Planilha Gratuita: Escalas de trabalho

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As escalas de trabalho fazem um importante papel dentro das empresas. Elas atuam como um pilar de estruturação e definem quais são os dias e os horários que os colaboradores deverão cumprir durante a sua jornada de trabalho.

Por esse motivo, elas devem ser muito bem organizadas para que o seu quadro de funcionários consiga suprir todas as demandas da sua empresa.

Mas, muita atenção. As escalas de trabalho também não podem infringir nenhuma regra da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) por isso, ao estruturá-la em sua companhia você deve saber quais os limites propostos pela lei.

É sobre esse assunto que falaremos neste texto, aqui você vai entender como funciona uma escala de trabalho, quais são permitidas pela lei e qual a melhor forma de organizá-las na sua empresa. E no final, você ainda ganha de bônus uma planilha para te ajudar a estruturar uma escala.

Principais assuntos:

  • O que é e como funciona uma escala de trabalho?
  • Qual a diferença entre escala e jornada de trabalho?
  • O que diz a CLT sobre as escalas de trabalho?
  • O que mudou na escala de trabalho com a reforma trabalhista?
  • Como ficam as folgas e intervalos nas escalas de trabalho?
  • 6 tipos de escala de trabalho e suas regras
  • Principais erros na hora de controlar uma escala
  • Como fazer uma boa gestão de escalas?

Boa leitura!

O que é e como funciona uma escala de trabalho?

Uma escala de trabalho é a estrutura dos dias e horários dos colaboradores de uma empresa. Elas funcionam conforme as necessidades do negócio, definindo os dias e os períodos que os colaboradores precisam trabalhar para que a empresa funcione.

Vamos usar como exemplo um shopping, ele funciona todos os dias da semana geralmente das 11h até as 22h. Isso significa que esse empreendimento precisa de funcionários trabalhando durante todo esse período e até mesmo após o fechamento do shopping.

Mas, isso compreende muito mais tempo do que uma jornada de trabalho habitual, não é mesmo? Sim! Por isso os centros de compra organizam seu quadro de funcionários em uma escala de revezamento, para que nenhum deles trabalhe mais tempo do que o permitido e nunca falte funcionários dentro do shopping.

Agora uma empresa que funciona de segunda a sexta-feira das 9h da manhã até as 20h, também possui uma escala, só que a necessidade do negócio é mais simples, portanto a escala também será.

Qual a diferença entre escala e jornada de trabalho?

A escala de trabalho determina os dias em que o colaborador vai comparecer a empresa para prestar os seus serviços.  Já a jornada corresponde ao período em que ele vai ficar à disposição do empregador.

Vamos usar um exemplo: João tem uma jornada de 8 horas diárias com intervalo intrajornada de 1 hora. Ele deve chegar ao seu trabalho às 9h, almoçar entre o meio-dia e 13h e terminar seu expediente às 18h.

A escala dele, ou seja, os dias em que ele deverá fazer essa jornada é de segunda a sexta-feira, tendo como repouso o sábado e o domingo.

Viu só, é bem fácil entender a diferença entre escala e jornada. A jornada corresponde aos horários e ao período em que o colaborador fica a disposição do empregador, e a escala corresponde aos dias em que ele deve trabalhar.

Toda empresa tem escalas e jornadas de trabalho, a diferença é que em alguns casos elas podem ser mais simples já em outros elas podem ser mais complexas.

O que diz a CLT sobre as escalas de trabalho?

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A CLT não possui um capítulo específico sobre as escalas de trabalho. Entretanto, ela é bem clara quanto a duração das jornadas dos colaboradores e seus períodos de descanso.

Em seu artigo 58 a CLT estabelece que todo funcionário em regime celetista deve ter uma jornada diária de 8 horas de trabalho, podendo ser fixado outro limite em algumas situações.

Essa jornada pode ser acrescida de até duas horas extras diárias, que devem ser pagas ao colaborador com o adicional de hora extra.

Outra questão estabelecida pela CLT no artigo 66,  é que entre uma jornada e outra deve existir um intervalo interjornada de no mínimo onze horas consecutivas para descanso.

Mais adiante, em seu artigo 67, a CLT expressa que todo funcionário deve ter um descanso semanal remunerado de 24 horas consecutivas, concedido preferencialmente aos domingos.

