Quais documentos você deve enviar para a contabilidade para manter seu e-commerce em dia?

empresaria com diversos documentos de pagamento nas mãoes

Uma das dúvidas mais frequentes dos e-commerces é saber quais documentos da loja enviar mensalmente para a contabilidade, não é mesmo? Sendo assim, descubra neste artigo quais são esses documentos. Acompanhe!

Manter a contabilidade do seu e-commerce em dia não é apenas uma questão de cumprir obrigações legais. Essa ação também é importante para manter a boa saúde financeira da sua empresa.

Sendo assim, para que o contador cumpra as obrigações legais do seu e-commerce, é essencial que você envie regularmente todos os documentos necessários. Entretanto, quais são esses documentos? 

Para ajudar você nessa tarefa, confira a seguir uma lista dos documentos indispensáveis que devem ser enviados para a sua contabilidade!

O que são documentos contábeis

Os documentos contábeis são fundamentais para a escrituração e registros obrigatórios para a contabilidade de um e-commerce. Dessa forma, eles podem ser utilizados para conferir movimentações de lançamentos e finanças.

Esses documentos surgem a partir dos contratos, registros financeiros, vendas, entre outros acontecimentos que ocorrem no ambiente empresarial. Sendo assim, os documentos contábeis são essenciais para a gestão de uma empresa e precisam de atenção.

Eles precisam ser arquivados de maneira cronológica, preferencialmente por origem ou natureza. Atualmente o arquivamento desses documentos pode ser feito com o uso da tecnologia. 

Em alguns casos é possível utilizar o arquivamento digital por meio de servidores na nuvem, sendo acessados com o uso de um certificado digital.

Documentos do seu e-commerce que você deve enviar para a contabilidade mensalmente

A documentação do seu e-commerce deve ser enviada mensalmente para a sua contabilidade que transmite a mesma informação por meio de declarações ao Fisco.

Portanto, essa documentação não deve chegar incorreta ou incompleta ao contador. Enviar toda essa documentação não é uma tarefa simples, porém não enviá-la é ainda pior. Já imaginou o que pode acontecer quando o Fisco recebe esses documentos com informações incorretas? A empresa é fiscalizada e multada!

Sendo assim, é importante que você garanta ao contador o acesso a todas as suas informações, além do acesso a documentos organizados e em bom estado. Mas, quais documentos você deve enviar para a contabilidade para manter seu e-commerce em dia?

Confira abaixo uma lista com os documentos necessários para que o seu contador faça a sua escrituração contábil, incluindo mudanças financeiras, patrimoniais e informações fiscais sobre o seu e-commerce.

Documentos fiscais

As notas fiscais são os comprovantes legais do faturamento do seu e-commerce. Além do mais, são eles que comprovam a movimentação de impostos, compras e despesas. Sendo assim, não esqueça que é necessário enviar as cópias digitalizadas ou imprimir todas as vias de notas recebidas e transmitidas. 

Portanto, você deve fornecer uma cópia dos arquivos XML para que os contadores importem para os programas e elaborem as obrigações fiscais e contábeis. Outra opção é realizar o download automático desses documentos utilizando o certificado digital.

Cópia de dados e despesas

Despesas que não geram notas fiscais e arquivos XML, como água, luz, telefone, internet e aluguel, mas devem ser enviadas para a contabilidade. Assim, os comprovantes dessas despesas precisam ser enviados ao seu contador mensalmente.

Comprovantes bancários

Os extratos bancários são fundamentais para manter a contabilidade do seu e-commerce em dia.

Apesar dos extratos incluírem movimentações que já são registradas em outros comprovantes, eles são essenciais pelos seguintes motivos:

  • realização de conciliação bancária;
  • declaração de despesas e receitas financeiras, que inclui ganhos de rendimentos em aplicações e pagamentos de tarifas bancárias.

Comprovante de meios de pagamentos

Os meios de pagamentos como emissores de boletos e máquinas de cartão de crédito  geram informações fundamentais para a comprovação da escrituração contábil e sua correta realização.

Os recebíveis de cartões, por exemplo, precisam ser lançados, assim inclui contas contábeis de caixa, recebíveis e operadora de cartões. Além do mais, como são valores pagos à vista, precisam ser provisionados na escrituração.

Cópias de pagamentos de impostos e encargos trabalhistas

Esses documentos são utilizados pelo contador para iniciar o pagamento da dívida e regularizá-la, pois também são operações que requerem provisionamento antes da compensação. 

Com uma cópia, o contabilista ainda consegue identificar as datas e valores associados aos impostos e taxas, assim como as multas e juros que podem ser pagos, e também os números que necessitam de ser personalizados. Todos esses dados são necessários na postagem, não apenas origem, destino e total.

Como vimos neste artigo, os documentos contábeis de um e-commerce são itens essenciais para manter seu e-commerce em dia e uma ótima saúde financeira. Sendo assim, além de cuidar da contabilidade da sua empresa, um contador especializado em e-commerce mostrará todas as informações para gerenciar a sua loja virtual da melhor maneira.

Agora que você descobriu quais documentos devem ser enviados para a contabilidade, não perca mais tempo. Verifique se você está enviando as informações necessárias para que a contabilidade do seu e-commerce desempenhe um trabalho de forma adequada e até gerar economia para a sua empresa.

Está em busca de uma contabilidade para e-commerce? Entre em contato com a nossa equipe e tire todas as suas dúvidas!

Fonte: Consultoria RR

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