Mais do que encontrar bons prestadores de serviço, quando se trata de contabilidade é importante também buscar bons parceiros. Negociações que sejam realizadas sob um patamar mais alto de qualidade facilitam a rotina de um profissional de contabilidade e podem representar ganhos de produtividade para a empresa.
A burocracia, é claro, sempre continuará existindo, mas muitos profissionais estão dispostos a ir além da resolução de problemas. Eles podem ser capazes também de oferecer novos métodos de trabalho e análises precisas que podem impactar diretamente no faturamento da empresa.
Como encontrar fornecedores de serviços contábeis
Quem trabalha com contadores sabe que a oferta do setor é grande. No entanto, encontrar bons profissionais ou escritórios que prestem algum tipo de contabilidade consultiva já se torna uma missão mais complicada. Porém, há alguns caminhos para fugir dos aventureiros.
Pesquise online
A internet é o meio mais simples e ágil de encontrar prestadores de serviços contábeis. Observe páginas no Facebook e pesquise avaliações feitas por usuários sobre os serviços. Entre em contato com aqueles que julgar mais interessante e peça mais informações sobre o tipo de trabalho que podem realizar. Parta da análise de pelo menos cinco contabilistas até chegar em uma opção.
Visite feiras de contabilidade
Feiras de contabilidade e eventos promovidos pelos conselhos regionais são uma oportunidade de conhecer profissionais importantes no meio e empresas com experiência comprovada. Se possível, faça uma visita a esses locais, converse com representantes de companhias e conheça quais serviços eles podem oferecer. Acredite, a contabilidade pode ir muito além dos aspectos formais de tributos.
Peça indicações para atuais fornecedores
As empresas com as quais você já trabalha são um bom parâmetro para avaliar a qualidade dos serviços contábeis prestados. Converse com os responsáveis e peça indicações sobre esse serviço. Se eles estiverem satisfeitos com o que é oferecido, certamente farão muitos elogios aos profissionais envolvidos. Se não for o caso, então eles também pedirão sugestões. Converse com vários deles antes de tomar uma decisão.
Como organizar as rotinas contábeis?
Empresas diferentes têm necessidades diferentes. É por essa razão que um escritório que atende muito bem uma companhia pode não ser o mais indicado para atender a sua empresa. Há que se prestar atenção se os propósitos e as rotinas contábeis serão as mesmas – e se há profissionais experientes para fazer esse tipo de atendimento. Em linhas gerais, podemos dizer que há três grandes áreas: Recursos Humanos, Contabilidade Fiscal e Gestão Financeira.
Recursos Humanos
Aqui falamos de rotinas do dia a dia que dizem respeito ao relacionamento com os funcionários. Isso inclui as rotinas legais de admissão e demissão assim como a geração da folha de pagamento com os devidos descontos e bonificações que devem ser pagos. Além disso, há também o recolhimento de impostos e os comunicados ao e-Social.
Contabilidade Fiscal
A chamada Contabilidade Fiscal tem relação com o recolhimento de tributos e o pagamento de impostos. É o serviço mais essencial e prestado em maior escala pelos profissionais de contabilidade. Praticamente todas empresas, independentemente do porte delas, necessitam desse tipo de serviço que, em contrapartida, é considerado o básico para todos os escritórios de contabilidade.
Contabilidade Financeira
Nesse aspecto a chamada contabilidade consultiva pode ser de grande valia para as empresas. Por meio da análise de entradas e saídas, de contas a pagar e recebíveis, é possível planejar melhor o fluxo de investimentos. O uso de softwares de ERP e de emissão de NF-e ajuda a tornar esse processo mais dinâmico e eficiente, além de integrar os dados em tempo real com os escritórios de contabilidade.
O que analisar na hora de escolher serviços contábeis?
Múltiplos fatores devem ser levados em conta na hora de analisar serviços contábeis que possam ser contratados. Não limite a sua escolha apenas ao menor preço. É claro que o valor dos honorários é peça importante nessa equação, mas ela nunca deve ser a única. Quem conhece o ditado “o barato pode sair caro” sabe bem o que isso significa. Sendo assim, observe os seguintes fatores.
Boas referências
Se a indicação do contador veio de um dos seus fornecedores, então você já tem um ponto positivo aqui. Alguém que você conhece avaliza a qualidade do serviço. Além disso, pesquise sobre o escritório em sites como o Reclame Aqui e, se possível, converse com outros clientes dele. Isso o ajudará a formar um panorama sobre o relacionamento dele com o mercado e os resultados que os clientes obtiveram.
Qualidade no atendimento
A qualidade no atendimento pode ser observada desde o primeiro contato com a empresa até a forma como seus profissionais prestam informações, seja via e-mail, telefone, pessoalmente ou por outros meios. Avalie quais são os pontos fortes e os pontos fracos nesse relacionamento que se inicia e faça um comparativo entre as opções que você tem à escolha.
Segurança de dados
Os seus dados financeiros e os dados dos seus clientes são um dos maiores patrimônios que a sua empresa possui e por isso eles precisam ser tratados por empresas que prezem pela segurança de dados. Cheque quais são as tecnologias de criptografia que o contador dispõe e quais são as medidas de segurança adotadas por ele para que as suas informações sejam transacionadas sempre em ambientes seguros. Considere ainda quais são os sistema utilizados pelo contador e se eles são compatíveis com as plataformas que você adota na sua empresa. Opte por sistemas consolidados e com maior respaldo no mercado.
Preço
Embora não deva ser determinante, o preço também é um dos fatores a serem observados. A variação entre os profissionais é muito grande e é comum vermos escritórios cobrando o dobro do que outro pelo mesmo serviço. Em suas pesquisas, verifique o que está incluso no valor e coloque na balança a relação custo-benefício de cada um deles. Opte não pelo mais barato, mas pelo que pareça mais justo na forma de cobrança.
Integração e suporte
Por fim, tenha claro qual é a forma de relacionamento do escritório com seus clientes e como é relação dos profissionais de contabilidade no que diz respeito ao suporte. Há canais para obtenção de respostas imediatas? O escritório trabalha ou conhece bem as mesmas ferramentas que a sua empresa adota? Ambos precisam estar alinhados para que a relação comercial possa ter inicio da melhor forma possível.
Fornecedores devem ser seus parceiros de negócio
A sua relação com os profissionais de contabilidade deve ser a melhor possível, assim como com os seus demais fornecedores. Para uma empresa crescer, ela precisa de parceiros de negócio e os contadores podem ser peça essencial nesse processo. Um especialista em números será extremamente útil para prover análises mais detalhadas.
Não se trata de terceirizar as decisões estratégicas – elas continuam sob a responsabilidade dos gestores e dos sócios. Porém, com mais subsídios para a tomada de decisão, as chances de que as suas escolhas sejam mais assertivas aumentam consideravelmente. Mais do que meros executores de burocracia, os profissionais de contabilidade podem ser seus conselheiros no dia a dia.
Trata-se de um tipo de conhecimento agregado ao seu trabalho que deve ser encarado como um investimento, e não como uma despesa.