Quando não for possível esse descanso aos domingos, a lei prevê que seja adotada uma escala de revezamento organizada mensalmente para que todos possam folgar aos domingos.

Então nesse trecho temos três informações que contribuem para que possamos montar uma escala de acordo com as regras da CLT:

  1. As jornadas devem ser de até 8 horas diárias;
  2. Entre uma jornada e outra deve existir um intervalo de no mínimo 11 horas;
  3. Todo colaborador tem direito ao descanso em um domingo.

Um pouco mais a frente veremos como organizar essa escala. Agora vamos descobrir se a reforma trabalhista alterou alguma previsão sobre as escalas de trabalho.

O que mudou na escala de trabalho com a reforma trabalhista?

reforma trabalhista foi sancionada em julho de 2017, e passou a valer em novembro do mesmo ano. Ela alterou uma série de regras trabalhistas e entre as mudanças encontra-se a jornada 12×36.

Antes da reforma esse tipo de jornada não era prevista na CLT e só poderia ser adotada mediante acordos coletivos ou convenções coletivas de trabalho. Agora com a redação do artigo 59-A incorporado à lei trabalhista, essa jornada pode ser adotada mediante um acordo individual escrito entre empresa e colaborador.

Mas o que isso muda para as escalas?

Com a reforma surgiu a possibilidade da jornada 12×36 ser adotada por mais empresas. Logo, mais companhias estão organizando escalas que compreendem 12 horas  de trabalho para 36 horas de descanso.

Como ficam as folgas e intervalos nas escalas de trabalho?

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Nas escalas de trabalho os intervalos de repouso variam conforme a jornada diária praticada, a legislação trabalhista prevê que todas as jornadas que excedem seis horas diárias, devem ter um intervalo para almoço ou repouso de no mínimo  1 hora e no máximo 2 horas.

E para aquelas jornadas em que o colaborador trabalha por até 6 horas, deve existir um intervalo de 15 minutos quando esta ultrapassar 4 horas diárias.

Todos esses intervalos devem constar na escala de trabalho do funcionário, não podendo haver supressão desse tempo, pois, caso aconteça a empresa deverá pagar o colaborador uma verba de natureza indenizatória com acréscimo de 50% sobre o valor da remuneração da hora normal de trabalho para cada período suprimido.

Já as folgas devem seguir o proposto pela escala. Sem esquecer de adotar um regime de revezamento para que pelo menos uma delas caia em um domingo.

Por isso, as empresas devem montar uma escala que atenda às suas necessidades e também as necessidades dos trabalhadores.

Agora veremos quais são os tipos mais comuns de escalas de trabalho praticadas pelas empresas brasileiras.

6 tipos de escala de trabalho mais comuns e suas regras

Algumas escalas são organizadas por dias de trabalho e outras são medidas por horas de trabalho. Você vai entender melhor essa diferença agora que vamos explicar uma a uma.

5×1

Na escala 5×1 os colaboradores trabalham por 5 dias e possuem 1 dia de folga. Essa folga como vimos mais acima, deverá cair pelo menos uma vez ao mês em um domingo.

Um outro detalhe é que nesta escala as jornadas dos colaboradores devem ser de 7 horas e 20 minutos para que o limite de 44 horas semanais, expresso no artigo 7° parágrafo XIII da Constituição Federal não seja ultrapassado.

5×2

Seguindo a mesma linha da escala anterior, a 5×2 compreende 5 dias de trabalho para dois de descanso. Esse é um dos tipos mais comuns de escalas, já que geralmente as folgas coincidem com o sábado e o domingo.

Para totalizar as 44 horas semanais nesta escala as jornadas possuem a duração de 8 horas e 48 minutos diários.

6×1

A escala de trabalho 6×1 também é bastante comum de ser vista, nela os colaboradores trabalham por 6 dias e folgam 1. Essa folga pode ser fixa em um dia da semana ou variável dependendo da escala da empresa.

Entretanto, o colaborador deverá ter um domingo de descanso a cada 7 semanas, no máximo.

12X36

Como falei mais acima, algumas escalas são baseadas nas horas da jornada e não em dias de trabalho. Esse é o caso da jornada 12×36, em que o colaborador trabalha por 12 horas e descansa as 36 horas seguintes.

