Quadro de funcionários: o que é e como prever impactos na organização!

Imagem de Free-Photos por Pixabay
Em meio às diversas mudanças do mercado de trabalho impostas pela pandemia, muito se falou sobre quadro de funcionários e, principalmente, o tão temido quadro de funcionários reduzido.Para quem ainda não entende muito bem o conceito, o quadro de funcionários é o número total de colaboradores de uma empresa, bem como a posição ocupada por cada um e as tarefas que devem executar dentro da organização.

Entretanto, algumas situações resultam na diminuição desse quadro, como férias, licenças e demissões, por exemplo. E isso pode causar um impacto negativo na empresa, já que um quadro de funcionários reduzido pode significar sobrecarga e queda de produtividade por parte de alguns colaboradores.

Se você está com dúvidas sobre como organizar o seu quadro de funcionários, além de entender como ele pode impactar diretamente em sua organização, não deixe de conferir esse artigo. Confira os principais tópicos que serão abordados:

Boa leitura!

O que é um quadro de funcionários?

Nos dias de hoje, o capital humano é uma das coisas mais valorizadas em uma empresa, independentemente do seu tamanho e segmento.

Isso acontece pois, de nada adianta uma organização ter  infraestrutura e equipamentos de ponta, se seus colaboradores não trabalharem de maneira adequada e não cumprirem com suas funções para atingir os resultados que a empresa deseja.

Nesse sentido, nada mais sensato do que desenvolver o capital humano da organização para que assim, os colaboradores sejam capazes de desempenhar suas atividades e alcançar os objetivos da mesma.

O primeiro passo para que isso seja possível é através da estruturação de um quadro de funcionários ideal, que leve em consideração, não apenas as necessidades da empresa, como também, a diversidade cultural de cada indivíduo e seu perfil comportamental.

Mas você sabe a real definição de quadro de funcionários?

Essa expressão nada mais indica do que o total de colaboradores que integram as vagas da companhia e executam suas funções, resultando assim, no alcance dos objetivos organizacionais. Nota-se então, a extrema importância de se ter um quadro de funcionários alinhado, para que então, os processos passem a ser desempenhados com maestria.

Para que serve um quadro de funcionários?

Ter um quadro de funcionários atualizado na empresa facilita várias questões e momentos de tomada de decisão. Expansão de equipes, transferência de profissionais, controle de registros e datas de contratação, são apenas alguns exemplos.

Por mais que exista o RH que faça todo esse procedimento e tenha essas informações, o quadro auxilia a visualização mais fácil, prática e global de toda a situação da empresa.

Pare para pensar: antes de partir para a contratação ou até investir em novos espaços, será que não vale a pena “arrumar a própria casa”?

Verifique quantas pessoas integram as equipes e o papel de cada um. Estipule bem o cargo, como um organograma. Se a sua empresa tem uma gestão vertical, um organograma pode também ajudar a fazer esse mapeamento.

Feito isso, analise se todas as equipes estão completas. Converse com cada uma delas para checar como está o desempenho. Outro ponto de total importância é a carga horária, não deixe de analisá-la. Se há muitas horas extras é porque a sobrecarga pode estar pesando para alguém devido ao acúmulo de trabalho.

Que tal agendar uma reunião? Ou até mesmo, proporcionar uma atividade no qual as pessoas tenham liberdade de compartilhar o que fazem no dia a dia e como se organizar para cumprir tudo o que é proposto.

O que significa estar com o quadro de funcionários reduzido?

Inegavelmente, fazer a gestão de uma empresa com quadro de funcionários reduzido é um momento de muita apreensão para a maioria dos líderes. Afinal, promover a produtividade e a cooperação entre as equipes em um cenário onde as pessoas geralmente estão sobrecarregadas e com medo, é, no mínimo, desafiador.

A seguir, você vai compreender os impactos que a redução do quadro de funcionários pode causar na organização, bem como vai conhecer as melhores estratégias para liderar em tempos de mudanças. Acompanhe!

Como montar um quadro de funcionários?

Em primeiro lugar é importante destacar que não existe uma regra para montar seu quadro de funcionários. Elabore um que atenda as necessidades da sua gestão naquele momento.

