao mesmo tempo em que otimiza a gestão do escritório, que não precisa consertar erros técnicos ou refazer trabalhos.
Cultive bons clientes
A administração de um escritório de contabilidade passa também pelo manejo adequado da clientela. É fundamental que sejam estabelecidos relacionamentos baseados na ética, no respeito e no profissionalismo, o que inclui o sigilo total de dados. Essas ações ajudam o escritório a manter os clientes e ainda reforçam a boa imagem da empresa.
Como atrair e fidelizar clientes
Estude o público-alvo
O primeiro passo para atrair e conquistar uma clientela é conhecê-la bem para que possam ser prestados serviços direcionados. Por isso, vale a pena que o escritório faça uma pesquisa de mercado para saber quais possíveis clientes ele poderá ter. Isso inclui conhecer a fundo as empresas instaladas na região, seus segmentos de atuação e tipos de estrutura funcional.
Crie uma identidade visual
Uma estratégia para atrair clientes é chamar a atenção para a marca do escritório, o que ajuda a empresa contábil a se diferenciar dos concorrentes no mercado. Dessa maneira, a criação de uma identidade visual para o negócio é essencial para que ele seja conhecido e reconhecido. Com um logotipo criativo, o escritório se destaca visualmente, levando as pessoas a notarem a marca.
Desenvolva programas de fidelização
Depois de atrair os clientes, é preciso fidelizá-los. Além da prestação contínua de serviços de qualidade, uma forma de alcançar isso é por meio da criação de programas de fidelização. São algumas das alternativas possíveis o estabelecimento de descontos progressivos com o passar do tempo, o fornecimento de brindes e a prestação de consultorias gratuitas.
Estabeleça parcerias
Outra forma eficiente de atrair e fidelizar clientes é por meio do estabelecimento de parcerias. Esse tipo de interação corporativa permite que empresas parceiras indiquem potenciais consumidores umas as outras e, ao mesmo tempo, se beneficiem dos serviços oferecidos por elas. É o caso doPrograma Contador Parceiro Soluti, que oferece bônus e serviços exclusivos em troca de indicação de clientes.
Como mostramos ao longo do post, abrir escritório de contabilidade demanda planejamento, organização, competência técnica, além de uma boa dose de empreendedorismo. Com a devida estruturação do seu negócio, você tem tudo para para ser bem-sucedido nesse segmento de atuação, principalmente, ao levarmos em conta a necessidade que o mundo corporativo tem dos serviços prestados por um contador.
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