E como falamos, após a reforma trabalhista essa jornada pode ser adotada por mais categorias, por isso de lá pra cá tem se tornado mais comum.

18×36

Essa escala é parecida com a anterior, o colaborador trabalha por 18 horas e folga as 36 horas seguintes.

Entretanto, não existe previsão legal para essa escala, por isso ao adotá-la a empresa deve realizar um acordo coletivo ou consultar a convenção coletiva.

24x 48

Esse tipo de jornada é um pouco mais radical, por isso, o seu tempo de descanso compreende 48 horas. Ela também não é muito comum e costuma ser aplicada para policiais ou cobradores de pedágios.

Nesse caso também deve-se consultar a convenção coletiva antes de aplicá-la ao funcionário, já que a escala 24×48 ultrapassa os limites de jornada semanais e mensais previstos na lei.

Agora sim, vimos quais são os tipos de escalas mais comuns praticados pelas empresas.

Como essas últimas três escalas ultrapassam o limite de 8 horas previsto na lei, é importante que a empresa conceda o descanso de forma correta e respeite também os intervalos para repouso dentro da jornada.  Para isso, a sua empresa precisa encontrar uma forma de fazer um bom controle de escala e evitar os erros mais comuns.

Por falar nisso, você sabe quais são? Acompanhe.

Principais erros na hora de controlar uma escala

Podemos dizer que os principais erros cometidos pelas empresas na hora de montar uma escala se baseiam em 4 quesitos:

  1. Anotações manuais;
  2. Esquecimento das folgas e intervalos;
  3. Desrespeito aos limites de jornada;
  4. Não programar escalas com antecedência.

Vamos falar sobre cada um deles com mais detalhes.

1 – Anotações manuais

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Um dos maiores erros que empresas ou empreendimentos cometem é tentar organizar escalas de trabalho utilizando papel e caneta. Alguns vão até mais além e tentam organizar esse fluxo de cabeça.

Mas, é  impossível gerenciar uma escala de trabalho de cabeça ou utilizando um papel escrito sem cometer nenhum erro.

Mesmo que você só tenha 5 funcionários para alocar nessa escala, uma hora você acabará se confundindo e deixando de conceder uma folga ou intervalo para um colaborador. Deixando assim sua empresa vulnerável a processos trabalhistas ou até mesmo contabilizando prejuízos com o pagamento de horas extras.

Por isso, você deve ter uma forma eficiente de fazer o controle dessa escala, um pouco mais adiante daremos algumas dicas de como fazer uma boa gestão de escalas, continue sua leitura!

2 – Esquecimento das folgas e intervalos

Esse é um erro parecido com o da anotação manual e às vezes pode ser cometido justamente pela empresa utilizar essa forma de gerenciamento de escalas.

A escala de um funcionário deve ser contada junto com as folgas não apenas com os dias em que ele deve trabalhar. Justamente para que você fique de olho nos domingos de folga que devem ser concedidos ao funcionário.

Não programar essa folga nem os intervalos de descanso, é uma falta grave que pode prejudicar a saúde do seu funcionário ocasionando um excesso de trabalho.

E também pode deixar a sua empresa vulnerável a problemas trabalhistas. Por isso, preste bastante atenção nesses dois itens na hora de montar sua escala.

3 – Desrespeito aos limites de jornada

Como vimos, algumas escalas possuem algumas recomendações quanto suas jornadas, essas recomendações devem ser respeitadas para que a empresa não ultrapasse o limite previsto na legislação.

Além disso, também é necessário ficar de olho em alterações de acordos coletivos ou convenções coletivas, para não ter problemas com representantes da categoria profissional da sua empresa.

4 – Não programar escalas com antecedência

Para que uma escala ocorra sem nenhum problema, ela deve ser pensada sempre com antecedência de um mês para o outro, principalmente quando se trata de escala de revezamento.

Afinal, você não quer que nenhum posto de trabalho fique sem colaborador não é mesmo? Por isso, você deve programar a escala com antecedência, respeitando as folgas e os limites.

Além disso, você deve estar preparado para datas comemorativas, essas ocasiões acabam alterando o fluxo de clientes ou demandas de trabalho, podendo ser necessário mais ou menos pessoal.

Como é o caso dos comércios que lotam em ocasiões como o natal, por isso, você precisa ter uma escala de final do ano com mais colaboradores atuando nesses momentos de pico. Essa é a importância de fazer a programação com antecedência.

