Se você já empreende há bastante tempo ou quer começar agora, provavelmente deve ter ouvido falar sobre a obrigatoriedade de emitir NF eletrônica, não é mesmo? Afinal de contas, a nota fiscal é uma das obrigações contábeis e tributárias mais importantes para empresas de todos os tamanhos, pois é o principal meio de verificação de vendas e de apurar o faturamento do negócio em um determinado período.
Por causa da sua natureza obrigatória, a emissão de Nota Fiscal é um dos processos tributários que mais consome tempo dos empreendedores (e uma das responsáveis pelas quase 2.000 horas que as empresas gastam anualmente lidando com demandas contábeis). Por isso, saber se a sua empresa deve ou não emitir NF eletrônica pode ajudar a poupar bastante tempo (embora tenhamos uma dica no fim deste artigo que também vai ajudar!)
Quer aprender se as pequenas empresas, incluindo a sua, são obrigadas a emitir NF eletrônica? Então siga a leitura do artigo abaixo com atenção!
Pequena empresa deve emitir NF eletrônica?
Sim, deve. Esse é um ponto muito importante a ter em mente: toda empresa deve emitir Nota Fiscal quando fizer a venda de um produto ou serviço, independentemente se ela for pequena, média ou grande.
A única exceção para essa obrigação acontece quando um MEI (Microempreendedor Individual) faz a venda do produto ou serviço para uma Pessoa Física. Nesse caso, ele não é obrigado a emitir NF eletrônica.
Em todos os outros casos, a nota deve ser emitida normalmente, sem variações. Além disso, as NFs emitidas devem ser guardadas por 10 anos para potenciais consultas futuras, caso necessário.
Quais os tipos de Nota Fiscal existem?
No momento, o Brasil conta com três diferentes tipos de Notas Fiscais Eletrônicas. É importante conhecê-las para saber qual delas você deve usar em sua empresa. Veja abaixo um resumo de cada uma:
1. Nota Fiscal Eletrônica
Esse é o modelo mais comum, usada para documentar qualquer circulação de mercadorias. Ela é muito usada em e-commerces e outros tipos de lojas virtuais. As empresas que quiserem usá-la, precisam se credenciar no posto fiscal estadual a fim de receber a autorização para emitir esse documento, além de conseguir uma assinatura eletrônica com certificado digital.
2. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
Essa nota é usada quando há a transação comercial de um serviço com incidência de ISS (Imposto Sobre Serviço). Por isso, é uma nota muito usada por profissionais liberais, como Arquitetos, Advogados e muitos outros. Infoprodutores também devem emitir esse tipo de nota.
Para emiti-la, é necessário se cadastrar na prefeitura municipal e usar o sistema local para isso.
3. Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica
Mais rara, essa nota substitui o cupom de compra (aquela notinha sem valor fiscal que você recebe nas lojas físicas). Ela é muito usada para controlar o fluxo de caixa de empresas. Para o consumidor final, é a comprovação digital que ele fez uma compra.
Como emitir Nota Fiscal eletrônica?
Para emitir a Nota Fiscal eletrônica certa para o seu negócio é importante entender qual dos três modelos acima é o mais indicado para a sua empresa. Depois de estabelecer isso, você precisará cadastrar seu site no respectivo órgão de controle (como a Secretaria da Fazenda Estadual no caso da NFe, ou a Prefeitura local no caso da NFSe).
Com o cadastro feito, sua empresa receberá as orientações para usar o sistema local, já que cada estado ou cidade tem um sistema próprio para emissão de notas eletrônicas.
Um ponto interessante é que a maior parte desses sistemas permite integração com softwares específicos para a emissão de notas, especialmente com a automatização delas (sempre que uma venda é feita, o sistema emite o documento automaticamente com os dados do cliente).
Para fazer isso, no entanto, é importante entender como os sistemas funcionam, ter um software específico para essa função e configurá-lo adequadamente com o sistema de fechamento de vendas da sua empresa. Com esses cuidados, será possível facilitar muito a emissão de notas na sua organização.
Pronto! Agora que você já aprendeu que toda empresa deve emitir NF eletrônica (com a exceção de MEIs no atendimento à pessoa física), precisa estabelecer um processo fácil, rápido e prático de lidar com essa obrigação sem perder muito tempo. E é nesse ponto que nossa dica prometida no começo do conteúdo entra em ação: a Contabilidade Digital.
Em poucas palavras, a Contabilidade Digital usa tecnologias como a automação para facilitar muito a realização de certas tarefas contábeis, como a emissão de notas fiscais. É por isso que cada vez mais empresas de todos os portes optam por contratar serviços que ofereçam Contabilidade Digital.
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