O quadro de funcionários contém as informações mais básicas possíveis:

  • Primeiro vem o setor;
  • Depois o cargo;
  • Seguido pelo nome;
  • Data de contratação;
  • Caso sua empresa atue com escala, a carga horária e a jornada de trabalho com horários de saída e entrada;

E não basta apenas produzir o quadro e deixá-lo lá. Atualize-o sempre. A cada nova admissão, preencha os espaços, e faça o mesmo processo quando houver uma demissão.

Algumas empresas deixam o quadro visível, e não no formato de tabela. Alguns modelos fogem do padrão, fazendo com que as pessoas se sintam parte daquela empresa e não como um número. Mas, sim,  como base de sustentação dela.

Além do quadro de funcionários, existem também outros exemplos de tabelas e planilhas. Uma delas é a de EPI. Os equipamentos de proteção individual não podem ficar de fora da sua empresa.

Quais as vantagens de ter um quadro de funcionários bem estruturado?

No decorrer deste artigo, entendemos o que é um quadro de funcionários e os motivos que podem acarretar na redução dele.. Agora que já sabemos o que acontece em um cenário de redução, podemos falar um pouco mais sobre os benefícios de um quadro de funcionários bem estruturado.

Ajuda a evitar acúmulo de função

Apesar de muito se falar sobre o funcionário polivalente ou multifacetário, deixar uma pessoa com diversas incumbencias pode causar sérios danos para toda a equipe.

Com um quadro de funcionários bem elaborado, funções definidas e possíveis remanejamentos planejados, é pouco provável que o acúmulo de função ocorra, deixando que sua equipe trabalhe com toda tranquilidade necessária para a perfeita execução das funções.

Avaliação eficaz sobre quais setores precisam de mais pessoas

Em muitos casos, com a correria e a rotina sobrecarregada do dia a dia, os gestores não conseguem parar para realizar uma avaliação eficaz e entender quais setores precisam de um número maior de funcionários.

Se pensarmos em uma realidade com um quadro bem estruturado, a possibilidade de entender as insuficiências dentro da companhia é muito maior.

Clareza de impactos na redução ou expansão do quadro de funcionários

Tanto para expandir quanto para reduzir o quadro de funcionários, é preciso que a empresa esteja consciente de uma coisa: o seu capital humano é essencial para o alcance de seus objetivos organizacionais.

Portanto, antes de qualquer decisão referente ao seu quadro de funcionários, é preciso planejamento para que suas atividades sejam realizadas de forma eficaz e a empresa alcance o lucro que deseja, independentemente das mudanças realizadas no quadro de funcionários.

Com um quadro de funcionários estruturado e eficiente, qualquer tomada de decisão será feita de forma mais tranquila!

Conte com a PontoTel para fazer a gestão de jornada dos funcionários

Até aqui, entendemos a importância da manutenção de um quadro de funcionários bem estruturado e eficiente, medidas que agregam benefícios tanto para a companhia, quanto para seus colaboradores.

Pensando em um quadro de funcionários que funcione de forma plena, ter a tecnologia como aliada pode ajudar, afinal, é preciso administrar esse quadro de pessoal.

Se o seu quadro de funcionários possui mais de 20 colaboradores em um estabelecimento, por lei é necessário realizar o controle de jornada de todo esse pessoal, é então que uma ferramenta inteligente para essa tarefa entra em jogo.

O PontoTel não é apenas um software de registro de ponto, ele é um sistema completo que auxilia as empresas na gestão de jornada diariamente, com ele, é possível emitir relatórios inteligentes que mostram diversos dados que falamos acima, como setores com muitas horas extras, licenças e afastamentos, faltas e muito mais.

Por meio da plataforma sua empresa consegue ter uma visão de como anda a performance do quadro de funcionários, afinal, como os colaboradores executam sua jornada de trabalho traz diversos indicadores sobre seu quadro de funcionários.

E então, quer conhecer e entender como ajudamos empresas de diversos setores a elevarem o seu nível de gestão de pessoas? Agende uma demonstração gratuita e conheça o PontoTel!

Conclusão

Em períodos de consideráveis mudanças no mercado de trabalho, nada melhor do que adquirir informações que agregam na gestão do seu negócio, não é mesmo?!

Neste texto, conseguimos entender a definição do termo quadro de pessoal e como elaborá-lo de forma coesa e eficaz. Também esclarecemos o significado de um quadro reduzido e quais as vantagens de um quadro de funcionários bem estruturado.

Ainda neste artigo, apresentamos o PontoTel, e vimos  como ele pode ser útil para organizar a rotina de seus colaboradores.

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Fonte: PontoTel

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