Se você já estiver pensando em organizar uma escala para o final do ano, confira o nosso outro post: “Saiba tudo sobre Escala de Final de Ano”, ele tem dicas valiosas sobre esse tema!

Outra questão importante de programar as escalas, é o bem-estar dos seus colaboradores. Quando você programa os dias com antecedência, eles também poderão saber quando irão trabalhar, quando serão suas folgas e poderão conciliar sua vida profissional com a pessoal.

Bom, falamos sobre os principais erros cometidos em escalas de trabalho, e como prometido, agora falaremos sobre como você pode fazer uma boa gestão delas em sua empresa.

Como fazer uma boa gestão de escalas?

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Mais do que apenas saber quais são os erros, é necessário saber como acertar a organização de escalas de trabalho. Por isso, separei 3 tópicos que vão te ajudar nessa missão.

Controle de ponto

Claro que o primeiro item deve ser o controle de ponto. Afinal, o único jeito de saber se as escalas estão sendo cumpridas conforme a programação é com o registro das jornadas dos funcionários.

Mas, não é somente por isso que a marcação de ponto é importante para a gestão de escalas. O registro quando feito de forma eficiente traz maior segurança e transparência para sua empresa e colaborador.

E caso a sua empresa tenha algum problema trabalhista, você poderá utilizar todos os registros como meio de prova.

E quando se trata de escala de revezamento, com a cobertura de postos, acompanhar a entrada e os atrasos permite que sua empresa acione outro colaborador em uma emergência. Sem precisar que alguém do posto sinalize esse problema, você consegue antecipar essa questão e já agir de forma rápida.

Por último, além de tudo que já falamos aqui, o controle de ponto também se torna obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 colaboradores. Então, de uma forma ou de outra, sua empresa só tem a ganhar ao adotar um desses.

Planilha

As planilhas são ótimas aliadas no controle de escala de trabalho, elas impedem que você cometa o erro da anotação em papel e te dão maior segurança na organização das escalas.

Com fórmulas já prontas, basta que você insira os dados dos colaboradores para que a planilha já mostre os dias de trabalho e folga deles.

Nós temos um modelo de planilha de escala de trabalho GRATUITO para você baixar, não perca tempo e faça o download da nossa planilha exclusiva agora mesmo!

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Sistemas

Agora se você quer facilitar a sua gestão de escalas ainda mais, muito melhor do que utilizar uma planilha é contar com um sistema inteligente que te ajuda com a organização.

Com ele você consegue fazer a gestão de escalas de forma ainda mais rápida e ainda conseguirá calcular as horas trabalhadas em cada uma delas.

Como o sistema PontoTel ajuda a organizar escalas na sua empresa

O sistema PontoTel possui um dos melhores controle de escalas do mercado. E você terá tudo integrado com o registro de ponto para facilitar a administração de escalas ainda mais.

Nele você pode criar suas escalas e depois vinculá-las a um colaborador, com isso, os dias trabalhados e as folgas serão inseridos de forma automática.

O sistema é bastante fácil de se operar e em uma única tela você consegue ter um panorama mensal das escalas dos funcionários, visualizar todas as ausências dos colaboradores, mover ou alterar jornadas por ela de forma bastante simples.

Uma outra vantagem é que ele é capaz de extrair ótimos relatórios sobre as escalas de trabalho praticadas em sua empresa. Fornecendo dados para que sua gestão seja muito mais estratégica.

Quer ver como funciona o sistema? Agende uma demonstração sem compromisso, com certeza você se convencerá de que o essa ferramenta vai otimizar o seu dia a dia.

Conclusão

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Chegamos ao final desse texto e agora com certeza você já sabe tudo sobre escalas de trabalho. Aqui vimos, como elas funcionam, o que prevê a legislação trabalhista quais os tipos de escalas e erros mais comuns ao gerenciar escalas.

E claro, como fazer uma boa gestão de escalas e trazer ainda mais facilidade para sua rotina. Gostou desse texto? Compartilhe para que mais pessoas possam utilizar nossa planilha gratuita!

Aline Fernandes, é jornalista, especialista em marketing digital e redatora do blog da PontoTel sobre Recursos Humanos e Administração de Empresas.

Fonte: PontoTel

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